Un town hall meeting aziendale è l’occasione perfetta per le organizzazioni per coinvolgere i loro dipendenti. Chiamate anche riunioni con tutto il personale o riunioni con tutte la la forza lavoro, questi eventi si sono storicamente concentrati sulla comunicazione unidirezionale, dal management verso il personale. Ma adesso le cose sono cambiate. I town hall migliori e più efficaci consistono in un dialogo collaborativo per aiutare a creare una serie di obiettivi condivisi per tutti i dipendenti.
Secondo uno studio di Forbes, il 74% dei dipendenti afferma di essere più efficace nel proprio lavoro quando si sente ascoltato. Il town hall aziendale è un luogo importante per realizzare questo obiettivo.
Coinvolgere i dipendenti in modi sempre migliori è sempre più importante. Questo è particolarmente vero in Europa, dove la società di sondaggi Gallup ha riferito che i tassi di coinvolgimento dei dipendenti sono in stagnazione. Allo stesso tempo, continuano a crescere negli Stati Uniti.
Un altro fattore è l’ufficio da remoto. La percentuale di lavoratori da casa in Europa è aumentata dal 5% al 12,3% dall’inizio della pandemia di COVID, presentando ulteriori sfide alle organizzazioni che stanno cercando di coinvolgere i lavoratori. È qui che entra in gioco il town hall meeting virtuale aziendale
Che cos’è esattamente un town hall meeting virtuale aziendale?
Un town hall meeting virtuale aziendale è una variante online del tradizionale evento di persona. Potrebbe trattarsi di una riunione completamente virtuale a cui tutti i partecipanti si uniscono sui loro vari dispositivi. In alternativa, potrebbe essere un evento ibrido in cui alcune persone partecipano dal vivo e altre partecipano a distanza.
Di solito, l’incontro coinvolge l’intera azienda. È un’opportunità per aggiornare il personale sugli sviluppi più recenti e per garantire che tutti siano allineati con la missione e gli obiettivi generali dell’azienda. Il town hall aziendale è anche un’opportunità per i dipendenti per entrare in contatto con la direzione e chiarire eventuali aree di interesse.
Un town hall virtuale si svolge utilizzando la tecnologia di videoconferenza o di webcasting, come Company Webcast.
Perché dovrei svolgere il mio town hall meeting online?
Ci sono una serie di motivi per tenere online il tuo town hall.
- Il lavoro a distanza è una pratica sempre più comune ed un evento virtuale rende la partecipazione più facile per chi lavora da casa. Anche prima della pandemia, lavorare da casa stava diventando sempre più un’abitudine. Un town hall virtuale riflette semplicemente questo cambiamento nel nostro modo di lavorare.
- Allo stesso modo, accordi di lavoro flessibili significano che non tutti sono sul posto contemporaneamente o in grado di essere fisicamente presenti nel luogo della riunione quando l’evento è programmato. Ad esempio, se tieni il tuo town hall alle 9 del mattino, questo rende la partecipazione all’incontro fisico difficile per i genitori che iniziano la giornata lavorativa più tardi, dopo aver portato i figli a scuola. Tuttavia, è probabile che saranno in grado di accompagnare i propri figli e poi tornare a casa in tempo per partecipare alla versione virtuale.
- Potresti anche avere dipendenti che lavorano in varie sedi. Piuttosto che occupare il loro tempo chiedendo loro di partecipare all’evento di persona e spendere soldi in viaggi e alloggi, consenti loro di collegarsi da casa o dall’ufficio per partecipare. Si tratta di un uso più efficiente del loro tempo, che consente di risparmiare i fondi dell’azienda ed è anche migliore per l’ambiente.
Town hall virtuale vs ibrido
Ecco un confronto tra town hall meeting virtuali e ibridi:
| Completamente virtuale | Ibrido |
|---|---|
● Nessun costo per la sede | ● Offre maggiore flessibilità e convenienza in quanto il personale può scegliere l’opzione più congeniale |
Entrambi i tipi di riunioni aziendali online offrono il vantaggio che l’incontro può continuare anche in caso di condizioni meteorologiche avverse. I partecipanti sarebbero anche minimamente influenzati da impedimenti come lavori stradali e incidenti che potrebbero ritardare significativamente un town hall in presenza.
Un altro vantaggio degli eventi sia completamente virtuali che ibridi è che hai una registrazione della riunione da conservare e rendere disponibile sull’intranet dei tuoi dipendenti per chiunque non abbia potuto partecipare o per consentire al personale di rivederla, se lo desidera.
