Een verademing voor interne communicatie: webinars!

Ga er maar aan staan. Je organisatie heeft meerdere vestigingen. Maar je kunt niet fysiek samenkomen. Iedereen op de hoogte houden en betrekken bij de belangrijkste beslissingen en ontwikkelingen is wél een must. Grote kans dat je dat nu via teams, meets of zoom doet. De vraag naar een meer professionele oplossing neemt toe. En die is er: een webinar.

Online meeten is geen keuze. Andere opties zijn er op dit moment niet. We doen alles online. Hóé je online bijeenkomt is wel een keuze. Gebruik maken van standaardopties als Microsoft Teams, Google Meets of Zoom ligt voor de hand. Die ken je, daar vergader je al mee. En toen kwam de ‘maar’. Maar bereik je écht de medewerkers? Heeft het de impact die je voor ogen had? Of wil je meer?

De 7 voordelen van een webinar

Een webinar is het betere alternatief voor de jaarlijkse fysieke personeelsbijeenkomst of andere interne contactmomenten waar informatie delen met en betrokkenheid van medewerkers van groot belang is. Let wel: een professioneel georganiseerde webinar. De 7 grootste voordelen op een rij.

1. Webinars bieden een betere audio- en video-ervaring. Je bent verzekerd van goed geluid en goed beeld, door hi-tech apparatuur en uitzendingen in HD-kwaliteit. 
2. Met webinars heb je geen zorgen over techniek. Geen ingewikkelde inlog voor kijkers en bovendien heb je de zekerheid van een betrouwbare en veilige verbinding.
3. Webinars zijn in je corporate identiteit. Geen spreker achter een laptop in de huiskamer, maar een presentator in een professionele studiosetting, in de look-and-feel van je eigen organisatie.
4. Goede webinars zijn all-in geregeld. Je hoeft daar simpelweg zelf niets voor te doen. Alles wordt geregeld. Tot en met de make-up van de sprekers. Ook als je besluit de webinar vanuit je eigen bedrijf uit te zenden.
5. Webinars zijn inspirerend. Met Q&A’s en polls maak je een webinar interactief en attractief. Kijkers blijven “bij de les” en betrokken, zo maak je van een meeting een ervaring die blijft hangen.  
6. Webinars hebben een hoog bereik. Zijn medewerkers verhinderd? Dan kijken ze de opgenomen versie wanneer het ze uitkomt: on-demand. In HD, op elk device. Zo bereik je rond de 80 procent van je doelgroep.
7. Webinars zijn waardevol. Uit die interactie haal je veel nuttige feedback en informatie. Gegevens die je inzet in het voordeel van eigen je organisatie. 

Een professionele webinar als alternatief voor fysieke bijeenkomsten

Als de vraag van vandaag is: Wat is het beste alternatief voor fysieke bijeenkomsten? Dan snap je inmiddels dat het antwoord luidt: Dat doen we online. Dan is het alleen nog een kwestie van kiezen tussen een standaardoplossing of een op maat gemaakt webinar. Wat je ook kiest, online meeten is hoe dan ook duurzamer dan fysiek bij elkaar komen: medewerkers hoeven er niet voor te reizen en de CO2-uitstoot is dus een stuk lager. 

Van alternatief naar andere manier van werken

Toegegeven, webinars zijn duurder dan een meeting via een bestaand vergaderplatform. Alleen, zaalhuur met catering is nog altijd een stuk kostbaarder. Want kijk en denk eens verder dan vandaag en morgen. Ga er vanuit dat in de nabije toekomst er minder (massale) bijeenkomsten zullen zijn. Dat minder mensen dit ook willen en dat bedrijven inzien dat het slimmer, efficiënter en voordeliger kan én moet.  

Voor reguliere vergaderingen werken teams, meets en zoom prima, we doen dat niet voor niets massaal. Voor meer impactvolle, grotere meetings valt er veel te zeggen voor de professionele kracht van goed georganiseerde webinars. Hiermee maak je bij je volgende interne communicatiemoment een belangrijk verschil.

Alles valt of staat uiteindelijk bij de uitvoerende partij voor je webinar. Kies voor zekerheid, voor ervaring en een bewezen track-record. Lees ter inspiratie eens de succesvolle verhalen van Athora en VDAB, 2 bedrijven die een webinar inzetten voor hun interne communicatie.

Wilt u webinars inzetten als onderdeel van uw interne communicatiestrategie en zoekt u hierbij hulp of inspiratie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen of een paar van onze gratis tools te downloaden.

