[IRO Guide] Hoe organiseert u een geslaagde presentatie van uw halfjaarcijfers?

Helderheid bieden over uw equity story was nog nooit zo belangrijk voor uw investeerdersrelaties als nu. Het is voor investeerders eenvoudiger dan ooit om uit uw communicatie gegevens te destilleren en deze met behulp van computeralgoritmes te analyseren. U kunt zich daarom geen inconsistenties en vage sentimenten veroorloven. Het is dan ook van groot belang dat u op proactieve en betrokken wijze een verhaal presenteert dat de noodzaak onderschrijft van de beslissingen die u neemt en de inschattingen die u maakt. De perfecte plek om te beginnen met het vertellen van dit verhaal is tijdens de presentatie van uw halfjaarcijfers.

Een bijeenkomst over de halfjaarcijfers biedt u de mogelijkheid tot interactie met uw investeerders. Hier kunt u ze op de hoogte stellen van uw vorderingen bij het bereiken van uw doelen. Dit leidt tot vertrouwen als u op koers ligt richting het behalen of overtreffen van uw doelstellingen, maar biedt u ook de gelegenheid uw aandeelhouders gerust te stellen en te laten zien dat u over een strategie beschikt, mochten de prestaties onverhoopt lager uitvallen dan verwacht.

Uit onderzoek van PwC blijkt dat 90% van de investeerders zich een beeld vormt van de kwaliteit van het management van een organisatie op basis van de kwaliteit van de verslaglegging. Slechts 28% is echter van mening dat het management van deze organisaties transparant genoeg is over de cijfers die worden gebruikt bij het plannen en managen van het bedrijf. Met deze twee getallen in het achterhoofd, is het duidelijk dat IROs nog veel werk te verzetten hebben op communicatiegebied en het uitstralen van betrouwbaarheid en zelfvertrouwen richting huidige en toekomstige aandeelhouders.

Moet u uw halfjaarcijfers webcasten?

Veel grote organisaties kennen inmiddels de voordelen van het webcasten van hun halfjaarverslagen.

In het verleden organiseerde Rabobank een fysieke persconferentie, een analistenpresentatie en daaropvolgend videogesprekken met bestuursleden die de resultaten presenteerden en verklaarden. Door het gehele evenement online te laten plaatsvinden en journalisten en aandeelhouders vragen te laten stellen, werden de nauwkeurigheid en het bereik van de berichtgeving vergroot. Bovendien was het efficiënter en betekende het een kostenbesparing.

Onlinepresentaties van halfjaarcijfers trekken meer investeerders en stellen investeerders die niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn in staat de noodzakelijke informatie te verkrijgen direct op het moment waarop deze wordt gecommuniceerd. Live video-evenementen genereren bovendien vertrouwen en inspireren tot actie. Bovendien kunnen deze evenementen integraal plaatsvinden, zelfs nu grote delen van de wereld nog steeds te maken hebben met coronamaatregelen, bijvoorbeeld het afstand houden van anderen.

Hoe organiseert u een geslaagde presentatie van uw halfjaarcijfers?

Hieronder een aantal tips waarmee u de onlinepresentatie van uw halfjaarcijfers tot een succes maakt:

1. Weet aan welke voorwaarden moet worden voldaan

De eerste stap bij het organiseren van een betekenisvol, periodiek terugkerend webcast-evenement voor investeerders is controleren of u aan de wet- en regelgeving van uw land en aan die van andere plekken waar u een aanwezigheid hebt, voldoet.

Dit kan van invloed zijn op het soort evenement dat u organiseert, het aantal belanghebbenden dat u hierbij betrekt, vervolgstappen die u moet zetten en een aantal andere factoren die van invloed zijn op de bijeenkomst als geheel.

