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7 passaggi per migliorare la tua strategia di comunicazione interna

La tua strategia di comunicazione interna definisce il modo in cui coinvolgi i tuoi dipendenti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business. Fornisce ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno affinché possano dare il loro contributo nel raggiungimento di tali obiettivi, sentendosi coinvolti e valorizzati nel processo. Continua a leggere per scoprire come fornire ciò nel modo più efficace e per trovare un esempio di strategia di comunicazione interna che possa contribuire a ispirare i tuoi dipendenti e dirigenti senior.

Perché elaborare una strategia di comunicazione interna?

Il mondo sta cambiando e le organizzazioni devono tenere il passo per poter affrontare alcune delle sfide più incalzanti del capitale umano:

  • L’aumento del lavoro a distanza, spinto dalla pandemia di COVID-19, implica che le forze lavoro siano più eterogenee
  • I dipendenti stanno prendendo l’iniziativa  nel valutare  la loro vita lavorativa. Secondo Deloitte, il 40% dei dipendenti in tutto il mondo sta cercando di cambiare datore di lavoro quest’anno
  • Mentre quasi tre quarti dei datori di lavoro considerano “molto importante” il lavoro di squadra e la collaborazione, la Queens University di Charlotte ha rilevato che il 39% dei dipendenti ritiene che non ci sia abbastanza collaborazione all’interno della propria organizzazione.

Un’efficace strategia di comunicazione interna offre i seguenti vantaggi:

  • Consente di sviluppare una politica di comunicazione interna coerente e forte che metta insieme il senso di appartenenza a un team e la creazione di un obiettivo condiviso.
  • Aiuta a evitare o ridurre al minimo la fuga di talenti e fa sentire i dipendenti parte integrante degli obiettivi strategici dell’azienda.
  • Fa sentire i lavoratori valorizzati, rendendoli quindi più produttivi.
  • Incoraggia tutti a collaborare, anziché semplicemente a creare una serie di richieste dall’alto verso il basso.
  • Crea un ciclo sano di feedback. I leader sono meglio informati sui loro dipendenti e sui loro punti di forza, di debolezza, sulle loro speranze e paure.
  • Consente ai manager di rispondere più rapidamente agli eventi e persino di prevenire i problemi prima che si verifichino.
  • Rende il tuo ambiente di lavoro più agile perché tutti sono al passo con i progetti in corso. Ciò significa che non hanno bisogno di rimettersi in pari quando qualcosa va storto e possono rispondere in modo consapevole e rapido.
  • Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Il tuo staff è sicuro di poter promuovere e supportare i cambiamenti, si sente più connesso agli obiettivi e più a proprio agio nell’affrontare i leader in caso di problemi e per dare suggerimenti.

Quindi, esistono molti motivi per migliorare le tue comunicazioni interne. Diamo un’occhiata a come puoi farlo.

Passi per una migliore strategia di comunicazione interna (IC)

  1. Esamina le tue attuali pratiche di IC

Dovresti esaminare e verificare la strategia di coinvolgimento dei dipendenti che hai messo in atto e scoprire dove ha successo e dove ha bisogno di miglioramenti.

Si focalizza sulla tua missione aziendale e sui tuoi obiettivi?

Funziona per la struttura della tua organizzazione?

Conoscere le risposte a queste domande ti aiuterà a sviluppare una nuova strategia per essere più efficace ed efficiente.

  1. Comprendi il tuo pubblico interno

La tua nuova strategia deve funzionare per le persone che fanno parte del tuo team, l’ambiente in cui lavorano e per le cose che le motivano. Ciò sarà diverso per ogni organizzazione e può anche variare in base all’evento. Ad esempio, avrai un pubblico più ampio quando organizzi il town hall meeting della tua azienda, ma molto più ristretto quando pianifichi un webinar di formazione interna per il dipartimento finanziario.

In ogni caso, devi consultare i tuoi dipendenti durante la formulazione del tuo piano di IC. Ciò non presuppone che un formato si adatti a tutti: potresti dover utilizzare varie forme di comunicazione per diverse sezioni della tua forza lavoro.

Considera l’età dei tuoi dipendenti, le loro posizioni, la loro visione dell’attività e qualsiasi altro fattore che potrebbe dettare i metodi specifici di comunicazione per coinvolgerli davvero.

  1. Stabilisci obiettivi realistici

Non è possibile eseguire un programma di comunicazione interna di successo senza avere obiettivi chiari in vista. Forse ancora più importante, dovrebbe trattarsi anche di obiettivi realistici. Puoi sempre fissare un nuovo obiettivo quando raggiungi quello di partenza, ma devi sempre lavorare su qualcosa che ti faccia interagire al meglio con i dipendenti e creare quell’attenzione di cui hai bisogno.

Pensa al valore che vuoi aggiungere al business e assicurati che sia chiaro perché è utile raggiungerlo. Ciò aiuterà i dipendenti a comprendere le ragioni dell’obiettivo e come possono contribuire a raggiungerlo e sostenerlo.

  1. Seleziona i tuoi canali di comunicazione interna

Una volta che sai cosa vuoi ottenere con la tua politica, devi decidere come comunicare con i tuoi dipendenti. Ciò potrebbe includere una intranet per il personale, social media, app di messaggistica come Slack, newsletter o qualsiasi altro strumento utilizzato in combinazione.

Sono consigliabili riunioni regolari, in quanto ciò offre ai leader l’opportunità di parlare direttamente con il personale e rispondere alle sue domande.

In questo momento, potrebbe essere difficile pianificare riunioni che coinvolgano tutti i partecipanti a causa del lavoro flessibile e a distanza e dei dipendenti con sede in Paesi e fusi orari diversi, ma le videoconferenze possono essere d’aiuto.

Se hai bisogno di una piattaforma di videoconferenza e webcasting affidabile e professionale per la tua azienda, prova Company Webcast. Fornisce un ambiente sicuro e stabile per riunioni tra più dipartimenti e aggiornamenti di gestione a cui tutti possono partecipare, ovunque si trovino.

  1. Considera il tempismo

Il tempismo è fondamentale quando si dispensano messaggi ai dipendenti. Se la comunicazione li raggiunge mentre sono occupati, può perdersi nella confusione della situazione. Allo stesso modo, un messaggio dell’ultimo minuto inviato di venerdì pomeriggio corre il rischio di essere ignorato o perso mentre i colleghi concludono il lavoro e vanno via per il fine settimana.

Pianificare in anticipo la comunicazione ti consente di cogliere il momento giusto e di intervenire tempestivamente se non ricevi le risposte che desideri. Puoi anche raccogliere dati su tassi di apertura e risposte che siano di aiuto  a pianificare il momento migliore per comunicare.

Tuttavia, tieni presente che molte delle tue comunicazioni interne dovrebbero basarsi sul contesto. Ad esempio, è improbabile che sia efficace l’invio di un messaggio su qualcosa di relativamente innocuo come un drink serale tra colleghi quando tutti stanno lavorando duramente per rispettare una scadenza rigida.

  1. Crea un modello

Crea un modello che ti aiuti a tracciare gli sforzi di comunicazione con i tuoi dipendenti o scarica un esempio da Internet. Fungendo come una tabella di marcia, questa risorsa ti aiuterà a visualizzare il tuo piano di comunicazione per portarti dalla tua situazione attuale a dove tu e i tuoi principali stakeholder volete essere.

  1. Misura i tuoi progressi

Puoi misurare i progressi fatti con la tua strategia utilizzando una varietà di metriche. Queste includono visualizzazioni di pagina su articoli intranet, tassi di apertura sulle e-mail e statistiche di coinvolgimento dagli strumenti webinar di Company Webcast, come sondaggi e domande. Monitorandole nel tempo, puoi capire se i tuoi sforzi fatti per coinvolgere i dipendenti hanno avuto successo.

Oltre a questi dati quantitativi, cerca dati qualitativi dai focus group con i dipendenti per scoprire le loro esperienze e cosa puoi fare per migliorare la tua interazione con loro. Queste informazioni sono preziose per le tue comunicazioni interne!

