Une structure claire est importante pour le bon déroulement du webinaire. Par exemple, il existe un certain nombre d’éléments standard qui doivent être mentionnés ou réalisés dans l’introduction, au milieu ou à la fin du webinaire. Chacune de ces étapes est expliquée ci-dessous.
Présentation de l’émission
Commencez le webinaire à l’heure et commencez par une introduction percutante. Les participants forment leur première impression en 30 secondes. L’introduction est donc le moment de rappeler aux participants l’objet du webinaire, les avantages de la participation et de présenter brièvement le ou les intervenants. N’oubliez pas que de nombreuses personnes peuvent arriver en retard, alors ne commencez pas par quelque chose d’important.
En outre, mentionnez toujours brièvement comment fonctionne le webinaire, comment poser des questions et ce qu’il faut faire si un problème technique survient plus tard dans la diffusion. Pour de nombreux participants, c’est souvent la première fois qu’ils assistent à un webinaire, il est donc recommandé de donner une brève explication du fonctionnement du lecteur de webinaire et des fonctions interactives. Vous trouverez ci-dessous deux exemples :
<Hôte> : « Bonjour, mon nom est <nom de l’hôte>. / Bienvenue au webinaire <Topic X> de <Organisation X> / – Bienvenue au webinaire <Topic X> de <Organisation X>./ Nous organisons ce webinaire parce que <nommez le principal avantage pour le participant>. Je suis <fonction>/hôte (de ce webinaire) et à côté de moi se trouve <fonction, nom de l’intervenant A> ».
<Locuteur A> : « Bonjour, je suis <nom de l’intervenant> et je suis <fonction> chez <organisme X>. / Comme <fonction> je fais <core de la fonction> ./ De nombreuses questions portent sur <nom du sujet> et aujourd’hui, il s’agit de <partie du sujet> ».
Le texte ci-dessus est une introduction assez générale et couvre les principaux éléments. En fonction du contenu du webinaire et du public cible, vous pouvez inclure d’autres éléments clés pour attirer l’attention, tels que :
- Mentionnez à l’avance que du contenu supplémentaire sera partagé après la diffusion ;
- Qu’il y a un visionnage à la demande à la suite de la diffusion en direct et à partir de quand cela est possible ;
- S’il y aura un entracte ;
- Comment les participants peuvent accéder aux diapositives.
Regardez également ce webinaire « Aidez-moi, je dois organiser un webinaire ».
Après l’introduction, il y a un moment approprié pour lancer un premier sondage. De cette façon, les participants peuvent immédiatement s’exercer et se faire une idée du fonctionnement de l’interaction pendant un webinaire. Dans le cas d’un webinaire à but éducatif, on choisit souvent une question de connaissance, qui permet d’évaluer le niveau de connaissance actuel des participants. À des fins de marketing, une question pour obtenir plus d’informations sur le profil peut être choisie, comme dans l’exemple ci-dessous.
<Speaker A> : « Je suis très curieux de connaître votre expérience avec notre produit X. Faites-vous cela depuis longtemps ou peut-être venez-vous de commencer ? Examinons l’expérience de chacun à l’aide du sondage suivant : quelle est votre expérience avec notre produit X ?
Vous pouvez choisir la réponse A <lire la réponse avant>, B <lire la réponse avant> ou C <lire la réponse avant>.
L’introduction au webinaire peut être résumée en 7 étapes :
- Commencez à l’heure ;
- Saluez le public ;
- Attirez l’attention en énumérant les avantages de la participation au webinaire ;
- Présentez brièvement tous les intervenants (±1 phrase) ;
- Indiquez de quelles manières l’interaction est possible et ce qui est attendu;
- Tout autre point en fonction du contenu et du public cible ;
- Commencez par une question de sondage.
Milieu du webinaire
La partie centrale du webinaire contient le cœur de l’histoire, qui est bien présenté dans un PowerPoint. Ce n’est généralement pas écrit en entier dans le script, contrairement à l’introduction et à la conclusion, car cette « lecture à haute voix » ne favorise pas le déroulement naturel de l’histoire. L’expérience montre qu’il est préférable d’écrire l’histoire point par point.
Les sondages peuvent être utilisés à toutes sortes de fins, comme l’enrichissement du profil et les tests. Si elles servent principalement d’échauffement au début du webinaire, elles peuvent être utilisées pendant la diffusion pour appuyer les sujets abordés.
Une pause est également nécessaire pour les webinaires de plus de 90 minutes. Les gens ressentent souvent le besoin de se dégourdir les jambes pendant un si long webinar. Cela favorise également la concentration.
Conseil: Téléchargez le script du webinaire pour préparer votre webinaire.
Conclusion percutante du webinaire
Les mêmes règles s’appliquent au début et à la fin, terminez à temps et de manière percutante. Il est indispensable de faire référence à l’enquête à la fin du webinaire, si elle est présente, car cela garantit un taux de réponse à l’enquête beaucoup plus élevé. En outre, les remerciements aux participants et aux orateurs font normalement partie de la conclusion.
Il est ensuite important de mentionner le suivi. Faites savoir aux participants ce à quoi ils peuvent s’attendre. Il peut s’agir de réponses à des questions ouvertes ou du contenu supplémentaire.
<Hôte> : « Merci, <Locuteur A>. Nous sommes arrivés à la fin de ce webinaire. Nous aimerions savoir ce que vous avez pensé de ce webinaire et nous vous demandons donc de remplir une courte évaluation dès que possible, afin que nous puissions améliorer nos webinaires à l’avenir. Vous recevrez également un e-mail contenant un lien vers cette émission, afin que vous puissiez la revoir ultérieurement ou la partager avec quelqu’un qui pourrait être intéressé. Merci de votre attention et à bientôt ».
Enfin, un call2action est un moyen efficace de terminer un webinaire. Par exemple, faites la promotion des prochains webinaires et lancez un call2action dans le processus pour générer des inscriptions instantanées. Les call2actions peuvent également être utilisées pour réaliser des inscriptions à la newsletter ou pour demander du contenu supplémentaire.
La conclusion du webinaire peut se résumer aux points suivants :
- Terminer à l’heure ;
- Lancer le call2action ;
- Annoncer la conclusion ;
- Demander aux participants de remplir l’enquête ;
- Faire référence au suivi ;
- Remercier les participants et le(s) orateur(s).