Comment organiser un webinaire réussi en 12 étapes [Infographie]
Selon les recherches du Content Marketing Institute, un webinaire est l’un des outils les plus efficaces pour le marketing B2B. Les recherches montrent également que le manque de temps et de personnel est la raison principale invoquée pour laquelle les spécialistes du marketing n’ont pas encore mis en place des webinaires. Dans la pratique, créer un webinar nécessite un investissement en temps important, surtout pour le premier séminaire en ligne. Dans cet article, je vous donnerai des conseils sur la façon de le mettre en place jusqu’au direct et après la diffusion.
Une enquête menée par le Content Marketing Institute montre que 66 % des spécialistes du marketing affirment utiliser les webinaires, et que donc seul un tiers ne le font pas. L’ignorance de cet outil marketing est une autre raison pour laquelle les organisations n’utilisent pas (encore) les webinaires.
Les webinaires peuvent être utilisés à d’autres fins que ce que l’on pensait au départ. Habituellement, l’utilisation est limitée à des objectifs de marketing tels que le top of the funnel et le lead nurturing. Mais ils ont aussi d’autres objectifs. Il s’agit par exemple de la communication interne et/ou externe, de la formation et du coaching, telles que la communication avec le personnel ou à des fins de formation.
Comment organiser un webinar, quelles sont les étapes à suivre ?
Heureusement, l’organisation d’un webinaire n’est pas forcément difficile, mais il est quand même bon de savoir par où commencer. Pour vous aider à démarrer et gagner du temps, l’infographie suivante a été développée avec un aperçu des étapes les plus importantes.
L’infographie montre que la préparation est la chose la plus importante et que c’est aussi celle qui prend le plus de temps. Prenez donc les devants. Il est recommandé de commencer la préparation 6 semaines à l’avance. En principe, 4 semaines devraient suffire, mais c’est un délai serré car vous avez moins de temps pour la promotion du webinaire – qui est pourtant une partie essentielle pour assurer le succès.
Qui et que vous voulez atteindre exactement ?
Réfléchissez bien à ce que vous voulez réaliser avec un webinaire et qui vous voulez atteindre exactement. Voulez-vous générer des prospects, par exemple ? Vous souhaitez communiquer une importante mise à jour de gestion à votre personnel en interne ? Vous souhaitez former des clients ou des employés ? Qui voulez-vous atteindre exactement ? Plus le groupe cible est précis, mieux vous pouvez adapter le contenu aux besoins spécifiques de ce groupe. Si nécessaire, utilisez des buyer persona’s pour vraiment délimiter le nombre de participants.
Fixez-vous également des objectifs mesurables. Par exemple, si vous voulez générer des prospects, combien voulez-vous en générer ? Combien de participants voulez-vous attirer ? Quand êtes-vous satisfait ? Par exemple, si un certain nombre de personnes ont visionné le webinaire ou plutôt si vous obtenez un certain score de satisfaction ? Si les participants montrent une certaine activité pendant ou plutôt après le webinaire ? Définissez vos objectifs SMART et utilisez-les comme fil conducteur tout au long du processus.
Enfin, adaptez le contenu au groupe cible. Plus le sujet est pertinent et intéressant pour votre groupe cible, plus il y a de chances que le groupe cible s’inscrive et continue à regarder pendant le webinaire. Ce qui s’applique également au choix du sujet : plus le sujet est précis, mieux c’est. Un bon sujet apporte des réponses à un problème spécifique. Un sujet plus général comme » L’introduction de notre nouvelle gamme de produits » ne dit pas à un spectateur potentiel comment ce sujet va résoudre son problème spécifique personnel. Un sujet comme » Comment obtenir de meilleurs résultats avec la publicité sur Twitter » est déjà beaucoup plus concret et vous pouvez vous attendre à ce qu’une solution soit donnée lors du webinaire.
Présenter est un métier
Une présentation pour un webinaire est différente d’une présentation pour un groupe de personnes. Dans une présentation » normale « , vous présentez à un groupe de personnes et leur parlez. Vous voyez les gens et les visages et vous pouvez facilement vous adresser à une personne en particulier. Dans un webinaire, l’orateur parle à une caméra. Surtout si vous faites ça pour la première fois, ça peut vous sembler bizarre. Vous aurez l’impression de vous parler à vous-même. Entraînez-vous donc à l’avance, à parler devant la caméra, pour que le jour venu ça paraisse naturel.
N’oubliez pas de regarder droit dans la caméra. Les téléspectateurs peuvent suivre vos yeux. Si vous regardez à gauche ou à droite dans un coin, où il pourrait y avoir un prompteur, les téléspectateurs s’en apercevront. Continuez donc à regarder droit dans la caméra comme si vous parliez directement au spectateur. Il est donc préférable de choisir quelqu’un qui a l’habitude de parler devant une caméra.
Il est souvent recommandé d’utiliser un invité pour un webinaire. La présence de cet invité est un bon complément. Cet animateur offrira une introduction puissante au début du webinaire. Les participants sont ainsi captivés dès le début. L’animateur dirige ensuite la conversation et pose les bonnes questions afin d’orienter l’interaction avec les participants dans la bonne direction. Un animateur apporte plus de dynamique au webinaire et une meilleure expérience pour votre audience.
Avec un animateur, l’orateur n’a pas besoin d’effectuer plusieurs tâches à la fois pendant l’émission notamment pour voir et traiter les questions réponses et les résultats des sondages entrants. Il peut se concentrer pleinement sur sa présentation, ce qui est mieux pour la qualité du webinaire.
N’oubliez pas de faire de la promotion
Bien sûr, le contenu est important. Mais si personne ne vient au webinaire, tout l’effort est perdu d’avance. Vous voulez probablement attirer autant de participants que possible dans votre audience. Par conséquent, commencez la promotion à temps. Planifiez le webinaire au moment qui convient le mieux à votre groupe cible. Ensuite, faites-en la promotion autant que possible sur les différents réseaux sociaux, professionnels et sur votre site internet. Faites la promotion sur tous les support où l’on peut également retrouver votre audience, avec un message susceptible de l’intéresser et de répondre aux questions qu’elle se pose.
Commencez la promotion bien à l’avance et renforcez-la davantage la semaine précédant le webinaire. Il n’est pas rare de voir plus de la moitié des inscriptions arriver au cours de la dernière semaine. Par conséquent, ne vous inquiétez pas si le nombre d’inscriptions au début de la promotion est inférieur à vos attentes. Même la veille, voire le jour même du webinaire, vous pouvez toujours vous attendre à des inscriptions. L’avantage est qu’il s’agit d’une conférence en ligne. Les gens peuvent donc décider à la dernière minute de participer.
Aimeriez-vous connaître les 12 étapes et organiser un webinaire réussi ? Téléchargez notre infographie ici.