Best practice per le comunicazioni interne

Crea un dialogo

Il coinvolgimento è una strada a doppio senso. Se i dipendenti non si sentono ascoltati, non aderiranno alla tua strategia e ai tuoi obiettivi. Incoraggia la partecipazione, suggerimenti, commenti, domande e altro ancora. Se i membri dello staff non capiscono qualcosa, la messaggistica deve essere modificata leggermente, ma non lo saprai finché non inviti le parti interessate a lasciare un feedback.

Confrontati con i dipendenti

I leader dovrebbero assicurarsi di incontrarsi regolarmente con i dipendenti per discutere gli obiettivi e i traguardi dei prossimi mesi. In questo modo tutti sono informati e lavorano per lo stesso fine. Dimostra che la direzione intende lavorare con i dipendenti, anziché imporre compiti senza spiegazioni o ragioni.

Rendi le cose semplici

Probabilmente ci sono molte cose che ti piacerebbe dire ai tuoi dipendenti, ma l’abilità sta nel distillare ciò in messaggi il più semplici possibile. Troppi messaggi interni, combinati con e-mail esterne, possono sovraccaricare i dipendenti e distrarli dal loro lavoro.

Lascia un po’ di respiro tra i messaggi per consentire ai dipendenti di assimilare ed elaborare le informazioni, soprattutto se una di esse richiede un’azione da parte loro.

Condividi le informazioni

La conoscenza è potere, come si dice, e può certamente essere potente nelle comunicazioni interne. La conoscenza stimola conversazioni e idee, coinvolge i dipendenti che si sentono valorizzati poiché hanno avuto accesso a informazioni preziose. Se stanno accadendo cose entusiasmanti, comunicalo ai tuoi dipendenti. Potrebbero essere in grado di aggiungere suggerimenti che portano le tue comunicazioni interne al livello successivo.

Condividi buone notizie

Le buone notizie possono migliorare il morale e favorire quel senso di appartenenza al team. Se tutti lavorano per un obiettivo comune, possono condividerne il piacere quando qualcosa va bene. Purché tu abbia la certezza che le notizie che stai condividendo siano davvero buone notizie per tutti i soggetti coinvolti, comunicare le tue vittorie è una mossa potente.

Riconosci i successi di dipendenti e team

A tutti piace ricevere elogi per i loro successi, quindi gridali ai quattro venti. Dai ad altri team la possibilità di congratularsi con individui o dipartimenti per un lavoro ben fatto. Parla di questi successi e fai sentire i tuoi dipendenti valorizzati. Non deve per forza trattarsi di qualcosa legata al lavoro! Puoi mettere in risalto i successi che i membri del team hanno ottenuto in tutti i campi.

Incoraggia la comunicazione tra i dipartimenti

La comunicazione interna non è solo un processo dall’alto verso il basso o dal basso verso l’alto, ma dovrebbe funzionare anche tra i dipartimenti. Più ogni dipartimento conosce gli altri, meglio sarà in grado di indirizzare le domande e trovare soluzioni. Le aziende lavorano meglio quando c’è una comprensione tra i dipartimenti e una buona comunicazione interna.

Rendila visiva

I mezzi di comunicazione visiva, come immagini e video, si sono dimostrati più efficaci del testo. Hubspot riporta che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello sono visive e le immagini sono elaborate 60.000 volte più velocemente dal cervello rispetto al testo.

Inoltre, Marketing Sherpa spiega che i video possono aumentare il numero di visitatori dei siti Web di due o tre volte e che raddoppiano il tempo che le persone trascorrono su quelle pagine. Questo mostra il potere che il video ha quando si tratta di aumentare la visibilità e il coinvolgimento; ecco un altro motivo per utilizzare Company Webcast per le tue comunicazioni.

Esempi di strategie di comunicazione interna

Azienda Obiettivo Sviluppi
KLM Tenere aggiornati i dipendenti Numerosi webinar interni per tenere aggiornati i dipendenti su tutti gli eventi all’interno dell’azienda. Non solo il CEO (Pieter Elbers) è più visible, ma anche coinvolto all’interno di KLM. Leggi il caso completo del cliente qui.
MHS Homes (agente immobiliare) Promuovere una nuova intranet Ha utilizzato le informazioni degli utenti registrati per creare poster con fatti divertenti sui membri dello staff. Altri dipendenti hanno dovuto registrarsi e inserire i dettagli del proprio profilo per indovinare l’identità dei membri del team in primo piano, portando all’85% degli utenti attivi sull’intranet.
Nationwide Building Society Rinnovare la motivazione dell’azienda Eventi di discussione e sondaggi hanno raccolto il feedback dei dipendenti e hanno portato a commercializzare l’impresa come un’azienda che migliora la qualità della vita delle persone, utilizzando lo slogan “costruendo una società, in tutto il Paese”.

 

Conclusione

I tuoi dipendenti sono parte integrante del successo del tuo business. Devono accettare i tuoi obiettivi e pianificare per aiutarti a realizzarli. Agiscono come sostenitori della tua organizzazione e della sua cultura aziendale, quindi è importante assicurarsi che si sentano valorizzati e che facciano parte della storia del successo dell’azienda. Essendo coinvolti, i dipendenti restano impegnati e motivati, per non dire anche produttivi.

Per sfruttare questo potere, devi conversare e parlare con loro, ascoltarli e lavorarci insieme. Dai un’occhiata agli esempi di strategia di comunicazione interna sopra riportati per scoprire come le aziende hanno lavorato proficuamente con il proprio personale per arrivare al successo.

Infine, l’utilizzo di webinar e altre comunicazioni video è un modo efficace per interagire con i dipendenti. Se vuoi migliorare questo aspetto delle tue comunicazioni interne, ti invitiamo a provare Company Webcast. La nostra piattaforma è considerata affidabile da aziende leader come Heineken, KPMG e Siemens.

Riferimenti e approfondimenti

  • Come organizzare town hall meeting aziendali
  • Motivi per migliorare la comunicazione interna
  • Studio sulla comunicazione interna di Epicom
  • Vantaggi dei webinar
  • Lista di controllo dei webinar
  • Format per webinar sulla comunicazione interna

Blog: Come creare una strategia di comunicazione esterna vincente e un esempio

In un mondo in cui siamo sempre più connessi con amici, colleghi e aziende, è fondamentale disporre di una strategia di comunicazione esterna che ci renda parte della conversazione. Se non si è costantemente presenti, si perdono clienti a favore di concorrenti che non hanno timore a farsi conoscere.

Steve Harvey dell’agenzia creativa Fabrik Brands di Londra definisce una solida strategia di comunicazione esterna come segue:

“Le strategie di comunicazione esterna sono i metodi che utilizzi per catturare l’attenzione del pubblico… che danno inizio a una conversazione con il mondo al di là della tua attività. Di conseguenza comprendono tutti i mezzi, dal marketing sui social media alle presentazioni per gli azionisti e al servizio clienti.”

La differenza tra comunicazione esterna e campagne di marketing mirate è che la prima mira a far conoscere il marchio a un pubblico più ampio, mentre la seconda è destinata a un pubblico specifico.

Tuttavia, può rivelarsi difficile adottare il giusto approccio ad ampio raggio. Come afferma la società di pubbliche relazioni statunitense Rave Agency:

“Comunicando semplicemente il tuo messaggio a un vasto pubblico senza alcuna strategia… probabilmente mancherai l’obiettivo. I brand hanno bisogno di una comunicazione efficace per sopravvivere. Perché la comunicazione sia efficace, è necessario definire una strategia con obiettivi ben definiti.”

Questo ci porta al prossimo argomento. Scopriamo in che modo puoi fare la differenza per la tua organizzazione e creare una strategia di comunicazione esterna vincente.

Cos’è oggi la comunicazione esterna?

