[IRO Guide] Comment réussir sa présentation des résultats semestriels  

Fournir une equity story claire à vos investisseurs n’a jamais été aussi important aujourd’hui. En effet, les investisseurs peuvent collecter très aisément les données de vos communications et les analyser à l’aide d’algorithmes informatiques. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de transmettre des informations incohérentes ou imprécises. Vous devez faire preuve d’une attitude proactive en présentant une histoire convaincante, qui vienne justifier les décisions prises et les estimations transmises. La présentation des résultats semestriels est la plateforme idéale pour commencer à raconter cette histoire

Lors de la présentation des résultats semestriels, vous pouvez dialoguer avec vos investisseurs et les informer de l’avancement dans la réalisation de vos objectifs. Une telle attitude inspire la confiance si vous êtes sur le point d’atteindre ou de dépasser vos objectifs. Elle permet aussi de rassurer les actionnaires en leur montrant que vous avez mis en place une stratégie pour éviter toute baisse inattendue des performances

Une enquête de PwC a révélé que la qualité des rapports émis par une entreprise influence l’avis que portent  90 % des investisseurs sur la qualité de la gestion d’une organisation. Cependant, seulement 28% ont confirmé que la communication des paramètres utilisés pour planifier et gérer l’entreprise était suffisamment transparente. Ces deux aspects montrent qu’il reste encore beaucoup à faire pour les responsables relations investisseurs en matière de communication pour inspirer confiance à leurs actionnaires actuels et futurs. 

Faut-il diffuser les résultats semestriels sur le Web ? 

De nombreuses grandes organisations découvrent déjà les avantages de la diffusion sur le web de leurs rapports semestriels.  

• BIC, l’entreprise de papeterie, briquets et rasoirs, a récemment décidé de présenter ses résultats semestriels par webcast afin d’attirer davantage de parties prenantes. L’entreprise voulait faire preuve de transparence avec ses investisseurs et communiquer ses résultats simultanément à toutes les parties prenantes nécessaires.Lors de cette présentation, BIC a réussi à atteindre 90 % de son groupe cible d’actionnaires, répartis entre l’Europe et les États-Unis. Un tel résultat n’aurait pas pu être atteint avec une réunion uniquement physique. 
   
• Dans le passé, la banque néerlandaise Rabobank avait l’habitude d’organiser une conférence de presse physique, une présentation aux analystes et des appels vidéo de suivi avec les membres du conseil d’administration pour annoncer et expliquer ses résultats. En mettant en ligne l’ensemble de l’événement et en permettant aux journalistes et aux actionnaires de poser des questions, l’entreprise se porte garante de la précision des informations et augmente la portée de son message, tout en améliorant l’efficacité et en réalisant des économies.  

Les événements en ligne consacrés aux résultats semestriels attirent davantage d’investisseurs : ceux qui ne peuvent assister en présentiel à l’événement peuvent y obtenir les informations dont ils ont besoin dès leur annonce. Les événements vidéo en direct inspirent également la confiance et poussent à l’action. Grâce à cette technologie, l’évènement peut se dérouler dans son intégralité, même si de nombreuses régions du monde font encore l’objet de restrictions relatives à la distanciation sociale en raison du Covid-19. 

Comment réussir sa présentation des résultats semestriels  

Voici quelques mesures à prendre pour assurer le succès de votre présentation de résultats semestriels en ligne : 

1. Compréhension des exigences

Vous souhaitez créer un évènement périodique convaincant diffusé par webcast pour entretenir les relations avec les investisseurs ? Tout d’abord, il convient de se conformer à la législation locale et de toute autre région sur laquelle vous êtes présent. 

Ces exigences pourraient dicter la nature de l’événement, les horaires, le nombre de parties prenantes que vous impliquez, le travail de suivi que vous devez faire et d’autres facteurs déterminants pour la présentation des résultats globaux. 