Waarom het AVA-seizoen 2021 anders dan anders wordt (En hoe u zich hierop kunt voorbereiden)

Het 2020-seizoen voor Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders (AVA) kende een aantal grote uitdagingen vanwege de corona-epidemie die zich door heel Europa een weg baande. Veel aandeelhoudersvergaderingen werden uitgesteld of vonden op andere wijze plaats, waarbij bedrijven hun aanwezigheids- en stemprocedures moesten aanpassen, rekening houdend met de beperkingen op grote bijeenkomsten en de regelgeving in hun land.

Een van de grote hindernissen die werden opgeworpen door corona was de beperkte mogelijkheid tot het live uitbrengen van stemmen. Bedrijven gingen op zoek naar alternatieven om aandeelhouders toch de mogelijkheid te bieden om vragen te stellen. In heel Europa werden vanwege de unieke omstandigheden noodwetten aangenomen die ondernemingen in staat stelden aanpassingen te doen om toch te kunnen voldoen aan hun verantwoordelijkheden jegens aandeelhouders, zonder het organiseren van reguliere bijeenkomsten.

Binnen de belangrijkste Europese markten werd het live stemrecht voor aandeelhouders in 79,6% van de gevallen ingeperkt. Deze restricties golden in meer dan 90% van de gevallen voor AVA’s in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Zwitserland en Italië, en in meer dan driekwart van de gevallen in Nederland. Daar staat tegenover dat slechts bij 2,85% van de Spaanse aandeelhoudersvergaderingen sprake was van beperkingen met betrekking tot live stemmen. In Denemarken waren er zelfs geheel geen beperkingen. Een koninklijk decreet in België stelde bedrijven in staat aandeelhouders te verplichten hun stem door een vertegenwoordiger te laten uitbrengen, dan wel elektronisch te stemmen, voorafgaand aan de AVA. Hierdoor konden veel investeerders hun stem niet live uitbrengen.

Toen de realiteit van de voortdurende pandemie steeds duidelijker zichtbaar werd,
maakten veel bedrijven wereldwijd gebruik van de tijdelijk versoepelde regels en organiseerden zij hun evenementen geheel online of gebruikten ze een hybride format. En zonder stip aan de horizon met een vaste datum waarop grote bijeenkomsten weer zijn toegestaan, lijkt het erop dat ook in 2021 de aandeelhoudersvergaderingen op
virtuele wijze zullen worden georganiseerd.

Download het volledige eBook ontdek wat u in 2021 kunt verwachten, hoe u zich kunt voorbereiden en waarom het misschien wel de blauwdruk voor de toekomst vormt. 

Webinars: een van de meest effectieve marketing tools

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen. Webinars zijn een van de meest effectieve tools voor b2b marketing volgens recent onderzoek van het Content Marketing Institute. Enerzijds zorgen ze ervoor dat nieuwe leads binnenkomen en anderzijds zijn ze succesvol in het omzetten van leads naar conversies.

Niet alleen voor marketingdoeleinden als ‘top of the funnel’ lead generatie doen webinars het goed. Webinars hebben meerdere toepassingen, zoals het versterken van interne- en/of externe communicatie en het bereiken van trainingsdoeleinden. Zo maakt KLM het mogelijk om transparant en direct te communiceren met haar werknemers door middel van webinars en gebruikt ESA (European Society of Anaesthesiology) webinars om kennis te delen onder Europese anesthesisten.

Kortom, een webinar zou eigenlijk een standaard onderdeel van de marketingmix moeten zijn. Echter, slechts 57% van de marketeers geeft in datzelfde onderzoek aan al gebruik te maken van webinars, een gemiste kans!.

Een webinar organiseren hoeft gelukkig niet moeilijk te zijn, maar het is wel handig als je weet waar je op moet letten. Om je op weg te helpen en tijd te besparen, is onderstaande infographic ontwikkeld met daarin een overzicht van de belangrijkste stappen. Door de stappen te volgen uit het infographic worden je webinars een gegarandeerd succes.

Een goed begin is meer dan de helft van het werk

De infographic laat zien dat de voorbereiding het allerbelangrijkste is en ook het meeste tijd in beslag neemt. Begin daarom ruim van tevoren. Aangeraden wordt om zes weken van tevoren al met de voorbereiding te beginnen. In principe is vier weken ook mogelijk al is dit aan de krappe kant omdat je minder tijd hebt voor bijvoorbeeld de promotie van het webinar – een essentieel onderdeel in de organisatie van een succesvol webinar.

Wat en Wie wil je precies bereiken?

Denk goed na wat en wie je precies wilt bereiken met een webinar. Wil je bijvoorbeeld leads genereren? Wil je intern een belangrijke management update communiceren aan het personeel? Wil je klanten of medewerkers trainen? Hoe specifieker de doelgroep des te beter je de content kan afstemmen op de specifieke behoefte van die groep. Gebruik eventueel buyer persona’s om de doelgroep echt af te bakenen.

