Une bonne préparation améliore considérablement la qualité du webinaire. Un script et un « essai » sont des éléments qui aident l’intervenant et l’animateur dans cette démarche. Ces deux sujets seront abordés dans ce point de connaissance :
L’essai : la pratique rend parfait
La présentation d’un webinaire est compliquée et très différente d’une présentation devant un public physique, où l’on reçoit un retour (non) verbal. Ce n’est pas le cas dans l’environnement en ligne et vous devez parler devant une caméra. Cela est difficile pour de nombreux orateurs, mais présente également un avantage : il n’est pas possible de rester bloqué sur une question à laquelle il est difficile de répondre, car il est possible de répondre à ce type de questions après le webinaire en direct.
Selon la répartition des tâches, l’orateur doit souvent entreprendre plusieurs activités en même temps, comme présenter, promouvoir l’interaction et suivre et/ou traiter les questions. En outre, il y a moins de place pour les erreurs et celles-ci sont également plus visibles en ligne. Les « temps morts », par exemple un silence lors de la transition vers la diapositive PowerPoint suivante, sont perturbants pour les participants et le présentateur et doivent être évités. Les experts conseillent donc de beaucoup s’entraîner afin d’améliorer la qualité du webinaire.
Un essai qui ressemble le plus possible au webinaire en direct est un excellent exercice et permet d’éviter les problèmes potentiels pendant le webinaire en direct. Le(s) intervenant(s) et l’hôte doivent être présents pour cela. Entraînez-vous à utiliser les diapositives, à répondre aux questions, à interagir avec les autres intervenants et/ou l’animateur et à présenter devant une caméra. La recherche a montré que l’enregistrement d’un essai (plusieurs fois), en particulier pour les nouveaux intervenants, est utile pour s’exercer, revenir en arrière et évaluer. De cette manière, on peut voir les points faibles et ensuite les améliorer. Une « formation au webinaire » professionnel peut également apporter un soutien supplémentaire lors de la préparation.
Un rôle pour chaque personne impliquée dans le script
Un script décrit non seulement la planification générale de toutes les activités entourant le webinaire, mais il le fait aussi en détail pour le déroulement du webinaire, minute par minute. Il contient l’étendue de ce qui va être dit, qui va le dire, les moments d’interaction tels que le lancement de sondages et le traitement des questions, les commentaires éventuels et enfin, la durée de chacun de ces éléments.
Un exemple de script est présenté dans le tableau ci-dessous.
Le script est un outil particulièrement utile pour la préparation et la présentation du webinaire. Il aide à planifier le contenu et à réfléchir aux moments d’interaction. Les moments d’interaction, comme le traitement des questions en particulier, doivent être décrits en détail. Si les participants ne posent pas (encore) de questions, l’interaction peut tout de même commencer à l’aide de « fausses questions » bien préparées, y compris les réponses. Un webinaire aussi bien conçu est moins sujet aux erreurs. Il est aussi plus interactif et facilite la présentation pour l’orateur.
Le script doit être étudié bien à l’avance. Pendant la diffusion en direct, il est utile que le ou les intervenants aient les diapositives PowerPoint à portée de main. Il est également conseillé de donner au producteur du webcast une copie du script pour qu’il sache quel élément présenter pendant la diffusion et à quel moment. Ceci est particulièrement utile pour les éléments interactifs.
Conseil: facilitez la phase de préparation et téléchargez le modèle de script !