La comunicazione esterna è il tentativo di parlare a quante più persone possibile della tua attività. Deve riflettere gli interessi del tuo pubblico di destinazione. Tenendo presenti questi aspetti, deve contenere i seguenti elementi:

Pianificazione della crisi

Alcune organizzazioni hanno gestito la pandemia meglio di altre. Aziende come la spagnola Banco Santander hanno mostrato al mondo la loro agilità e hanno dimostrato il loro impegno per il benessere dei dipendenti. Hanno permesso a tutti i 26.000 dipendenti spagnoli di lavorare da casa prima che il governo annunciasse il lockdown. Questo è stato un segno di una pianificazione esperta della crisi, che avrà sicuramente un ruolo chiave nelle strategie di comunicazione a tutti i livelli, soprattutto dopo gli eventi degli ultimi due anni.

Nuova presentazione al pubblico

La pandemia ha cambiato il modo in cui la maggior parte di noi vive e lavora. Interagiamo con i marchi in modo diverso rispetto a prima di marzo 2020, quindi ora è il momento di ripresentarsi come azienda. Anche se non puoi più fare affidamento sulla fedeltà dei clienti precedente all’era del coronavirus, sussistono opportunità di attirare molti nuovi potenziali clienti per il tuo marchio.

Sostenibilità

Le questioni inerenti alla sostenibilità sono prioritarie per i clienti, per cui devi mostrare loro che sei sulla stessa lunghezza d’onda. Questo aspetto è stato confermato da un recente studio McKinsey:

“I consumatori europei vogliono una maggiore attenzione alla sostenibilità e all’ambiente e vogliono che le parti interessate del settore agiscano di conseguenza.”

Se hai intenzione di indirizzare i consumatori verso il tuo marchio, devi mostrare in che modo stai adottando un modo di lavorare più ecologico e rispettoso dell’ambiente e come prevedi che ciò influisca sulla lotta al cambiamento climatico e fattori di rischio simili.

Diversità e inclusione

L’omicidio di George Floyd da parte di un ufficiale di polizia bianco a Minneapolis, negli Stati Uniti, ha riportato in primo piano il tema della segregazione razziale. Da quell’incidente, con le conseguenti proteste del Black Lives Matter, la discussione si è ampliata includendo interrogativi sui progressi della società in termini di diversità e inclusione. Ne sono scaturiti dibattiti non solo sulla razza, ma anche sull’uguaglianza di genere, sul trattamento delle persone con disabilità, sui diritti LGBTQ e su altri argomenti.

È logico che un’azienda rifletta la società in cui opera e l’ampia base di clienti che desidera attirare. Pertanto, la diversità e l’inclusione costituiranno un aspetto sempre più importante delle comunicazioni esterne.

Come sviluppare una strategia di comunicazione esterna

  1. Definire la missione

La missione è la stella polare di una strategia di comunicazione. Guida nella giusta direzione. Ogni volta che pensi a un messaggio da inviare nel mondo, devi verificare che sia in linea con i valori e gli obiettivi instillati nella tua dichiarazione di intenti per garantire la necessaria coerenza.

  1. Definire l’obiettivo

Decidi cosa vuoi ottenere con la tua strategia. L’obiettivo potrebbe essere l’aumento dei clienti, la costruzione del marchio o un motivo completamente diverso. Devi capire perché stai comunicando in modo da capire come realizzare tale obiettivo.

  1. Imparare a conoscere il pubblico

Le comunicazioni esterne generalmente si rivolgono a un pubblico vasto, ma all’interno di quel pubblico occorre concentrarsi sui diversi gruppi con cui si desidera parlare. Non è possibile comunicare allo stesso modo con tutti. I contenuti dei siti web o dei testi pubblicitari rivolti agli investitori devono essere diversi da quelli rivolti ai clienti. Investitori e clienti sono entrambi importanti, ma desiderano ascoltare informazioni diverse e in modo diverso. Ricorda con chi stai comunicando prima di inviare qualsiasi messaggio.

Analizza la situazione attuale della tua organizzazione

Per sapere come procedere, devi capire dove ti trovi. Tre elementi chiave possono aiutarti a valutare la tua situazione attuale. Eccoli:

  • Fattori PEST: gli elementi politici, economici, sociali e tecnologici che potrebbero influire positivamente o negativamente sulla tua attività. Calcola come gestiresti il cambiamento di uno di essi in modo da poter essere agile se il cambiamento si verifica.
  • Fattori SWOT: quali sono i tuoi punti forti, i tuoi punti deboli, le opportunità e le minacce? Come puoi comunicare i tuoi punti di forza, correggere i tuoi punti deboli, sfruttare al meglio le tue opportunità e trasformare le minacce in altre opportunità?
  • Concorrenti: posizionati rispetto ai tuoi concorrenti nel modo più obiettivo possibile. Come ti valuti rispetto a loro? Cosa stanno facendo che tu non fai e viceversa?

Stabilisci il tuo tono di voce

I migliori piani di comunicazione esterna sono immediatamente riconoscibili come provenienti dal marchio in questione. Ecco perché devi sviluppare per i tuoi messaggi un tono di voce che riassuma ciò che è e fa il tuo marchio, in modo da coinvolgere le persone a cui desideri rivolgerti. Non copiare i tuoi concorrenti. Creane uno tuo.

Scegli le piattaforme giuste per la distribuzione

Non ha senso cercare di utilizzare gli stessi messaggi chiave su ogni piattaforma e rete disponibile. Sprecheresti tempo prezioso, mentre dovresti concentrarti sui mezzi che possono raggiungere meglio il pubblico con cui vuoi interagire.

Per i clienti potresti utilizzare articoli di blog, profili di social media come Facebook, Instagram o Twitter, podcast, storie basate sui tuoi comunicati stampa. Per gli investitori potresti provare con video, newsletter o webinar.

Coinvolgi clienti e dipendenti

Sia i clienti che i dipendenti possono essere ottimi ambasciatori della tua attività. Hanno accesso ai social media dove possono fornire consigli tramite il passaparola.

Un cliente soddisfatto che condivide la sua esperienza online può essere indispensabile per le tue comunicazioni esterne. I suoi amici, familiari e follower si fideranno della sua esperienza di prima mano più di qualunque tipo di messaggio del marchio.

I tuoi dipendenti hanno notizie esclusive interne all’azienda, quindi i loro consigli mostrano agli altri che sono orgogliosi di lavorare nell’organizzazione.

Stabilisci come misurare il successo

Per capire quanto sia efficace la tua strategia, devi essere in grado di misurare i tuoi progressi verso i tuoi obiettivi. In caso contrario, non saprai quando andare avanti con un piano e quando cambiare rotta per una strategia di comunicazione esterna più efficace. Scegli KPI che ti consentano di misurare l’impatto della tua strategia di comunicazione.

Suggerimenti per migliorare la tua strategia di comunicazione esterna

Sii comprensibile

Ai clienti piace sentirsi ascoltati e visti, quindi cerca di metterti nei loro panni quando comunichi con loro. Gli investitori vogliono sapere che comprendi le loro speranze e le loro paure. Ascolta i diversi destinatari dei tuoi messaggi e scopri le loro preoccupazioni, i loro interessi e loro sensazioni. Quindi, rifletti ciò che hai appreso nel tuo messaggio.

Non devi percorrere una strada a senso unico. Assicurati di rispondere al feedback in modo che diventi una conversazione e che i tuoi destinatari si sentano inclusi.

Apprendi il valore della ripetizione

Vuoi assicurarti che le persone ricordino il messaggio del tuo marchio, quindi devi continuare a proporlo. Semplicemente questo. A tal fine, però, deve cercare sempre nuovi modi per comunicare quel messaggio in modo da non infastidire il pubblico.

Sii conciso e chiaro

Le persone hanno da fare. Non vogliono leggere lunghi rapporti o ascoltare podcast che durano più a lungo del loro tragitto giornaliero. E non vogliono perdere tempo a cercare di capire gerghi e linguaggi tecnici inutili.

