Die Belegschaft ist noch nie so unterschiedlich gewesen. Flexible Arbeitszeiten und Arbeiten aus der Ferne wurden den Mitarbeitern schon vor dem Frühjahr 2020 zu einem Anliegen, aber seit der COVID-19-Pandemie ist eine Bewegung in diese Richtung zur Norm geworden.
Viele Arbeitnehmer werden nie wieder vollzeitig ins Büro zurückkehren, was sie bei ihrer Arbeit vielleicht glücklicher macht; die Unternehmen werden aber vor die schwierige Aufgabe gestellt, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter dabei engagiert, informiert und fokussiert bleiben. Wenn Sie nach effektiven Wegen suchen, Ihre Remote-Mitarbeiter erreichen zu können, dann werden Ihnen die Arten der internen Kommunikation und die entsprechenden Beispiele in diesem Artikel helfen, eine erfolgreiche Strategie zu entwickeln.
Eine schlechte interne Kommunikation birgt viele Gefahren in sich. Zum Beispiel:
- 74 % der Mitarbeiter haben das Gefühl, Unternehmensneuigkeiten und -informationen zu verpassen, sagt Gallup.
- 72 % der Mitarbeiter sagen, dass sie die Unternehmensstrategie nicht vollständig verstehen, behauptet ein IBM-Bericht.
Wenn Mitarbeiter sich vom Unternehmen innerlich loslösen, kann das ihre Produktivität beeinträchtigen; wenn sie die Strategie nicht voll erfassen, arbeiten sie möglicherweise nicht auf die korrekten Ziele hin.
Mit effizienterer Kommunikation können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf das richtige Ziel hinarbeiten und das Gefühl haben, Teil des Unternehmens zu sein. Ausserdem hilft es ihnen zu verstehen, warum das Management die gewählten Entscheidungen trifft. Das reduziert nicht nur Misstrauen und Gerüchte, sondern schafft zusätzliche Transparenz, was den gegenseitigen Respekt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber fördert.
Die 6 wesentlichen Arten der internen Kommunikation (mit Beispielen)
Arbeitgeber müssen eine ganze Reihe von unterschiedlichen internen Kommunikationsarten etablieren, um eine abgerundete Unternehmensstrategie zu schaffen, die dem Unternehmen maximale Vorteile bringt. Nachfolgend die wesentlichsten Kommunikationsarten, die Sie benötigen:
1. Kommunikation von der Führungsebene aus
Dies ist die eigentliche Grundlage für einen Großteil Ihrer internen Kommunikationsbemühungen. Wie aus den obigen Statistiken hervorgeht, wissen Mitarbeiter, ohne klare Kommunikation von oben nach unten, oftmals nicht, was im Unternehmen vor sich geht bzw. was die Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele ist.
Informationen sollte von der Führungsebene zu den Mitarbeitern fließen, um jeden auf dem Laufenden zu halten. Zu einer Zeit, als er zusammen mit einem kleinen Team an der Entwicklung eines neuen Produkts arbeitete, bemerkte Jason Fried, Geschäftsführer der Projektmanagement-Plattform Basecamp, dass viele Mitarbeiter, die nicht daran beteiligt waren, verwirrt waren. Dies angesichts der bruchstückhaften Informationen, die sie erhalten hatten. Er sagte:
„In einer Führungsrolle ist es leicht zu vergessen, dass Mitarbeitern, die das Gesamtbild nicht erhalten, nicht bloß der Sinn ihrer Arbeit entgeht, sondern dass dies auch zu echten Frustrationen führen kann. Es ist schwer, Stolz und Eigenverantwortung zu empfinden, wenn man nicht weiß, wohin die Dinge gehen.“
Beispiele für Kommunikation von oben nach unten:
| Beispiel | Details |
| Fortschrittsberichte | Ein Fortschrittsbericht ist ein regelmäßiges Update über die laufenden Aufgaben im Unternehmen. Damit wissen alle, wo sie stehen, was sie aufhält, wo Erfolge zu verzeichnen waren und was die nächste Phase sein wird. Das schweißt die Mitarbeiter zusammen, unabhängig davon, ob sie an einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind oder nicht, da jeder die Möglichkeit hat, einen Überblick zu erhalten. Der Fortschrittsbericht dient nicht nur zur Information, er kann auch Beiträge von Mitarbeitern an anderen Projekten, die möglicherweise eine innovative Lösung haben, generieren. |
| Unternehmens-Updates | Ein Unternehmens-Update ist im Grunde ein Überblick über das Unternehmen insgesamt sowie anstehende Probleme. Man kann es nutzen, um Erfolge zu feiern oder auch Herausforderungen zu identifizieren, und es hat eine Schlüsselfunktion bei der Verbesserung der Transparenz zwischen Management und Belegschaft. |
2. Kommunikation von unten nach oben
Dass Mitarbeiter die jüngsten Informationen vom leitenden Management erhalten, ist ebenso wichtig wie das Feedback von Mitarbeitern an die Führungsetage. Ob es darum geht, auf Herausforderungen im bestehenden System oder die Ergebnisse von gemeinsamen Anstrengungen der Abteilungen aufmerksam zu machen, Kommunikation von unten nach oben kann zur Lösungsfindung und Prozessentwicklung beitragen, welche dem Unternehmen einen Vorteil verschaffen.