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Come si pianifica un town hall meeting virtuale?
1. Scegli la tua piattaforma
La piattaforma che utilizzi è importante per il successo del tuo town hall virtuale. Dovrebbe essere stabile e sicura, nonché in grado di assorbire una grande quantità di traffico, in particolare se lavori per una multinazionale. Dovresti cercare uno strumento creato appositamente per questo tipo di eventi, piuttosto che una semplice soluzione di videoconferenza. È necessario accedere alla tecnologia specializzata che consente di trasmettere eventi in streaming su larga scala.
Dovrebbe anche essere il più semplice possibile per gli utenti partecipare.
Se stai attualmente valutando soluzioni per il tuo town hall online, ti invitiamo a provare Company Webcast. La piattaforma crea webcast fluidi e professionali da oltre 15 anni ed è certificata ISO (27001), il che significa che è in grado di proteggere le tue informazioni sensibili. Puoi partecipare a sondaggi e fare domande. I tuoi partecipanti godranno di un’esperienza utente semplice con semplici procedure di registrazione, invito e accesso.
2. Definisci l’obiettivo dell’incontro
Ogni town hall meeting deve avere un obiettivo: una ragione per svolgersi e un’area di lavoro dell’organizzazione su cui concentrarsi. Questo potrebbe essere un importante sviluppo del business, come discutere le cifre di vendita o i dettagli che i dipendenti devono sapere sul lancio di un nuovo prodotto. Potrebbe anche servire a promuovere la fiducia all’interno dell’azienda o a dare motivazione.
L’obiettivo ti aiuta a pianificare l’agenda giusta, decidere i relatori e capire se hai bisogno di sessioni o esercizi di gruppo, ad esempio.
3. Imposta una data fissa
Dovresti fissare una data per il town hall il prima possibile, per dare alle persone il preavviso più ampio possibile. Nel definire l’ora e il giorno, dovresti prendere in considerazione la disponibilità del tuo personale. Ciò potrebbe comportare la riflessione su fusi orari diversi e dipendenti che potrebbero lavorare in paesi in cui la settimana lavorativa è diversa da quella del paese in cui ti trovi. Ma potrebbe anche voler dire il non tenere la riunione troppo presto o troppo tardi nella giornata lavorativa, in modo da non escludere i lavoratori flessibili.
4. Costruisci un’agenda strutturata in modo chiaro
Una volta che conosci la data dell’evento, puoi costruire l’agenda della riunione tenendo presente l’obiettivo. Questo ti aiuta a scegliere i relatori e a pianificare le presentazioni in modo da mantenere l’interesse dei partecipanti, e fornisce anche le informazioni che devi impartire.
Assicurati di non dedicare troppo tempo a un’area particolare, poiché è necessario che tutte le persone siano coinvolte. C’è anche il rischio di cercare di adattarsi troppo. Piuttosto, scegli due o tre aree cruciali che si riferiscono all’obiettivo e concentrati su di esse. Gli argomenti trattati devono aggiungere valore ai dipendenti. Altrimenti, potrebbero distrarsi e smettere di ascoltare.
5. Invia gli inviti alle riunioni
Una volta stabiliti la data e l’ordine del giorno, è il momento di invitare il tuo staff. Includi l’agenda in modo che sappiano cosa aspettarsi e stabilisci i dettagli di come si svolgerà l’evento durante la giornata. Questo dovrebbe spiegare come funzionerà il live stream, cosa ci si aspetta dai partecipanti durante la riunione e quando avranno la possibilità di contribuire. Inoltre, annota i requisiti tecnici per partecipare alla riunione e i dettagli su chi contattare in caso di problemi.
6. Prepara la tua presentazione
Le presentazioni dovrebbero essere il più coinvolgenti possibile, quindi è meglio pensare oltre le diapositive. Cerca di includere elementi visivi come immagini e video, audio e altri elementi per catturare l’attenzione del pubblico. Mantieni le cose semplici e fornisci nuove informazioni che il personale ha bisogno di ascoltare. Ritornare su vecchi argomenti che i dipendenti già capiscono, può rivelarsi una disfatta in situazioni come questa.
Potresti anche chiedere in anticipo ai dipendenti cosa vorrebbero sentire riguardo agli argomenti di cui parlerai. Ciò ti consentirà di preparare il contenuto che potrebbe essere di maggior valore per quella giornata.