2. Maak een lijst van essentiële punten die moeten worden afgewerkt

Om uw bedrijf zo goed mogelijk voor het voetlicht te plaatsen, moet u voorafgaand aan de bijeenkomst een aantal essentiële punten afwerken. Dit zijn onder meer:

De markt informeren over de datum van de presentatie
Een programma opstellen voor het evenement
De resultaten van de organisatie vergelijken met de markt
Persberichten opstellen waarin de resultaten zijn samengevat in korte stukjes tekst
Dia’s maken voor de presentatie
De financiële tabellen klaarzetten voor distributie richting alle belanghebbenden
De verslaglegging met betrekking tot de resultaten opstellen
De voorspellingen van analisten verzamelen over de financiële positie van het bedrijf voor de rest van het boekjaar en verder

3. Stel een protocol op voor de bijeenkomst

Bedenk op welke wijze de bijeenkomst moet plaatsvinden. Dit betekent dat u nadenkt over hoe u de vereiste helderheid kunt verschaffen, terwijl tegelijkertijd belanghebbenden de gelegenheid krijgen een bijdrage te leveren of vragen te stellen tijdens het evenement. Hoewel deze interactie belangrijk is, kan het ook afbreuk doen aan de impact van de bijeenkomst en afleiden van het momentum. Zorg dus voor een goede balans.

In het geval van Rabobank koos het bedrijf ervoor journalisten de mogelijkheid te bieden om tijdens de presentatie vragen te stellen met behulp van een één-op-éen chatfunctie, terwijl investeerders na afloop hun vragen konden stellen in een geïntegreerde event call.

4. Bedenk welke technologie moet worden ingezet

De wijze waarop u uw halfjaarcijfers of jaarcijfers presenteert, hangt af van de eisen waaraan uw bedrijf moet voldoen. U kunt kiezen uit de volgende opties:

Type bijeenkomst	Definitie
Volledig fysieke bijeenkomst	Dit is een traditionele bijeenkomst waarbij investeerders naar de plek van de vergadering moeten afreizen om deze bij te wonen. Dit betekent dat veel belanghebbenden niet kunnen deelnemen vanwege de locatie en, mogelijk, het tijdstip van de bijeenkomst gedurende de werkweek.
Fysieke bijeenkomst die wordt gestreamd	Hiermee kunnen personen die het evenement niet kunnen bijwonen het als een livestream op een device bekijken. Ze kunnen echter niet dezelfde bijdrage leveren als wanneer ze in persoon aanwezig zouden zijn. Ze zijn passieve toeschouwers.
Hybride bijeenkomst	Een hybride bijeenkomst vindt plaats op locatie met personen die daar fysiek aanwezig zijn, in combinatie met de mogelijkheid tot deelname op afstand. Onlinedeelnemers kunnen vragen stellen via het platform dat voor het streamen van de bijeenkomst wordt gebruikt. Hierdoor zijn deelnemers die niet kunnen afreizen naar de fysieke bijeenkomst vanwege de locatie of door tijdgebrek toch volledig betrokken bij het evenement.
Online webcast	Dit is een bijeenkomst die volledig online plaatsvindt. Iedereen neemt op afstand deel via de webcast. Afhankelijk van het platform dat wordt gebruikt, zijn er verschillende opties. Bij Company Webcast zijn er veel mogelijkheden voor deelnemers, waaronder stemmen en vragen stellen in een chat.

5. Houd bottlenecks in de gaten

Een goede planning vooraf is essentieel voor een succesvolle halfjaarbijeenkomst. Om op de dag zelf alle puzzelstukjes op de juiste plek te laten vallen, is het belangrijk om terug te werken vanaf het eindpunt en realistische deadlines op te stellen voor een groot aantal noodzakelijke elementen. Zo kunt u vertragingen en bottlenecks voorkomen.

Een voorbeeld hiervan is de goedkeuring door de auditcommissie die de integriteit moet vaststellen van de financiële gegevens die u wilt delen. Zij hebben tijd nodig om de verslagen en de conclusies die u hieraan verbindt te beoordelen. Dit betekent dat u het verslag tijdig moet aanleveren zodat ze het statutaire auditverslag kunnen opstellen en goedkeuring kunnen verlenen. Zo blijft de workflow op gang.

Bespreek het opstellen van een realistische tijdlijn met uw auditcommissie, uw juridische team en alle andere interne belanghebbenden zodat alles op tijd gereed is en houdt u er vervolgens aan.

6. Bekijk wat de belangrijkste informatie is

Wat zijn de belangrijke getallen met betrekking tot de financiële gegevens die extra moeten worden benadrukt in de bijeenkomst? Dit omvat onder meer de positieve resultaten, maar ook cijfers die lager uitvallen dan verwacht. Dit is essentiële informatie die belangrijk is voor transparantie en vertrouwen.

Benoem opvallende uitschieters in vergelijking met de guidance of verwachtingen. Het delen van deze hoogtepunten maakt de informatie eenvoudiger te verwerken en vertelt uw verhaal op een zo helder mogelijke wijze.