Stel vervolgens meetbare doelen op. Als je bijvoorbeeld leads wilt genereren, hoeveel leads wil je dan binnenhalen? Hoeveel kijkers wil je trekken? Ben je op zoek naar een bepaalde tevredenheidsscore of een bepaalde mate van betrokkenheid? Stel je doelen SMART op en gebruik deze als leidraad tijdens het hele traject.

Stem tenslotte de content af op de doelgroep. Hoe relevanter en interessanter het onderwerp is voor je doelgroep hoe groter de kans is op aanmeldingen, hoe groter de betrokkenheid is tijdens het kijken én hoe groter de kans is op een hoge waarderingsscore. Ook voor de onderwerpskeuze geldt: hoe specifieker, hoe beter. Een goed onderwerp geeft antwoord op een specifiek probleem. Een onderwerp als ‘Introductie van onze nieuwe productlijn’ vertelt een potentiële kijker niet hoe dat onderwerp zijn of haar specifieke probleem zal oplossen. ‘Hoe kunt u betere resultaten behalen met Twitter advertising?’ is al een stuk concreter en verwacht mag worden dat in het webinar een oplossing geboden zal worden.

Presenteren is een vak

Het presenteren van een webinar is anders dan presenteren voor een groep mensen. Bij een ‘normale’ presentatie presenteer je voor een groep mensen en praat je tegen die groep. Je ziet de mensen en de gezichten en kan je makkelijk richten tot een bepaald persoon. Bij een webinar praat de spreker in feite tegen een camera. Zeker als je dat voor de eerste keer doet, kan het raar aanvoelen. Het lijkt alsof je tegen jezelf aan het praten bent. Oefen daarom van tevoren voor de camera te spreken zodat het op de dag zelf natuurlijk zal aanvoelen.

Vergeet niet recht in de camera te kijken. Kijkers kunnen namelijk jouw ogen volgen. Als je links of rechts in de hoek kijkt, waar misschien een auto-cue staat, dan zien kijkers dat. Blijf daarom recht in de camera kijken alsof je direct tegen de kijker aan het spreken bent. Kies daarom bij voorkeur voor een spreker die gewend is voor de camera te spreken.

Maak gebruik van een webinar host

Een webinar host is een goede en welkome aanvulling bij een webinar. Een host zorgt bij de start van het webinar voor een krachtige introductie. Daarmee worden de deelnemers vanaf het begin gebonden aan het webinar. Vervolgens leidt de host het gesprek en stelt hij of zij de juiste vragen om zo het gesprek op gang te houden en de interactie met de deelnemers in goede banen te leiden. Op deze manier zorgt een host voor meer dynamiek in het webinar.

Met een host hoeft de spreker tijdens de uitzending niet te multitasken en zich bezig te houden met het bekijken en behandelen van inkomende vragen en poll resultaten. Hij kan zich volledig richten op zijn presentatie wat de kwaliteit van het webinar ten goede komt.

Vergeet niet te promoten

Uiteraard is de content van een webinar belangrijk. Maar als niemand op het webinar afkomt dan is alle moeite voor niks. Om zoveel mogelijk deelnemers voor het webinar te trekken, begin je op tijd met het promoten ervan. Plan het webinar op een tijdstip dat jouw doelgroep het beste uitkomt. Promoot het webinar zoveel mogelijk op kanalen waar je doelgroep ook te vinden is met een boodschap die hen aanspreekt.

Begin ruim van tevoren met het promoten van het webinar en promoot vooral in de laatste week voor het webinar. Het is namelijk niet ongewoon dat in de laatste week meer dan de helft van de inschrijvingen pas binnenkomen. Schrik daarom niet als aan het begin van de promotie het aantal aanmeldingen achterloopt op de verwachtingen. De meeste inschrijvingen volgen meestal pas in de week voor de uitzending. Ook op de dag ervoor en zelfs op de dag van het webinar kun je nog inschrijvingen verwachten. Het voordeel van een webinar is dat het een online event is. Mensen kunnen dus last-minute besluiten alsnog deel te nemen aan het webinar.

Bereik de doelgroep live, maar ook achteraf

Een webinar is het geschenk dat blijft geven! Webinars kunnen on demand worden bekeken, waardoor het bereik en de impact van uw bericht tot lang na de live uitzending doorgaan. Goed ontworpen webinars zijn ook geoptimaliseerd voor SEO om de vindbaarbaarheid op Google te verbeteren. Een webinar zou je dus kunnen beschouwen als een eenmalige investering waar je lang van kunt profiteren.

Wil je zeker zijn van het organiseren van een succesvol webinar? Download dan hier de inforgraphic.