Una volta completata la presentazione, dovresti assicurarti di esercitarti il più possibile per assicurarti che funzioni senza intoppi il giorno dell’incontro.
Suggerimenti per tenere il town hall meeting della tua azienda online
Fai un’introduzione concisa, usando delle soluzioni per rompere il ghiaccio
Per dare slancio all’incontro, l’introduzione dovrebbe essere breve e interattiva. Non ha senso passare molto tempo a dire alla gente cosa sta per succedere. Primo, lo sanno già perché hanno visto l’ordine del giorno e, secondo, stanno comunque per ascoltare gli oratori. Se le persone stanno assistendo da casa, ci sono molte distrazioni che possono sembrare più attraenti quando lo streaming non sta proponendo nulla di interessante.
È più utile far ambientare le persone con alcune soluzioni interattive per rompere il ghiaccio . Potrebbe trattarsi di un sondaggio, una domanda divertente o una storia inerente al punto che vuoi sollevare. Un’apertura di questo genere attira immediatamente l’attenzione e coinvolge le persone.
Celebra l’azienda
Vuoi promuovere un’atmosfera di solidarietà e comunità con il tuo staff riunito: quindi celebra i loro successi e le vittorie. Menziona i successi di individui o squadre. Evidenzia le pietre miliari che i membri dello staff hanno raggiunto. Parla dei risultati aziendali e dimostra che apprezzi il duro lavoro di tutti per la causa comune.
Lo spirito di squadra è fondamentale e questa è la tua opportunità per contribuire a svilupparlo. Forbes ha scoperto che i dipendenti che hanno agito in modo collaborativo si sono concentrati sui loro compiti il 64% più a lungo dei loro colleghi che hanno agito da soli. Questi dipendenti hanno anche riportato livelli di coinvolgimento più elevati, livelli di affaticamento inferiori e tassi di successo più elevati.
Dai voce ai dipendenti
Il town hall virtuale della tua azienda dovrebbe offrire l’opportunità di discutere di argomenti importanti per i dipendenti. Ecco perché consigliamo di dedicare del tempo a una sessione di domande e risposte dal vivo. È certamente utile invitare a inviare le domande in anticipo perché dà al management un’idea di ciò che potrebbe venire fuori e lo aiuta a prepararsi, ma dovresti anche consentire al personale di porre domande dal vivo come segno della dedizione dell’azienda alla trasparenza, all’apertura e all’onestà.
Dai ai capi dipartimento la possibilità di parlare
Lasciare che l’intero evento sia condotto dall’amministratore delegato può essere visto come segno di una visione ristretta dell’azienda. I membri dei team vogliono vedere i leader dei loro dipartimenti parlare per loro conto. Permettere ai vostri manager di alto livello di partecipare alla pianificazione dell’agenda e di annunciare le loro novità rende l’esperienza più inclusiva.
Scegli la giusta frequenza per i town hall meeting virtuali
La frequenza dei tuoi town hall virtuali dipende dalla natura della tua attività. Alcune aziende li tengono una volta a trimestre, altre una volta al mese. Se li fai troppo spesso, le persone saranno meno propense a partecipare perché possono diventare banali. Tuttavia, se li fai troppo di rado, perdi lo slancio con il senso di comunità che un town hall virtuale può promuovere.
Conclusione
Man mano che la maggior parte della vita moderna passa online, elementi della vita lavorativa come il town hall meeting aziendale cominciano a cambiare. Andare online ha senso per adattarsi al modo in cui lavoriamo e giochiamo oggi, offrendo la possibilità ai membri dello staff che vivono più lontano e non si recano sul posto di lavoro di partecipare e sentirsi membri preziosi della squadra. Inoltre, riunisce team di diversi territori e si adatta ai lavoratori flessibili. Tuttavia, è essenziale che tu scelga la piattaforma corretta per le tue esigenze.
Company Webcast è esperta nel fornire eventi online senza soluzione di continuità, con un’innovativa tecnologia peer-to-peer che assicura che tutti i partecipanti possano fruire di un’esperienza di qualità. Contattaci qui per maggiori informazioni.
Riferimenti e approfondimenti
- Eventi ibridi
- Che cos’è un webcast?
- Soluzioni webinar di comunicazione interna
- Forbes sul coinvolgimento dei dipendenti
- Coinvolgimento dei dipendenti in Europa