2. Description de la mission – principales tâches  

Afin de donner la meilleure impression de l’entreprise, vous devez, avant la présentation des résultats semestriels, mener à bien les principales tâches nécessaires. Ces tâches comprennent : 

• Informations du marché sur la date de l’évènement. 
• Définition du déroulement de l’événement. 
• Comparaison des résultats de votre organisation avec le marché. Rédaction des communiqués de presse pour condenser les résultats en des instantanés facilement digestibles. 
• Création de diapositives pour la présentation. 
• Établissement des tableaux financiers pour les distribuer à toutes les parties prenantes. 
• Énumération des publications concernant les résultats. 
• Collecte des prévisions d’analyse sur la situation financière de l’entreprise pour le reste de l’exercice et au-delà.

3. Protocole de la présentation 

Vous devez réfléchir au déroulement de la présentation. Il faut être suffisamment clair tout en permettant aux parties prenantes d’apporter leur contribution ou de poser des questions pendant l’événement. Même si cette interaction est importante, elle peut aussi facilement atténuer l’expérience et détourner l’attention de la présentation. Vous devez donc aspirer à trouver un équilibre. 

Reprenons l’exemple de la Rabobank : l’entreprise a choisi de donner la possibilité aux journalistes de poser des questions tout au long de la présentation à l’aide d’une fonction de chat individuel. Puis, les investisseurs avaient la possibilité de poser leurs questions dans le cadre d’un Event Call intégré. 

4. Choix de la technologie 

Les exigences de votre entreprise déterminent le mode de présentation de vos résultats annuels. Vous avez le choix parmi les options suivantes : 

5. Attention aux goulots d’étranglement

La planification préalable est essentielle pour une présentation réussie des résultats semestriels. Pour avoir tous les éléments à disposition le jour de la présentation, vous devez travailler à rebours et fixer des délais réalistes pour un grand nombre d’aspects requis, qui pourraient sinon entraîner des retards et des goulots d’étranglement. 

Vous devez obtenir l’approbation du comité d’audit qui doit assurer l’intégrité des paramètres financiers que vous voulez annoncer, ce qui peut soulever un problème. Ce comité a besoin de temps pour évaluer en profondeur les rapports et les informations financières fournies par l’entreprise. Le rapport doit être fourni en temps utile afin que les commissaires aux comptes puissent terminer le rapport d’audit obligatoire, puis donner leur approbation pour assurer la poursuite des activités. 

Travaillez avec votre comité d’audit, votre équipe juridique et toutes les autres parties prenantes internes pour établir un calendrier réaliste afin que tout soit prêt pour la réunion, puis respectez ce calendrier. 

6. Les principaux messages 

Quels principaux chiffres financiers doivent être mis en avant lors de la présentation des résultats financiers ? Les chiffres positifs sont à transmettre, mais également ceux qui ne répondent pas aux attentes.  

Il convient d’expliquer les écarts significatifs par rapport aux lignes directrices ou aux prévisions. En partageant ces chiffres clés avec votre audience, vous lui facilitez la compréhension et avez la possibilité de raconter votre histoire aussi clairement que possible. 

Vous devez analyser en profondeur les résultats afin de fournir le récit le plus cohérent possible des principaux sujets concernant l’entreprise, la situation de l’entreprise et les perspectives pour le second semestre de l’année. 

7. Préparatifs à la sessionQ&R 

La présentation des résultats est suivie d’une séance de questions-réponses. Votre PDG et les autres modérateurs doivent être parfaitement informés avant de répondre aux questions. C’est le moment idéal pour engager le dialogue avec les actionnaires et leur apporter des réponses claires et informatives.  

Après avoir analysé les résultats, vous serez en mesure de prévoir la plupart des questions susceptibles d’être soulevées par les participants. Passez donc en revue les différents scénarios possibles avant la présentation des résultats. Toutefois, il est également utile d’impliquer d’autres membres de l’équipe qui poseront des questions spontanées, afin que les modérateurs s’entraînent à y répondre et acquièrent une certaine habileté pour faire face aux questions inattendues. 

Il est recommandé de garder à portée de main les principaux faits et chiffres et de les inscrire sur une feuille de papier pour pouvoir les consulter facilement en cas de questions.  