I tuoi messaggi devono essere brevi, precisi e facili da capire. Stai cercando di far conoscere il tuo marchio, non di inondare le persone con informazioni inutili.

Offri sempre valore

Potenziali clienti e investitori possono perdere interesse in aziende le cui comunicazioni non offrono alcun valore. Il messaggio viene presto dimenticato se non aggiunge nulla al destinatario. Se il messaggio non è interessante, non fa pensare, non risolve un problema, non fornisce moneta sociale da trasmettere agli amici o non arricchisce in altro modo chi lo sta leggendo, guardando o ascoltando, non centrerà il bersaglio.

Allinea le comunicazioni interne ed esterne

Quando si tenta di creare un’identità del marchio coerente per la propria attività, è necessario il contributo delle parti interessate, sia interne che esterne. Non ha senso creare un’immagine del marchio solo esternamente se poi i clienti che interagiscono con i dipendenti scoprono che questa cultura aziendale è solo un’immagine. Tutti hanno bisogno di investire nel messaggio per renderlo autentico.

Se comunichi i valori del tuo marchio internamente sul luogo di lavoro, saranno riconosciuti anche da un pubblico esterno. I dipendenti devono sentire che i messaggi lanciati dall’azienda riflettono anche la loro esperienza per agire come ambasciatori del marchio per l’azienda.

Conclusione

Creare una strategia di comunicazione esterna coerente può essere difficile, ma è incredibilmente utile. Dal momento che il mercato offre innumerevoli scelte, i clienti e gli investitori devono sapere cosa rappresenti, come puoi migliorare le loro vite e perché dovrebbero fare acquisti con te o comprare le tue azioni. Distinguersi dalla massa è fondamentale, così come assicurarsi di comunicare con gli interessati utilizzando i canali di comunicazione esterni che hanno maggiori probabilità di raggiungerli e ascoltare anche ciò che hanno da dire.

Ci auguriamo di averti aiutato a trovare qualche idea per procedere. Se desideri coinvolgere clienti e azionisti con comunicazioni video di qualità, sicure e professionali, prova Company Webcast.

Riferimenti e approfondimenti

  • Informazioni sul webcast aziendale
  • Sala conferenze virtuale
  • Strategie di comunicazione per i CEO
  • Errori di comunicazione
  • Problemi di comunicazione interna ed esterna
  • Webinar per le relazioni con gli investitori
  • Webinar per marketing e comunicazione esterna

Blog: 6 passaggi per ospitare online il town hall meeting della tua azienda

Un town hall meeting aziendale è l’occasione perfetta per le organizzazioni per coinvolgere i loro dipendenti. Chiamate anche riunioni con tutto il personale o riunioni con tutte la la forza lavoro, questi eventi si sono storicamente concentrati sulla comunicazione unidirezionale, dal management verso il personale. Ma adesso le cose sono cambiate. I town hall migliori e più efficaci consistono in un dialogo collaborativo per aiutare a creare una serie di obiettivi condivisi per tutti i dipendenti.

Secondo uno studio di Forbes, il 74% dei dipendenti afferma di essere più efficace nel proprio lavoro quando si sente ascoltato. Il town hall aziendale è un luogo importante per realizzare questo obiettivo.

Coinvolgere i dipendenti in modi sempre migliori è sempre più importante. Questo è particolarmente vero in Europa, dove la società di sondaggi Gallup ha riferito che i tassi di  coinvolgimento dei dipendenti sono in stagnazione. Allo stesso tempo, continuano a crescere negli Stati Uniti.

Un altro fattore è l’ufficio da remoto. La percentuale di lavoratori da casa in Europa è aumentata dal 5% al 12,3% dall’inizio della pandemia di COVID, presentando ulteriori sfide alle organizzazioni che stanno cercando di coinvolgere i lavoratori. È qui che entra in gioco il town hall meeting virtuale aziendale

Che cos’è esattamente un town hall meeting virtuale aziendale?

Un town hall meeting virtuale aziendale è una variante online del tradizionale evento di persona. Potrebbe trattarsi di una riunione completamente virtuale a cui tutti i partecipanti si uniscono sui loro vari dispositivi. In alternativa, potrebbe essere un evento ibrido in cui alcune persone partecipano dal vivo e altre partecipano a distanza.

Di solito, l’incontro coinvolge l’intera azienda. È un’opportunità per aggiornare il personale sugli sviluppi più recenti e per garantire che tutti siano allineati con la missione e gli obiettivi generali dell’azienda. Il town hall aziendale è anche un’opportunità per i dipendenti per entrare in contatto con la direzione e chiarire eventuali aree di interesse.

Un town hall virtuale si svolge utilizzando la tecnologia di videoconferenza o di webcasting, come Company Webcast.

Perché dovrei svolgere il mio town hall meeting online?

Ci sono una serie di motivi per tenere online il tuo town hall.

  • Il lavoro a distanza è una pratica sempre più comune ed un evento virtuale rende la partecipazione più facile per chi lavora da casa. Anche prima della pandemia, lavorare da casa stava diventando sempre più un’abitudine. Un town hall virtuale riflette semplicemente questo cambiamento nel nostro modo di lavorare.
  • Allo stesso modo, accordi di lavoro flessibili significano che non tutti sono sul posto contemporaneamente o in grado di essere fisicamente presenti nel luogo della riunione quando l’evento è programmato. Ad esempio, se tieni il tuo town hall alle 9 del mattino, questo rende la partecipazione all’incontro fisico difficile per i genitori che iniziano la giornata lavorativa più tardi, dopo aver portato i figli a scuola. Tuttavia, è probabile che saranno in grado di accompagnare i propri figli e poi tornare a casa in tempo per partecipare alla versione virtuale.
  • Potresti anche avere dipendenti che lavorano in varie sedi. Piuttosto che occupare il loro tempo chiedendo loro di partecipare all’evento di persona e spendere soldi in viaggi e alloggi, consenti loro di collegarsi da casa o dall’ufficio per partecipare. Si tratta di un uso più efficiente del loro tempo, che consente di risparmiare i fondi dell’azienda ed è anche migliore per l’ambiente.

Town hall virtuale vs ibrido

Ecco un confronto tra town hall meeting virtuali e ibridi:

Completamente virtuale Ibrido
●      Nessun costo per la sede

●      Non c’è bisogno di perdere tempo a trovare e prenotare la sede giusta

●      Può essere organizzato più rapidamente

●      Nessun costo di viaggio o alloggio

●      Non devi preoccuparti delle proteste all’esterno o all’interno della sede se stai discutendo di argomenti spinosi

●      Offre maggiore flessibilità e convenienza in quanto il personale può scegliere l’opzione più congeniale

●      Offrire entrambe le opzioni può aumentare la portata del tuo evento

●      I costi della sede sono inferiori rispetto agli eventi dal vivo poiché non è necessaria una capacità così grande

●      Meno spese di viaggio e alloggio rispetto agli eventi dal vivo

 

Entrambi i tipi di riunioni aziendali online offrono il vantaggio che l’incontro può continuare anche in caso di condizioni meteorologiche avverse. I partecipanti sarebbero anche minimamente influenzati da impedimenti come lavori stradali e incidenti che potrebbero ritardare significativamente un town hall in presenza.

Un altro vantaggio degli eventi sia completamente virtuali che ibridi è che hai una registrazione della riunione da conservare e rendere disponibile sull’intranet dei tuoi dipendenti per chiunque non abbia potuto partecipare o per consentire al personale di rivederla, se lo desidera.

Come si pianifica un town hall meeting virtuale?

1. Scegli la tua piattaforma

La piattaforma che utilizzi è importante per il successo del tuo town hall virtuale. Dovrebbe essere stabile e sicura, nonché in grado di assorbire una grande quantità di traffico, in particolare se lavori per una multinazionale. Dovresti cercare uno strumento creato appositamente per questo tipo di eventi, piuttosto che una semplice soluzione di videoconferenza. È necessario accedere alla tecnologia specializzata che consente di trasmettere eventi in streaming su larga scala.