Die Erfahrungen derjenigen, die „an der Basis“ arbeiten, sind wertvoll für das Unternehmen, da von dort aus am offensichtlichsten wird, was funktioniert und was verbessert werden muss. Sie erleben diese Systeme täglich auf eine Art und Weise, die den Führungskräften möglicherweise verborgen bleibt. Aus diesem Grund sollte das Management eine Kommunikationskultur unterstützen, die von den Mitarbeitern nach oben verläuft.
Beispiele einer von Mitarbeitern nach oben verlaufenden Kommunikation:
| Beispiel | Details |
| Diskussionsforen | Mithilfe von Diskussionsforen als Teil des Intranets im Unternehmen kann man die Belegschaft direkt befragen und direkte Antworten erhalten. Mitarbeiter können auf Anliegen und Probleme aufmerksam machen, aber auch berichten, was erfolgreich ist. Das ist eine wichtige Methode, die Führungskräften hilft zu verstehen, was innerhalb des Unternehmens vor sich geht. |
| Umfragen und Abstimmungen | Sie können Meinungsumfragen und Abstimmungen dazu nutzen, um alles zu klären – von Mitarbeiterzufriedenheit bis zu Meinungen zur Unternehmensstrategie. Diese Instrumente tragen dazu bei, Mitarbeiter einzubinden, und ermöglichen es Ihnen, deren Probleme zu verstehen. Mit dem Unternehmens-Webcast können Sie Umfragen und Abstimmungen in interne Webseminare zur Mitarbeiterkommunikation einbauen. Das erlaubt Ihnen, Meinungen in Echtzeit einzuholen und einen besseren Eindruck von den Ansichten der Mitarbeiter zu erhalten, während der Großteil Ihrer Belegschaft sich in einem (virtuellen) Raum aufhält. |
3. Peer-to-Peer Kommunikation
Gespräche zwischen Kollegen zu ermutigen, ist ein ausgezeichneter Weg, die Zusammenarbeit zu fördern. Wenn im Unternehmen alle Dialoglinien offen gehalten werden, was auch als laterale Kommunikation bezeichnet wird, können Probleme rascher besprochen und behoben werden. Diese Art von Kommunikation bündelt die Ressourcen und sammelt die Erfahrungen Ihrer Belegschaft, zum Wohle der Firma.
Dies fördert die Kameradschaft und den Teamgeist, was sich positiv auf die Arbeitsmoral auswirkt. Das kann wiederum zu einem Ansteigen der Produktivität und verbesserter Arbeitszufriedenheit führen. Darüber hinaus ist es einfacher, Projekte konsequent zu verfolgen, wenn Abteilungen offen miteinander reden, da jeder versteht, wo sich die anderen im Prozess befinden; es gibt so weniger Stolpersteine und unerwünschte Überraschungen.