8. Révision des lignes directrices 

Si vous fournissez des lignes directrices, vous devriez examiner si elles doivent être révisées en raison de la situation du marché et de vos performances. Y a-t-il eu d’importants changements qui ont affecté vos états financiers au cours du premier semestre de l’année ? Vous devez également réfléchir au degré de précision que vous pouvez donner compte tenu de tous les facteurs externes. Une bonne règle de base consiste à ne pas trop promettre, puis à fournir des résultats dépassant les objectifs. Donnez-vous une marge de manœuvre qui vous donnera une certaine liberté d’action, le cas échéant. 

Soyez ouvert et honnête sur les performances de l’entreprise et sur les raisons poussant à modifier les lignes directrices. Vous devez indiquer si les facteurs à l’origine de la décision sont temporaires ou s’il s’agit de changements permanents de votre modèle commercial. La situation deviendra ainsi plus claire pour les investisseurs.  

9. Une répétition de la présentation 

Une répétition de la présentation permet non seulement aux modérateurs de se familiariser avec le récit et avec les messages clés, mais aussi de s’assurer que ce récit a du sens, qu’il couvre tous les principaux points et qu’il ne se répète pas. En le lisant à voix haute, vous pourrez le contrôler plus facilement. 

En s’entraînant, les modérateurs seront plus à l’aise lors de la présentation des résultats semestriels. Elle semblera plus naturelle. Il sera plus facile pour le public de suivre le récit et les modérateurs auront l’air confiants dans le message qu’ils transmettent. 

10. Assurez l’interactivité

L’engagement des investisseurs est le thème principal. Il s’agit des parties prenantes qui jouent un rôle important dans la croissance de l’entreprise et qui doivent pouvoir s’exprimer sur les résultats financiers et se sentir impliquées. Un webcast offre la possibilité de dialoguer avec des actionnaires du monde entier ou avec ceux qui ne peuvent pas assister en personne à l’événement, ainsi qu’avec ceux qui sont présents à l’événement lui-même. 

Une multitude de fonctions de messagerie et d’appel facilitent cette interaction et constituent une partie importante de la réunion en s’intégrant parfaitement à l’événement. 

Si vous souhaitez davantage d’informations sur le webcast concernant la présentation des résultats semestriels, vous pouvez demander une démonstration avec Company Webcast dès maintenant.  

Voici comment procéder pour améliorer votre communication interne !

La communication interne au sein d’une organisation se décline de plusieurs manières. Jusqu’à présent, cette communication est principalement unilatérale et axée sur l’envoi de messages. Mais l’implication active des employés fait défaut. Vous pouvez faire mieux ! Utilisez les nouveaux outils de communication interne pour une amélioration sensible de votre communication interne. Dans ce blog, nous vous donnons 3 raisons d’améliorer votre communication interne au sein de votre organisation. 

La communication interne actuelle

Une étude internationale d’Epicom montre que presque 50 % des personnes interrogées ont du mal à faire participer leurs collaborateurs à l’évolution de l’organisation par le biais de leur communication interne. La même étude révèle que la communication interne actuelle est statique. Il n’y a pas ou à peine d’interaction avec les collaborateurs. D’autres facteurs, qui selon l’étude, compliquent la situation sont :  

• Manque de soutien de la part de la direction ; 
• Manque de temps ; 
• Problèmes pour joindre les employés 

Une bonne communication interne permet aux responsables et aux employés de se comprendre et de connaître les responsabilités de chacun. En outre, une communication interne efficace renforce la motivation des employés et les incite, à long terme, à fournir de meilleures performances. 