Dovrebbe anche essere il più semplice possibile per gli utenti partecipare.

Se stai attualmente valutando soluzioni per il tuo town hall online, ti invitiamo a provare Company Webcast. La piattaforma crea webcast fluidi e professionali da oltre 15 anni ed è certificata ISO (27001), il che significa che è in grado di proteggere le tue informazioni sensibili. Puoi partecipare a sondaggi e fare domande. I tuoi partecipanti godranno di un’esperienza utente semplice con semplici procedure di registrazione, invito e accesso.

2. Definisci l’obiettivo dell’incontro

Ogni town hall meeting deve avere un obiettivo: una ragione per svolgersi e un’area di lavoro dell’organizzazione su cui concentrarsi. Questo potrebbe essere un importante sviluppo del business, come discutere le cifre di vendita o i dettagli che i dipendenti devono sapere sul lancio di un nuovo prodotto. Potrebbe anche servire a promuovere la fiducia all’interno dell’azienda o a dare motivazione.

L’obiettivo ti aiuta a pianificare l’agenda giusta, decidere i relatori e capire se hai bisogno di sessioni o esercizi di gruppo, ad esempio.

3. Imposta una data fissa

Dovresti fissare una data per il town hall il prima possibile, per dare alle persone il preavviso più ampio possibile. Nel definire l’ora e il giorno, dovresti prendere in considerazione la disponibilità del tuo personale. Ciò potrebbe comportare la riflessione su fusi orari diversi e dipendenti che potrebbero lavorare in paesi in cui la settimana lavorativa è diversa da quella del paese in cui ti trovi. Ma potrebbe anche voler dire il non tenere la riunione troppo presto o troppo tardi nella giornata lavorativa, in modo da non escludere i lavoratori flessibili.

4. Costruisci un’agenda strutturata in modo chiaro

Una volta che conosci la data dell’evento, puoi costruire l’agenda della riunione tenendo presente l’obiettivo. Questo ti aiuta a scegliere i relatori e a pianificare le presentazioni in modo da mantenere l’interesse dei partecipanti, e fornisce anche le informazioni che devi impartire.

Assicurati di non dedicare troppo tempo a un’area particolare, poiché è necessario che tutte le persone siano coinvolte. C’è anche il rischio di cercare di adattarsi troppo. Piuttosto, scegli due o tre aree cruciali che si riferiscono all’obiettivo e concentrati su di esse. Gli argomenti trattati devono aggiungere valore ai dipendenti. Altrimenti, potrebbero distrarsi e smettere di ascoltare.

5. Invia gli inviti alle riunioni

Una volta stabiliti la data e l’ordine del giorno, è il momento di invitare il tuo staff. Includi l’agenda in modo che sappiano cosa aspettarsi e stabilisci i dettagli di come si svolgerà l’evento durante la giornata. Questo dovrebbe spiegare come funzionerà il live stream, cosa ci si aspetta dai partecipanti durante la riunione e quando avranno la possibilità di contribuire. Inoltre, annota i requisiti tecnici per partecipare alla riunione e i dettagli su chi contattare in caso di problemi.

6. Prepara la tua presentazione

Le presentazioni dovrebbero essere il più coinvolgenti possibile, quindi è meglio pensare oltre le diapositive. Cerca di includere elementi visivi come immagini e video, audio e altri elementi per catturare l’attenzione del pubblico. Mantieni le cose semplici e fornisci nuove informazioni che il personale ha bisogno di ascoltare. Ritornare su vecchi argomenti che i dipendenti già capiscono, può rivelarsi una disfatta in situazioni come questa.

Potresti anche chiedere in anticipo ai dipendenti cosa vorrebbero sentire riguardo agli argomenti di cui parlerai. Ciò ti consentirà di preparare il contenuto che potrebbe essere di maggior valore per quella giornata.

Una volta completata la presentazione, dovresti assicurarti di esercitarti il più possibile per assicurarti che funzioni senza intoppi il giorno dell’incontro.

Suggerimenti per tenere il town hall meeting della tua azienda online

Fai un’introduzione concisa, usando delle soluzioni per rompere il ghiaccio

Per dare slancio all’incontro, l’introduzione dovrebbe essere breve e interattiva. Non ha senso passare molto tempo a dire alla gente cosa sta per succedere. Primo, lo sanno già perché hanno visto l’ordine del giorno e, secondo, stanno comunque per ascoltare gli oratori. Se le persone stanno assistendo da casa, ci sono molte distrazioni che possono sembrare più attraenti quando lo streaming non sta proponendo nulla di interessante.

È più utile far ambientare le persone con alcune soluzioni interattive per rompere il ghiaccio . Potrebbe trattarsi di un sondaggio, una domanda divertente o una storia inerente al punto che vuoi sollevare. Un’apertura di questo genere attira immediatamente l’attenzione e coinvolge le persone.

Celebra l’azienda

Vuoi promuovere un’atmosfera di solidarietà e comunità con il tuo staff riunito: quindi celebra i loro successi e le vittorie. Menziona i successi di individui o squadre. Evidenzia le pietre miliari che i membri dello staff hanno raggiunto. Parla dei risultati aziendali e dimostra che apprezzi il duro lavoro di tutti per la causa comune.

Lo spirito di squadra è fondamentale e questa è la tua opportunità per contribuire a svilupparlo. Forbes ha scoperto che i dipendenti che hanno agito in modo collaborativo si sono concentrati sui loro compiti il 64% più a lungo dei loro colleghi che hanno agito da soli. Questi dipendenti hanno anche riportato livelli di coinvolgimento più elevati, livelli di affaticamento inferiori e tassi di successo più elevati.

Dai voce ai dipendenti

Il town hall virtuale della tua azienda dovrebbe offrire l’opportunità di discutere di argomenti importanti per i dipendenti. Ecco perché consigliamo di dedicare del tempo a una sessione di domande e risposte dal vivo. È certamente utile invitare a inviare le domande in anticipo perché dà al management un’idea di ciò che potrebbe venire fuori e lo aiuta a prepararsi, ma dovresti anche consentire al personale di porre domande dal vivo come segno della dedizione dell’azienda alla trasparenza, all’apertura e all’onestà.

Dai ai capi dipartimento la possibilità di parlare

Lasciare che l’intero evento sia condotto dall’amministratore delegato può essere visto come segno di una visione ristretta dell’azienda. I membri dei team vogliono vedere i leader dei loro dipartimenti parlare per loro conto. Permettere ai vostri manager di alto livello di partecipare alla pianificazione dell’agenda e di annunciare le loro novità rende l’esperienza più inclusiva.

Scegli la giusta frequenza per i town hall meeting virtuali

La frequenza dei tuoi town hall virtuali dipende dalla natura della tua attività. Alcune aziende li tengono una volta a trimestre, altre una volta al mese. Se li fai troppo spesso, le persone saranno meno propense a partecipare perché possono diventare banali. Tuttavia, se li fai troppo di rado, perdi lo slancio con il senso di comunità che un town hall virtuale può promuovere.

Conclusione

Man mano che la maggior parte della vita moderna passa online, elementi della vita lavorativa come il town hall meeting aziendale cominciano a cambiare. Andare online ha senso per adattarsi al modo in cui lavoriamo e giochiamo oggi, offrendo la possibilità ai membri dello staff che vivono più lontano e non si recano sul posto di lavoro di partecipare e sentirsi membri preziosi della squadra. Inoltre, riunisce team di diversi territori e si adatta ai lavoratori flessibili. Tuttavia, è essenziale che tu scelga la piattaforma corretta per le tue esigenze.

Company Webcast è esperta nel fornire eventi online senza soluzione di continuità, con un’innovativa tecnologia peer-to-peer che assicura che tutti i partecipanti possano fruire di un’esperienza di qualità. Contattaci qui per maggiori informazioni.