Beispiele für Peer-to-Peer Kommunikation
| Beispiel | Details |
| Kommunikationszentren | Das Einrichten eines Kommunikationszentrums wie einer Chat-Plattform, auf die Mitarbeiter aus der Ferne zugreifen können, hilft der direkten Kommunikation. Es sollte die notwendigen Instrumente, Updates und Kommunikationskanäle beinhalten, damit Kollegen miteinander arbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden. |
| Social Media Apps | Da die meisten Leute Zugang zu sozialen Medien haben, macht es Sinn, Apps für Peer-to-Peer Kommunikation einzusetzen. Der Einsatz von WhatsApp, einer privaten Facebook-Gruppe oder einer ähnlichen Plattform zur Zusammenarbeit hält die Leute auf dem Laufenden, so wie sie es im Alltagsleben gewohnt sind. |
| Projektzusammenarbeit | Mit Hilfe eines Tools für Projektzusammenarbeit wie Asana lässt sich eine strukturiertere Art und Weise der internen Kommunikation zwischen Kollegen umsetzen. Man kann verschiedene Kanäle für unterschiedliche Projekte einrichten und sogar Fälligkeitstermine und andere Funktionen hinzufügen, die dazu beitragen, Projekte auf Kurs zu halten. |
4. Informationskommunikation
Informationskommunikation ist das Verteilen von Dokumenten, die Mitarbeiter im Laufe ihrer Arbeit brauchen könnten. Es sollte eine Sammlung für diese wichtigen Unternehmensrichtlinien und -praktiken geben, die Mitarbeiter nutzen können, unabhängig davon, ob sie im Büro arbeiten oder sich aus der Ferne einwählen.
Beispiele für Informationskommunikation:
| Beispiel | Details |
| Markenpositionierung | Während der Arbeit an einem Projekt könnte ein Mitarbeiter Zugang zu den Richtlinien des Unternehmens hinsichtlich Markenpositionierung brauchen. Diese Informationen sollten leicht zugänglich sein, um sicherzustellen, dass alles, was das Unternehmen irgendwann an die Öffentlichkeit bringt, im Einklang mit den Zielen und dem Image des Unternehmens steht. |
| Personalpolitik | Es ist absolut wichtig, dass Ihre HR-Richtlinien allen Mitarbeitern zugänglich sind, damit sie alles nachprüfen können – von Urlaubsansprüchen bis zum Krankenstand und zu Beschwerdeverfahren. |
5. Kulturkommunikation
Peter Ashworth, Chief Marketing Officer bei Humanity One, sagt: „Eine starke Unternehmenskultur kann ein Unternehmen in den Augen seiner Stakeholder klar von der Konkurrenz abgrenzen.“ Um eine solche Kultur zu verbreiten, muss sie offen im gesamten Unternehmen kommuniziert werden.
Forschungen haben gezeigt, dass es einen klaren Zusammenhang zwischen der Unternehmenskultur und der finanziellen Leistung gibt; stellen Sie also sicher, dass Mitarbeiter Zugang zu allen relevanten Informationen haben.
Beispiele für Kulturkommunikation:
| Beispiel | Details |
| Firmenphilosophie und Leitbilder | Die Firmenphilosophie und Leitbilder können mit Hilfe von Dokumenten, E-Mail-Unterschriften, Pinnwänden, Computer-Anmeldeseiten oder andernorts, wo sie für Mitarbeiter sichtbar sind, kommuniziert werden. Diese Sichtbarkeit hält jedem die Zielsetzung des Unternehmens vor Augen. |
| Vorgehen bei der Einstellung | Die Unternehmenskultur während des Einstellungsprozesses zu kommunizieren, stellt sicher, dass Neuanfänger die Erwartungen noch vor ihrem Arbeitsbeginn verstehen. Wenn sie mit ihrer Tätigkeit beginnen, sind sie somit schon vollständig informiert, wie das Unternehmen intern funktioniert. |
6. Krisenkommunikation
Bei den anderen Arten der internen Kommunikation geht es darum, Informationen zusammenzutragen, um Updates mitzuteilen oder einen Ort zu bieten, wo alle bestehenden Ressourcen gespeichert sind. Krisenkommunikation verlässt sich darauf, möglichst viele Kollegen so schnell als möglich zu informieren, und ist ein zentraler Teil Ihrer internen Kommunikationsstrategie. Sie müssen über Prozesse, Strategien und Systeme verfügen, die es ermöglichen, während einer Krise effizient zu kommunizieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, wie er zu reagieren hat und was als nächstes zu tun ist.
In einer kritischen Situation agil reagieren zu können, kann den Unterschied ausmachen zwischen fähig zu sein, eine Situation mit minimalem Schaden zu meistern, und darum zu kämpfen, wettbewerbsfähig zu bleiben.
Beispiele für Krisenkommunikation:
| Beispiel | Details |
| Mitarbeiter über Gesundheits- und Sicherheitsverfahren informieren | Als die ersten COVID-19-Restriktionen in Kraft traten, konnten Unternehmen mit guter Krisenkommunikation Teams mobilisieren, um effizient von zu Hause aus zu arbeiten und so Gesundheitsprobleme und Stress zu minimieren. |
Aufbau einer internen Kommunikationsstrategie
- Überprüfen Sie Ihre alte Strategie, um zu verstehen, was funktioniert und was einer Verbesserung bedarf.