Tendances pour 2021 

L’année 2021 est marquée par une communication interne de plus en plus interactive. Le travail hybride à distance deviendra la « nouvelle normalité », mais il présentera à la fois des avantages et des inconvénients. Les collègues n’auront pas toujours l’occasion de se voir. Pour les organisations, l’un des défis consistera donc à maintenir un haut niveau d’engagement. En tant qu’organisation, vous devrez rechercher de nouveaux outils pour rendre votre communication interne interactive. Plusieurs raisons justifient le recours à une communication interactive dans votre organisation. Voici, selon nous, les 3 raisons les plus inspirantes : 

      1. Une transparence appréciée

Si vous souhaitez donner la parole à vos employés, il faut aussi les informer des développements dans l’organisation. Communiquez donc de manière transparente avec vos employés. Votre organisation a réussi à atteindre de belles performances ? Célébrez-les ! Il y a un problème ? Identifiez-le et essayez de trouver une solution ensemble. Recherchez le dialogue avec vos employés. N’ayez pas peur de leurs critiques, mais tenez-en compte pour améliorer les performances de votre organisation. Une communication interne transparente assure (source) : 

• Implication des collaborateurs. Ils savent ce qui se passe dans une entreprise et quels choix sont faits. 
• Motivation des collaborateurs. Comme vos employés sont et seront impliqués dans l’organisation, ils seront également plus motivés à se surpasser. 

      2. Vos collaborateurs sont plus productifs

Pour communiquer de manière plus transparente avec vos employés, vous ne pouvez pas vous limiter à l’intranet et au courrier électronique. Utilisez les webinaires pour communiquer les mises à jour périodiques et occasionnelles. Cela présente des avantages non seulement pour vous en tant qu’employeur, mais aussi pour vos employés. Ils ont ainsi la possibilité de poser, via le chat, des questions en direct pendant l’évènement ; ils peuvent donner leur avis lors des sondages et bien plus encore ! Le résultat final : vos employés se sentent compris et entendus et seront donc plus productifs et motivés. 

      3. Une meilleure audience grâce à un langage plus clair

Pour communiquer le contenu interne, n’utilisez pas de mots complexes ni de mots savants. Veillez à donner des informations faciles à comprendre : utilisez un langage simple et des images chaque fois que possible. Ainsi, vos employés assimileront non seulement les informations plus rapidement, mais ils les retiendront aussi plus longtemps. Vos employés réagiront plus rapidement aux nouvelles informations et les partageront avec leurs collègues. 

En utilisant des contenus faciles à comprendre, avec une communication transparente et en donnant la possibilité à vos employés de donner aisément leur avis, vous améliorez considérablement votre communication interne. Si vous voulez utiliser les webinaires, veuillez tenir compte de ces 2 points : 

• Les webinaires sont transparents, car les employés participent aux décisions et peuvent réagir face à ces décisions. 

• Les webinaires sont faciles à comprendre, car le contenu est visuel : le participant se fait immédiatement une idée du message. 

Les webinaires professionnels vous semblent être une bonne solution et vous voulez commencer à améliorer votre communication interne ? Téléchargez rapidement notre checklist. Vous voulez en savoir plus ou vous avez des questions ? Alors, prenez contact avec nous ! Nous disposons de tous les outils dont vous avez besoin pour organiser un webinaire professionnel. 

Autres thèmes intéressants : 

• Étude : « Internal communications monitor 2020 »’ 
• Blog : « Les webinaires : LA solution pour une communication interne »  
• Webinaires pour la communication interne 
• Avantages des webinaires 

[Read more…] about Blog: 3 raisons pour améliorer votre communication interne  

Les webinaires : LA solution pour une communication interne efficace

Un défi de taille vous attend. Votre organisation possède plusieurs bureaux physiques. Mais vous ne pouvez pas organiser de réunions en présentiel. La communication des principales décisions et des développements majeurs au personnel est toutefois capitale. Vous avez peut-être actuellement recours à des outils comme Teams, Meets ou Zoom. Cependant, la demande pour une solution plus professionnelle devient de plus en plus pressante. La réponse est simple : un webinaire.

Les réunions virtuelles sont devenues une nécessité, il n’y a pas d’autres options actuellement. Nous faisons tout en ligne. Mais, vous pouvez choisir le mode de réunion virtuel. L’utilisation d’outils standard comme Microsoft Teams, Google Meets ou Zoom s’impose. Vous les connaissiez, vous aviez l’habitude d’organiser des réunions avec ces dispositifs. Toutefois, vous vous posez certaines questions. Avec ces solutions, les collaborateurs se sentent-ils vraiment impliqués ? Ont-elles l’impact que vous envisagiez ? Souhaitez-vous aller plus loin ? 

