Invitation par email : contenu et calendrier

Plusieurs études montrent que le moyen le plus efficace de promouvoir un webinaire est d’envoyer une invitation par e-mail à votre propre base de contacts. GoToWebinar affirme que plus de 90% des inscriptions proviennent de ce type de promotion. Il est donc très important que le contenu de l’e-mail soit bien pensé. Une invitation par e-mail établie selon le modèle AIDA assure une conversion plus élevée en termes d’opportunités et d’inscription. En outre, la rédaction du contenu de l’invitation est la base d’un bon contenu de webinaire.

Pensez aux points suivants lorsque vous rédiger une invitation par e-mail :

• Objet
• Contenu : Qu’est-ce que j’y gagne ?
• Pour qui, par qui et quand
• Call2action
• Le(s) différent(s) Moment(s) d’envoi
• HTML ou texte

Objet

Apprenez à connaître le public visé par le webinaire ; pourquoi voudraient-ils y participer ? Y a-t-il un expert spécial parmi les intervenants, une information précieuse ou une mise à jour urgente ? Indiquez-le dans l’objet de l’invitation !

Il est préférable de formuler l’objet du message sous la forme d’une question ou d’un « comment faire… ». Mentionnez également ici ou plus bas dans le texte qu’il s’agit d’un webinaire « en direct ». Cela permet d’éviter les appels téléphoniques inutiles pour savoir où le webinaire aura lieu. Des mots comme « maintenant » et « conseils » sont également très utiles dans l’objet. Dans tous les cas, l’urgence d’assister au webinaire doit être évidente pour les téléspectateurs (Attention). Enfin, le nombre de caractères disponibles pour la ligne d’objet est limité et plus elle est courte, mieux c’est. Utilisez de préférence moins de 50 caractères.

Voici quelques bons et mauvais exemples de lignes d’objet :

Bons exemples :

• 10 conseils pour un webinaire efficace (incite à ouvrir) ;
• Webinaire en direct : comment démarrer avec le référencement (question à laquelle le lecteur veut une réponse) ;
• 5 conseils sur les meilleures pratiques d’investissement par <leader> ! (orateur spécial) ;
• Que signifie la nouvelle réglementation pour vous ? (question à laquelle le lecteur veut répondre).

Mauvais exemples :

• Webinar investissant le mois de juin (n’incite pas à ouvrir) ;
• Avant-première de notre nouvelle gamme de produits (sans avantage) ;
• Apprenez à rédiger un e-mail d’invitation efficace pour obtenir un taux de clic plus élevé (trop long).

Conseil: de nos jours, environ 40 % des emails dans le domaine du B2B sont ouverts sur un appareil mobile. Veillez à ce que l’invitation par courrier électronique soit facile à lire sur ces appareils et n’oubliez pas que seuls 30 caractères de l’objet sont visibles.

Contenu : Qu’est-ce que j’y gagne ?

La participation à un webinaire ne va pas de soi, les participants doivent investir du temps et voir clairement les avantages : « qu’est-ce que j’y gagne ? »(Intérêt). Il faut donc se mettre dans la position du participant afin de rédiger une bonne invitation.

Tout d’abord, le sujet doit être présenté comme quelque chose de NÉCESSAIRE, et non comme « bon à savoir ». Vous devez présenter clairement le (“Qu’est-ce que j’y gagne ?”), dans la langue du groupe cible, sans le transformer en argumentaire de vente. Présentez aussi au public ce qu’il va apprendre afin de susciter l’intérêt et la curiosité. Le texte doit être court et concis, vous pouvez insérer 3 ou 4 puces et rédiger un ou deux paragraphes décrivant brièvement les avantages, et pas seulement les faits (le désir). Cela permet de susciter l’intérêt du public, et incite alors le participant potentiel à s’inscrire. Il est donc important de répondre aux attentes du public lors du webinaire.