Riferimenti e approfondimenti

  • Eventi ibridi
  • Che cos’è un webcast?
  • Soluzioni webinar di comunicazione interna
  • Forbes sul coinvolgimento dei dipendenti
  • Coinvolgimento dei dipendenti in Europa

Blog: Come organizzare e gestire un Capital Markets Day virtuale

Poiché più aspetti della nostra vita quotidiana sono online, sia a livello professionale che ricreativo, ha senso sposare l’idea di un Capital Markets Day (CMD) virtuale. Comunicare su Internet è un evento naturale per noi oggi e la tecnologia esistente lo rende accessibile e di valore.

Molte società stanno facendo già da apripista portando online i loro CMD. Ecco due esempi:

  • Bpost – Il gruppo delle poste belghe ha ospitato 26 persone che hanno partecipato fisicamente a un recente CMD, con altre 166 che guardavano online.
  • Aalberts NV – Il produttore olandese aveva circa 60 persone fisicamente presenti al proprio CMD, con 354 che visualizzavano il webcast online. Ciò significa che hanno raggiunto circa il 70% del loro gruppo target totale di circa 500 (potenziali) investitori.

Leggi questo articolo per scoprire i vantaggi di organizzare un Capital Markets Day virtuale, i diversi formati disponibili e come organizzarne uno online di successo.

Perché organizzare un Capital Markets Day virtuale

Esistono una serie di vantaggi nell’organizzare un Capital Markets Day virtuale, ma ecco quali sono i più importanti.

Una maggiore partecipazione

Offrendo la possibilità a investitori, analisti, giornalisti e dipendenti di guardare l’evento online, si riescono a raggiungere più persone rispetto a un evento dal vivo. I partecipanti non devono assentarsi dal lavoro, recarsi all’evento o prenotare un alloggio. Possono accedere al webcast a casa, in ufficio o in qualsiasi altro posto desiderino. Se non riescono ad assistere alle presentazioni in diretta, possono guardarle on-demand in un secondo momento visualizzando il video con i loro tempi.

In Company Webcast, abbiamo scoperto che all’evento CMD medio hanno partecipato in presenza 43 persone, con 411 spettatori online. Tenendo conto delle proporzioni di analisti, investitori attuali e potenziali (rispetto ai dipendenti), all’interno di entrambi i tipi di pubblico, abbiamo rilevato che un webcast ha raggiunto 4,2 volte di più  questi partecipanti chiave rispetto a un evento esclusivamente in presenza.

Portata globale migliorata

Non solo un CMD virtuale può aiutare a raggiungere più persone nel proprio Paese d’origine, ma può anche aumentare la portata in tutto il mondo. La nostra recente ricerca ha scoperto che ciò aiuta a diffondere il messaggio oltre i confini nazionali ed è uno dei motivi per cui il 95% dei CMD è tenuto in inglese.

Un webcast massimizza il ROI del CMD in quanto espone più potenziali investitori al tuo messaggio IR.

Rivela di più sul business

I tuoi investitori possono entrare in contatto con il CFO e l’AD in occasione di roadshow e altri eventi, ma il CMD è l’opportunità di presentarli a più membri del team manageriale che possono trasmettere informazioni pertinenti sui loro ruoli e progetti.

Passi per organizzare i Capital Markets Days virtuali

1. Scegliere il formato

Esistono tre modi diversi per creare un Capital Markets Day virtuale. Dovresti scegliere il formato che funziona meglio per te e le esigenze peculiari della tua organizzazione. Ecco quali sono le opzioni:

  • Solo on-demand: Il CMD si svolge in un luogo durante la giornata e il video dell’evento viene pubblicato online in un secondo momento. Ciò consente a più persone di scoprire cosa succede, sebbene debbano attendere fino a quando i partecipanti fisici non avranno ascoltato l’aggiornamento prima di ricevere le informazioni.
  • Solo online: Il CMD si tiene in un luogo a scelta dell’organizzazione, di solito presso la sua sede. Utilizzando Company Webcast, l’evento può anche essere trasmesso in streaming da uno dei nostri studi all’avanguardia, con partecipanti che si uniscono in remoto.
  • Ibrido: Il CMD si tiene in una sede specifica dove investitori e analisti possono partecipare in presenza. È offerto anche un webcast in diretta dell’evento a cui le persone possono accedere in remoto in tempo reale. Inoltre, i partecipanti possono recuperare l’evento in un secondo momento, se lo desiderano.

2. Decidere la struttura dell’evento

Un CMD è la tua opportunità per spiegare nel dettaglio la tua strategia, mostrare agli investitori attuali e potenziali come aggiungerai valore alla loro partecipazione e consentirai loro di incontrare figure manageriali che altrimenti non potrebbero conoscere in altri eventi.

Dovrai scegliere con attenzione quali informazioni condividere, chi parlerà e se c’è un tema che vorresti esplorare per l’evento. Considerando il crescente interesse per l’ESG, potresti voler concentrarti su questo argomento e su come si collega al tuo futuro processo decisionale, ad esempio.

Potresti avere, ad esempio, una sezione per analizzare le prestazioni recenti, un’altra per discutere obiettivi e traguardi e un’altra ancora per esaminare la strategia per raggiungerli. Dovresti anche concedere tempo per domande e risposte in modo che il tuo pubblico online possa interagire con te.

3. Invitare analisti e investitori

Inutile dire che dovresti invitare analisti e investitori a unirsi al tuo CMD. Invia loro il tuo invito, specificando quando si svolgerà l’evento e come accedervi, fisicamente o virtualmente.

Assicurati di dare loro un’idea del contenuto delle presentazioni che si svolgeranno il giorno dell’evento, nonché del tema o del messaggio che desideri promuovere durante l’evento stesso. Dovresti anche aggiungere dettagli su come possono iscriversi per partecipare all’evento in presenza o online.

Invia queste informazioni agli analisti e agli investitori a cui ti rivolgi o che desideri coinvolgere. È anche un’ottima idea pubblicare tali informazioni sul tuo sito web e sui social media affinché gli altri le trovino.

4. Semplificare la registrazione

Il CMD è la tua opportunità per presentare la tua storia, i tuoi successi e le tue strategie ai tuoi attuali e potenziali stakeholders nonché agli analisti sell-side. La piattaforma che utilizzi per il tuo CMD virtuale dovrebbe essere semplice da usare e offrire anche facilità di registrazione, in modo da poter coinvolgere quante più persone possibile.

5. Pubblicare un comunicato stampa

Puoi analizzare i punti principali del CMD in un comunicato stampa da emettere poco prima dell’evento. Racconta ai media di più su ciò che discuterai e annuncerai nella presentazione, tirando fuori i punti più degni di nota ed evidenziandoli.

È una buona idea includere citazioni di membri importanti del tuo team per aiutare i giornalisti a dare colore alle loro storie. Puoi anche fornire l’accesso al webcast per la stampa in modo che possa saperne di più dalla presentazione stessa e porre domande per chiarire eventuali punti.

Invia questo messaggio a tutti i giornalisti pertinenti della stampa del tuo settore per assicurarti di avere le migliori possibilità di ottenere una copertura per il tuo evento.

6. Misurare l’impatto

Il passaggio finale è valutare l’effetto del tuo CMD online. È stato un successo? Il pubblico ha avuto la possibilità di partecipare? Ha avuto un effetto positivo sulle percezioni degli analisti? Ha attirato più investitori?

Ci sono molte domande da porsi a questo punto e la risposta dipende interamente dalla soluzione che hai scelto.

Se stai usando Company Webcast, hai accesso ai dati proprietari di Euronext, il che rende facile vedere il quadro generale. Oltre alle consuete statistiche sulla partecipazione, puoi anche misurare le prestazioni di mercato della tua azienda e analizzare i partecipanti al mercato a seguito del tuo CMD virtuale o qualsiasi altra attività di relazioni digitali con gli investitori.