Les 7 avantages d’un webinaire

Un webinaire est la meilleure solution alternative à la réunion annuelle du personnel en présentiel ou à d’autres moments privilégiés pour le partage de l’information et la participation des employés au sein de l’entreprise. Nous parlons ici d’un webinaire organisé de manière professionnelle. Voici 7 avantages décisifs :

1. Les webinaires offrent une meilleure expérience audio et vidéo. Vous êtes certain de bénéficier d’un son de qualité et d’une bonne image, grâce à des équipements de haute technologie et des émissions en qualité HD. 
2. Avec les webinaires, vous n’avez pas à vous soucier de la technologie. Pas de connexion compliquée pour les participants. De plus, vous avez la certitude d’une connexion fiable et sécurisée.
3. Les webinaires reflètent l’image de votre entreprise. Le présentateur ne se trouve pas dans sa salle à manger, derrière un ordinateur portable, mais dans un studio professionnel, avec l’identité visuelle de votre propre organisation.
4. Les webinaires professionnels fournissent une solution complète. Vous n’avez rien à faire. Tout est pris en charge, jusqu’au maquillage des présentateurs. Même si vous décidez de diffuser le webinaire à partir de votre propre entreprise.
5. Les webinaires sont inspirants.  Avec les questions/réponses et les sondages, vous pouvez rendre un webinaire interactif et attrayant. Les participants restent attentifs à vos propos, votre réunion devient une expérience marquante.
6. Les webinaires bénéficient d’une vaste audience.  Les employés ont-ils un empêchement ? Ils peuvent visionner ultérieurement et à leur convenance la version enregistrée : à la demande. En HD, sur n’importe quel appareil. De cette façon, vous couvrez environ 80 pour cent de votre groupe cible.
7. Les webinaires sont utiles.  En raison de l’interaction, vous recevez beaucoup de commentaires utiles et d’informations. Vous pourrez utiliser ces données au profit de votre propre organisation. 

Un webinaire professionnel comme alternative aux réunions physiques

Vous avez désormais compris que les réunions virtuelles sont la meilleure solution alternative aux réunions en présentiel. Il ne vous reste désormais plus qu’à choisir entre une solution standard ou un webinaire personnalisé. Quel que soit votre choix, une réunion virtuelle est plus respectueuse de l’environnement qu’une réunion en présentiel, les collaborateurs n’ont pas à se déplacer et réduisent ainsi les émissions de CO2. 

Évoluer d’une solution alternative vers un autre mode de travail

Certes, les webinaires sont plus onéreux qu’une réunion via une plate-forme de réunion existante. Mais, la location de salles avec restauration entraîne des frais encore plus élevés. Portez un regard à plus long terme. Partez du principe que les réunions (rassemblant un large public) seront moins nombreuses dans un avenir proche et que la demande pour de telles réunions diminuera. Les entreprises prennent en outre conscience qu’une solution plus intelligente, plus efficace et moins chère peut et doit être trouvée.

Pour les réunions régulières, les outils comme Teams, Meets et Zoom sont une solution idéale, comme le montre leur utilisation massive. Toutefois, il ne faut pas négliger les avantages de webinaires professionnels et structurés qui s’adressent en particulier aux réunions avec un large public et un objectif précis. Vous pourrez ainsi faire la différence lors de votre prochain contact avec le personnel.

Tout dépend en fait du prestataire webinaire. Optez pour un partenaire fiable, expérimenté et avec de solides antécédents. À titre d’inspiration, lisez les expériences couronnées de succès Engie et Heineken,  2 entreprises qui utilisent les webinaires pour leur communication interne.  

Voulez-vous utiliser des webinaires dans le cadre de votre stratégie de communication interne et êtes-vous à la recherche d’aide ou d’inspiration ? N’hésitez pas à nous contacter ou à télécharger certains de nos outils gratuits.