Si vous envoyez plusieurs invitations, ce qui est fortement recommandé, n’envoyez pas le même message plusieurs fois. Faites-en la promotion à partir de différentes perspectives (“Qu’est-ce que j’y gagne ?”).

Pour qui, par qui et quand

Décrivez le public cible du webinaire : à qui s’adresse-t-il et quel est son niveau ? Les lecteurs doivent pouvoir s’identifier au groupe cible, ce qui les incitera à s’inscrire.

Les intervenants du webinaire doivent également être présentés. Cela peut se faire en une ligne, où seuls le nom et la fonction sont mentionnés. Si nécessaire, une photo et/ou le logo de l’entreprise peuvent être ajoutés.

Enfin, la date, l’heure et la durée du webinaire doivent toujours être clairement indiquées dans l’invitation.

Call2action

Abonnez-vous ! C’est le call2action qui doit être transmis. Placez un lien dans l’invitation et/ou créez un bouton accrocheur. Créez également plusieurs liens dans le courriel d’invitation vers la page d’abonnement, comme un grand bouton call2action, un lien en haut et en bas du courriel et des images cliquables (Action).

Conseil: ajoutez un bouton/lien pour l’agenda en ligne. Lorsque le webinaire figure dans l’agenda, il a plus de chances d’être pris en compte, ce qui se traduira au final par un plus grand nombre de participants inscrits à l’évènement. . Toutefois, ne le faites que si le lien ne figure pas non plus dans la notification par e-mail que les participants reçoivent après leur inscription.

Meilleur(s) moment(s) pour envoyer un mail

Une bonne campagne d’e-mailing pour un webinaire doit de préférence commencer environ 3 semaines à l’avance. Cela permet de multiplier les moments de contact, ce qui garantit l’inscription d’un plus grand nombre de personnes. Envoyez 3 ou 4 invitations différentes dans ce laps de temps. Selon des études, cette quantité d’emails ne dérange pas les lecteurs. Les personnes qui se sont inscrites ne recevront évidemment pas d’invitations ultérieures.

Lorsque vous commencez la promotion plus d’une semaine à l’avance, vous obtiendrez beaucoup plus d’inscriptions et l’envoi d’une invitation finale le jour du webinaire permet d’augmenter les inscriptions de 23 % !

Réfléchissez bien au jour où l’invitation est envoyée, car cela a une incidence sur le nombre d’inscriptions. Brighttalk, ON24 et spotONvision indiquent tous que les mardis et jeudis sont les jours les plus efficaces. En effet, en moyenne, les journées du vendredi au dimanche sont les moins propices à l’envoi d’invitations par e-mails.

Le meilleur moment pour envoyer une invitation par email est un peu plus compliqué à déterminer. Il est donc judicieux de faire une distinction entre le commerce interentreprises (B2B) et le commerce entre consommateurs (B2C). Les invitations par email B2B sont envoyées de préférence en début de journée vers 9h30, après le déjeuner vers 13h30 ou vers 15h. Le groupe cible B2C est le plus facile à atteindre entre 17h00 et 20h00. Déterminer le bon moment est toujours difficile, vous pouvez alors effectuer plusieurs tests, et analyser vos propres statistiques afin de le trouver.

Enfin, le jour et l’heure d’envoi doivent toujours être adaptés au groupe cible. Pensez au moment où ils liront une invitation par email.

HTML ou texte

Les invitations par courrier électronique peuvent être envoyées en format HTML ou texte. Le HTML présente l’avantage de permettre une plus grande souplesse dans la mise en page de l’invitation. Par exemple, l’identité visuelle de l’organisation peut être pleinement exprimée par l’utilisation de couleurs et d’images. D’autre part, les invitations textuelles passent souvent au travers des filtres anti-spam. Il est donc conseillé d’utiliser les deux types de courrier électronique.

Conseil: mettez des informations différentes dans le courriel d’invitation et sur la page de renvoi. En d’autres termes, c’est dans le l’email d’invitation qu’il faut entrer dans le détail du contenu du webinaire.