Best practice per i Capital Markets Days virtuali

Scegliere gli argomenti giusti per la discussione

Esistono molti argomenti che vorrai presentare al tuo pubblico nella giornata dedicata agli investitori, comprese quelle aree in cui stai eccellendo. Ma dovresti anche considerare a cosa sono interessati gli investitori e cosa li preoccupa riguardo agli emittenti da cui acquistano azioni.

Le questioni ambientali, sociali e di governo societario (ESG) sono prioritarie per molti investitori. Tanto che il più grande asset manager del mondo, BlackRock, sta attivamente votando contro o minacciando di votare contro i direttori di emittenti che, a suo dire, non hanno affrontato adeguatamente il cambiamento climatico. Anche la remunerazione dei dirigenti è in cima alla lista degli argomenti a cui gli investitori sono interessati.

Ricerca ciò che conta per i tuoi stakeholders target in tutti i diversi territori e assicurati di concentrarti su questo durante il CMD.

Preparare e provare

Un evento completamente virtuale comporta che i tuoi presentatori non sono nella stessa sala in cui si trova il pubblico, ma devono comunque prepararsi al meglio delle loro capacità. Semmai, la sezione Domande e risposte del webcast può essere più attiva, il che significa che esistono più opportunità per loro di essere colti di sorpresa da una domanda che non si aspettano. Ecco perché è importante provare ed esaminare le domande che i partecipanti potrebbero porre.

È altrettanto importante verificare se l’hardware e il software funzionano correttamente. Una prova consente di trovare gli angoli di ripresa ottimali, garantire il miglior suono e rendere l’illuminazione perfetta. Inoltre, i presentatori potrebbero non essere abituati alla tecnologia impiegata durante un Capital Markets Day virtuale, quindi fare prove dell’evento aiuterà ad alleviare le loro preoccupazioni.

Ricordare il marchio

“Le aziende che organizzano capital markets days virtuali devono pensare come i produttori di programmi TV per mantenere il pubblico coinvolto”. — Vladimir Zaluzhsky, capo delle comunicazioni e IR, Severstal

Il tuo marchio sarà sotto i riflettori e devi assicurarti che tutto ciò che accade durante il CMD si adatti all’immagine aziendale che desideri trasmettere. Ciò include la coerenza con gli sfondi che utilizzi per ciascun oratore e la visualizzazione del logo della tua azienda sullo schermo.

Questo è il motivo per cui gli studi di Company Webcast sono dotati di uno schermo verde. Puoi sovrapporre qualsiasi colore o immagine di tuo gradimento, oltre a sfruttare il nostro suono, illuminazione e troupe professionali.

Conclusione

Organizzare un Capital Markets Day virtuale è un ottimo modo per condividere la tua storia e la tua visione con i tuoi investitori retail, istituzionali e analisti. Offre l’opportunità di raggiungere più persone perché i partecipanti non devono richiedere ferie annuali, recarsi all’evento o trovare un alloggio.

La nostra esperienza mostra che sempre più aziende scelgono di trasmettere sul web il proprio CMD o di trasformarlo in un evento ibrido. In questo modo, riescono a convincere più persone di spessore a guardare i loro eventi dal vivo e rivedere lo stream registrato in un secondo momento. Ma, soprattutto, sono in grado di ampliare la propria portata oltre i confini nazionali, creare fiducia nel proprio marchio e consolidare la propria presenza sul mercato internazionale.

Se vuoi saperne di più sulle possibilità che potrebbe portare un Capital Markets Day virtuale, richiedi una demo della piattaforma di Company Webcast.

Riferimenti e approfondimenti

  • Informazioni sul webcast
  • Testimonianze di webcast aziendali
  • Capital Markets Day di Aalberts (Inglese)

IRO Guide: Come superare a pieni voti la riunione sui risultati semestrali

Fare chiarezza sulla vostra storia azionaria non è mai stato così importante per le relazioni con gli investitori di quanto lo sia ora. È più facile che mai per gli investitori raccogliere i dati dalle vostre comunicazioni e analizzarli utilizzando algoritmi informatici. Questo è il motivo per cui non ci si puo’ permettere incongruenze e sentimenti vaghi. Occorre assicurarsi di essere proattivi nel presentare una storia coinvolgente che offra solide ragioni per i giudizi che si ottengono e le stime che si realizzano. L’occasione ideale per iniziare a raccontare questa storia è la riunione sui risultati semestrali.

La riunione sui risultati semestrali consente di interagire con gli investitori e di tenerli aggiornati sui progressi conseguiti in vista del raggiungimento degli obiettivi fissati. Così facendo non si accresce soltanto la fiducia laddove si debba aggiungere o superare gli obiettivi fissati, ma si ha anche la possibilità di rassicurare gli azionisti sul fatto di agire sulla base di una strategia per prevenire eventuali cali di rendimento imprevisti.

Un sondaggio di PwC ha rilevato che il 90% degli investitori si forma un’impressione della qualità della gestione di una società in base alla qualità della sua rendicontazione. Tuttavia, solo il 28% ha confermato di ritenere che la direzione di queste società fosse sufficientemente trasparente riguardo alle metriche utilizzate per pianificare e gestire l’attività. Tenuto conto di queste due statistiche, è chiaro che gli IRO hanno molto lavoro da fare con le loro comunicazioni per infondere fiducia negli azionisti attuali e futuri.

È bene trasmettere sul web i risultati semestrali?

Molte importanti società stanno già scoprendo i vantaggi di trasmettere sul web le loro relazioni semestrali.

  • Il gigante della cancelleria, degli accendini e dei rasoi BIC ha recentemente deciso di trasmettere sul web le sue riunioni sui risultati semestrali per coinvolgere più parti interessate. L’azienda mirava a essere trasparente con gli investitori, oltre a comunicare i suoi risultati in contemporanea a tutte le parti interessate necessarie.Del suo gruppo target di parti interessate, sparse in Europa e negli Stati Uniti, BIC è riuscito a raggiungere il 90% in contemporanea, un risultato che non sarebbe stato possibile con un incontro solo fisico.
  • In passato la banca olandese Rabobank era solita organizzare una conferenza stampa in presenza, la presentazione degli analisti e le videochiamate di follow-up con i membri del consiglio per annunciare e illustrare i risultati. Portando l’intero evento online e consentendo a giornalisti e azionisti di porre domande, l’azienda ha garantito precisione e ha amplificato la risonanza dei suoi messaggi, oltre ad aumentare l’efficienza e il risparmio sui costi.

Gli eventi online sui risultati semestrali attirano più investitori, consentendo a coloro che non hanno potuto partecipare di persona di ottenere le informazioni di cui hanno bisogno non appena vengono comunicate. Anche gli eventi video interamente dal vivo suscitano fiducia e sono fonte di ispirazione. In tal modo è inoltre possibile lo svolgersi per intero di questi eventi, anche con molte parti del mondo che ancora subiscono le restrizioni dovute al COVID-19 relative al distanziamento sociale.

Come superare a pieni voti la riunione sui risultati semestrali

Ecco alcuni passaggi da seguire per garantire il successo della riunione sui risultati semestrali online:

1. Capire i requisiti

Il primo passo per creare un evento webcast periodico sulle relazioni con gli investitori di grande impatto è verificare di soddisfare i requisiti della legislazione locale e delle leggi applicabili in qualsiasi altro territorio in cui si opera.

Ciò potrebbe orientare la natura dell’evento, i tempi, il numero di parti interessate da coinvolgere, il lavoro di follow-up da eseguire e una serie di altri fattori che contribuiscono alla riunione sui risultati complessivi.

2. Elencare le attività di importanza critica per il progetto

Al fine di dare la migliore impressione sull’attività, é doveroso svolgere tutte le azioni di importanza critica prima della riunione sui risultati semestrali .