U moet de resultaten vooraf dan ook grondig analyseren. Zo kunt u een zo coherent mogelijk verhaal vertellen over de meest belangrijke onderwerpen die van invloed zijn op de organisatie, over waar deze staat en wat de vooruitzichten zijn voor de tweede helft van het jaar.

7. Bereid u voor op de vragensessie

Na de presentatie van de resultaten volgt er een vragensessie. Uw algemeen directeur en andere sprekers moeten volledig op de hoogte en goed geïnformeerd zijn voordat ze vragen beantwoorden. Dit is een ideaal moment om aandeelhouders te betrekken en heldere, informatieve antwoorden te geven.

Nadat u een analyse heeft opgesteld van de resultaten, kunt u vooraf al veel vragen voorspellen die waarschijnlijk gesteld gaan worden. Neem deze scenario’s voorafgaand aan de bijeenkomst door met de sprekers. Het loont echter ook de moeite om met andere teamleden te oefenen en vragen te stellen uit de losse pols zodat de sprekers deze kunnen beantwoorden en flexibel weten te reageren bij onverwachte vragen.

Het is een goed idee om alle belangrijke feiten en getallen binnen handbereik te hebben op een A4’tje dat kan worden geraadpleegd tijdens het beantwoorden van vragen.

8. Pas uw guidance aan

Indien u guidance biedt, moet u vooraf bekijken of deze moet worden aangepast op basis van de marktsituatie en uw prestaties. Zijn er grote veranderingen geweest die van invloed waren op de financiële verslaglegging over de eerst helft van het jaar? Bekijk ook hoe accuraat u kunt zijn, rekening houdend met alle externe factoren. Een goede vuistregel is om minder te beloven en vervolgens beter te presteren. Gun uzelf een buffer voor het geval u deze nodig heeft.

Wees open en eerlijk over de achterliggende redenen van de prestaties van het bedrijf en het aanpassen van uw guidance. Maak duidelijk of de redenen bij uw besluit tijdelijk zijn of blijvende veranderingen met zich meebrengen voor uw bedrijfsmodel. Dit biedt investeerders duidelijkheid.

9. Organiseer vooraf een repetitie van de bijeenkomst

Het vooraf repeteren van de inhoud van de bijeenkomst helpt de sprekers niet alleen bij het vertrouwd raken met het script en de belangrijkste informatie die wordt gepresenteerd, maar ook bij het controleren of alles logisch is, of alle noodzakelijke onderwerpen worden behandeld en of er geen herhaling is. Dit is makkelijker te bepalen wanneer de presentatie vooraf hardop wordt doorgenomen.

Een repetitie vooraf maakt de presentatie van de halfjaarcijfers meer ontspannen waardoor deze natuurlijker overkomt. Hierdoor is alles voor het publiek makkelijker te volgen en klinken de sprekers zelfverzekerd bij de boodschap die ze overbrengen.

10. Houd het interactief

De ‘betrokkenheid’ uit investeerdersbetrokkenheid is hier het sleutelwoord. Dit zijn belanghebbenden die belangrijk zijn voor de succesvolle groei van het bedrijf en zij moeten hun zegje kunnen doen over de financiële resultaten en zich betrokken voelen. Webcasting biedt mogelijkheden voor contact met aandeelhouders die ver weg wonen of om een andere reden niet aanwezig kunnen zijn, maar ook met aandeelhouders die wel aanwezig zijn bij de bijeenkomst.

Er bestaan vele tekst- en spraakfunctionaliteiten die deze interactie tot een belangrijk onderdeel kunnen maken van de bijeenkomst en die perfect kunnen worden geïntegreerd in het evenement.

Conclusie

Transparantie en betrokkenheid staan hoog op het prioriteitenlijstje van IROs en het webcasten van halfjaarcijfers of het jaarverslag biedt u de perfecte oplossing voor uw inspanningen op het gebied van investor relations. Afhankelijk van de wet- en regelgeving in uw land, kunt u ervoor kiezen uw jaarvergadering en vele andere soorten bijeenkomsten te streamen. Voor welke stijl u ook kiest, het livestreamen van een fysieke bijeenkomst, het organiseren van een hybride evenement of volledig online gaan, er is altijd een webcastmethode die bij u past.

Indien u meer informatie wilt over het webcasten van uw halfjaarverslag, vraag dan hier een demo aan.