- Behalten Sie die funktionierenden Elemente und überlegen Sie, wie sie noch wirksamer gemacht werden könnten. So könnten Sie beispielsweise Mitarbeiterversammlungen persönlich abhalten, Sie könnten aber auch die Teilnahme und das Engagement durch Webcasting erhöhen.
- Identifizieren Sie, welche wesentliche Kriterien Sie messen und überprüfen wollen, um den Erfolg Ihrer Strategie zu messen. Sie möchten eventuell das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Diese Größen sind messbar und signalisieren Ihnen, ob Ihre Strategie sich in die richtige Richtung bewegt.
- Geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge an die Hand, die es für den Erfolg braucht. Das könnte ein Projektmanagement-Tool wie Monday oder Zugang zu einer professionellen Plattform für interne Web-Seminare wie Company Webcast sein.
- Bewerten und Verbessern Sie. Das führt zu einer immer wirksameren Kommunikation.
Häufig gestellte Fragen
Was macht eine sehr gute interne Kommunikation aus?
Eine ausgezeichnete interne Kommunikation beinhaltet Initiativen und Plattformen, die dem Unternehmen ermöglichen, so viele Mitarbeiter wie möglich zu erreichen und einzubinden. Dadurch fühlen sich diese miteinbezogen und geschätzt, da sie wissen, dass sie auf dem Laufenden gehalten werden, indem ihnen alle notwendigen Informationen zugänglich gemacht werden.
Wer beaufsichtigt den internen Kommunikationsaustausch?
Sie haben möglicherweise ein internes Kommunikationsteam, das die Logistik Ihrer Strategie organisiert, wobei aber Managern ebenfalls eine Schlüsselrolle zufällt. Unter allen Schlüsselfiguren im Unternehmen haben die Führungskräfte den direktesten Einfluss auf Ihre Arbeitnehmer. Dies bedeutet, dass es deren Aufgabe sein sollte, Ihre Kommunikationsstrategie zu den Mitarbeitern durchsickern zu lassen.
Dennoch hat jeder im Unternehmen eine Rolle zu spielen, da sowohl Kommunikation von oben als auch Kommunikation von unten wichtig sind, damit das gesamte System funktioniert. Mitarbeitereinbindung funktioniert in beide Richtungen.
Was sind die besten internen Kommunikationskanäle?
Es ist schwierig, bloß einige wenige zu nennen, aber Video besitzt viel unausgeschöpftes Potenzial, da es für interne Kommunikation höchst effizient ist. Studien haben gezeigt, dass 90 % der Informationsübertragung zum Gehirn visuell erfolgt und dass visuelle Informationen viel rascher verarbeitet werden als beispielsweise das geschriebene Wort in E-Mails. Sie sind auch ansprechender, wobei Betrachter 95 % der durch Videos vermittelten Informationen behalten.
Fazit
Da es unwahrscheinlich ist, dass Sie jemals 100 % der Mitarbeiter gleichzeitig vor Ort haben, müssen wir Fernarbeit und hybride Arbeitsformen voll akzeptieren. Obwohl es dadurch schwierig wird, dieselbe Botschaft allen Mitarbeitern zur gleichen Zeit zukommen zu lassen, ist es durchaus machbar. Wir hoffen, dass die obigen Arten der internen Kommunikation sowie die Beispiele Ihnen helfen, sich ein besseres Bild davon zu machen, was Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Die Technologie ermöglicht es uns, Nachrichten sofort zu versenden, uns aus der Ferne in Server einzuwählen und auch via Video zu kommunizieren. Das verlangt eine Aktualisierung der bisherigen Kommunikationsmethoden, aber Unternehmen, die diesen Remote- und Hybrid-Ansatz für die Geschäftskommunikation nutzen, werden die Früchte ernten.
Eine Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikation in einer Welt der Fernarbeit und flexiblen Arbeit zu erhöhen, ist der Einsatz von Webcasts und Web-Seminaren.
Als Marktführer, der über 10.000 Web-Seminare und Webcasts im Jahr organisiert, kann Company Webcast Ihnen helfen, Ihren Mitarbeitern Erfahrungen auf einem höheren Niveau anzubieten. Fordern Sie eine kostenlose Demo von Company Webcast an.