  • Informare il mercato della data della comunicazione
  • Redigere una scaletta per l’evento
  • Confrontare i risultati della propria società con il mercato
  • Scrivere comunicati stampa per sintetizzare i risultati in istantanee facilmente comprensibili
  • Creare le diapositive per la presentazione
  • Produrre le tabelle finanziarie per la distribuzione a tutte le parti interessate
  • Elencare le informative relative ai risultati
  • Raccogliere le previsioni degli analisti sulla posizione finanziaria della società per il resto dell’esercizio finanziario e oltre

3. Definire il protocollo della riunione

È bene considerare come si svolgerà la riunione. Ciò significa pensare a come garantire la chiarezza richiesta consentendo alle parti interessate di apportare contributi o di porre domande durante l’evento. Sebbene questa interazione sia importante, è anche facile che renda meno incisiva l’esperienza e distolga l’attenzione dalla dinamica dell’incontro. Quindi, è qui che occorre trovare un giusto equilibrio.

Forte dell’esempio di Rabobank, l’azienda ha scelto di consentire ai giornalisti di porre domande durante la presentazione utilizzando una funzione di chat individuale, mentre gli investitori hanno potuto porgere domande successivamente in una chiamata integrata nell’evento.

4. Decidere le soluzioni tecnologiche da utilizzare

Le modalità di organizzazione della riunione sui risultati semestrali o annuali dipendono dalle esigenze della propria attività. È possibile scegliere tra le tre opzioni seguenti:

Tipo di riunione Definizione
Solo in presenza

Si tratta di un incontro tradizionale in cui gli investitori devono recarsi fisicamente nel luogo stabilito per partecipare. Significa che molte parti interessate non possono partecipare, a causa del luogo e, potenzialmente, della tenuta dell’evento durante la settimana lavorativa.
Riunione in presenza trasmessa in streaming Ciò consente a coloro che non possono partecipare all’evento di guardarlo dal vivo in streaming sui propri dispositivi. Tuttavia, non possono contribuire all’incontro come farebbero se fossero presenti di persona. Sono solo osservatori passivi.
Riunione ibrida Una riunione ibrida è un incontro che si tiene in un luogo fisico e in presenza dei partecipanti,  ma che consente anche la partecipazione a distanza. I partecipanti online possono porre domande tramite la piattaforma utilizzata per la diretta streaming della riunione. Ciò consente a coloro che non possono prendere parte all’incontro fisico a causa di vincoli di posizione o di tempo di impegnarsi pienamente con l’emittente.
Webcast online Si tratta di un incontro che si svolge interamente online. Tutti i partecipanti vi prendono parte a distanza tramite webcast. A seconda della piattaforma utilizzata, potrebbero esserci diverse opzioni di partecipazione. Ad esempio, con Company Webcast, gli utenti possono compiere molte operazioni, tra cui votare e porre domande tramite chat.

 

5. Attenzione ai rallentamenti

La pianificazione preliminare è la chiave per garantire il successo di una riunione sui risultati semestrali. Per avere tutto pronto per il giorno della riunione, è necessario lavorare a ritroso e fissare scadenze realistiche per una serie di attività necessarie che altrimenti potrebbero causare ritardi e rallentamenti.

Uno di questi problemi è in fase di approvazione dal comitato di revisione, che deve garantire l’integrità delle metriche finanziarie che si desidera annunciare. Ci vuole tempo perché tale comitato valuti a fondo le relazioni e le valutazioni sulla rendicontazione finanziaria. Ciò significa che è necessario fornire al comitato la relazione in tempo utile per consentire ai membri di completare la relazione della società di revisione prevista per legge, quindi dare l’approvazione e mantenere il flusso di lavoro.

Collaborare con il proprio comitato di revisione, il proprio team legale e tutte le altre parti interessate interne per creare un calendario realistico per avere tutto pronto per la riunione; quindi attenersi a quella linea temporale.

6. Tenere conto dei messaggi chiave

Quali sono le metriche importanti relative alle proprie informazioni finanziarie che devono essere evidenziate nella riunione sui risultati? Questo dovrebbe includere i risultati positivi, ma anche quelli che sono scesi al di sotto delle aspettative. Si tratta delle cifre chiave, che sono importanti per la trasparenza e la fiducia.

Estrarre quelli che sono valori anomali significativi rispetto alle linee guida o alle aspettative. Condividere questi elementi salienti con il pubblico rende le informazioni facili da comprendere e racconta la propria storia nel modo più chiaro possibile.

È necessario analizzare a fondo i risultati al fine di fornire la narrazione più coerente possibile dei principali argomenti che interessano la società, dove si trova la società e quali sono le proiezioni per la seconda metà dell’anno.

7. Prepararsi per la sessione di domande e risposte

Ci sarà una sessione di domande e risposte dopo la presentazione dei risultati e il proprio AD e altri relatori devono essere pienamente informati e resi edotti prima di rispondere alle domande. Questo è il momento ideale per coinvolgere gli azionisti e offrire risposte chiare ed esaustive.

Dopo aver analizzato i risultati, si sarà in grado di prevedere molte delle domande che il pubblico potrebbe porre, quindi è bene assicurarsi di esaminare questi scenari con i relatori prima della riunione sui risultati. Tuttavia, vale anche la pena esercitarsi con altri membri del team che pongano domande a braccio in modo che i relatori possano metterli in campo e abituarsi a rispondere agevolmente in caso di domande impreviste.

È una buona idea avere tutti gli elementi e le cifre principali a portata di mano e su un foglio di carta in modo da poterli facilmente consultare quando si risponde alle domande.

8. Rivedere le proprie linee guida

Laddove si forniscano delle linee guida, è bene esaminare se sia necessaria una revisione alla luce del mercato e del proprio rendimento. Sono avvenuti cambiamenti radicali tali da incidere sul bilancio nella prima metà dell’anno? È altresì bene pensare a quanto si possa essere precisi, considerati tutti i fattori esterni. Una buona regola è quella di promettere meno di ciò che si pensa di poter realizzare. Concedersi un po’ di margine di emergenza, se necessario.

Assicurarsi di essere aperti e onesti sui motivi alla base del rendimento aziendale e di rivedere le proprie linee guida. È bene indicare se i fattori alla base della decisione sono temporanei o se costituiranno modifiche in corso al proprio modello aziendale. Ciò fornisce chiarezza per gli investitori.

9. Fare le prove della riunione

Provare il contenuto della riunione non solo aiuta i relatori a familiarizzare con il copione e i messaggi chiave, ma aiuta anche a verificare che abbia senso, copra tutte le tematiche di base e non sia ripetitivo. Tutto questo è più facile da verificare leggendolo ad alta voce.

Fare una prova in anticipo contribuirà a tenere la riunione sui risultati semestrali in un’atmosfera più rilassata e naturale. In tal modo il pubblico segue con maggiore facilità e si garantisce che i relatori sembrino sicuri del messaggio che trasmettono.

10. Mantenere viva l’interazione

Elemento cruciale é il coinvolgimento degli investitori. Essi contribuiscono alla crescita ed al successo dell’attività aziendale. Si tratta di parti interessate importanti per la crescita di successo dell’attività aziendale e dovrebbero poter dire la loro sui risultati finanziari e sentirsi coinvolti. Il webcast offre l’opportunità di interagire con gli azionisti di tutto il mondo , che essi siano presenti all’evento o a distanza perché impossibilitati a partecipare di persona.

Sono disponibili una serie di funzioni (invio messaggi e chiamate) che permettono di interagire e di partecipare alla riunione attraverso un’integrazione perfetta all’evento stesso.

Conclusioni

Con la trasparenza e l’impegno in cima alla lista delle priorità per gli IRO, il webcasting della riunione sui risultati semestrali o della relazione annuale è la soluzione perfetta per curare le relazioni con gli investitori. In conformità con la legislazione locale, si dovrebbe anche essere in grado di trasmettere in streaming l’assemblea generale annuale della propria azienda e molti altri tipi di eventi. Qualunque sia lo stile scelto, che si tratti di trasmettere in live streaming una riunione in presenza, tenere un evento ibrido o trasmettere completamente online, esiste un metodo di webcasting che fa per voi.

Per saperne di più sul webcasting della riunione sui risultati semestrali, è possibile richiedere subito una demo con Company Webcast.

 

 

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