Een soepele oplossing voor een grote personeelsvergadering
Athora zocht tijdens de coronacrisis een laagdrempelige en inspirerende manier om contact te houden met de 220 medewerkers. Voor hun tweejaarlijkse personeelsvergadering maakten ze daarom gebruik van een studio webinar van Company Webcast. Maximaal bereik, een interactieve setting en toegankelijke updates over de laatste jaarcijfers, strategische keuzes en corona-aanpassingen. Een verademing op de online meetings, aldus de deelnemers.
Athora: betrouwbaar verzekeren
Athora is een verzekerings- en herverzekeringsgroep die zich focust op de Europese markt. De holding is actief in zes verschillende Europese landen en is sinds de oprichting in 2014 stevig gevestigd als toonaangevende aanbieder van verschillende verzekeringsoplossingen. In totaal heeft Athora maar liefst 3 miljoen polishouders verspreid over heel Europa – zij worden bediend door 2.400 medewerkers.
Uitdaging
Voorheen communiceerde Athora twee keer per jaar tijdens landelijke personeelsvergaderingen, op een fysieke, externe locatie. Dat waren twee belangrijke jaarlijkse momenten waarin grote beslissingen werden gedeeld en natuurlijk de medewerkers naar hun mening gevraagd werd.
Toen het merendeel van de collega’s thuis aan het werk moest vanwege de maatregelen rondom COVID-19, zocht Athora naar een alternatief voor de traditionele personeelsvergadering. De doelen waren helder: soepele informatieoverdracht en een optimaal employee-engagement voor de 220 deelnemende medewerkers.
Oplossing
Om op afstand in contact te blijven met de medewerkers zette Athora de interne communicatie om in een online omgeving: studio-webinars. Via webinars deelde Athora updates over bijvoorbeeld strategie, missie en visie en actuele thema’s als jaarresultaten en de coronamaatregelen. De medewerkers bleven op de hoogte van wat er speelt, en dankzij de vorm van de webinar bleef de persoonlijke benadering van de vergadering behouden.
Resultaten
De medewerkers reageerden erg positief op de webinars van Athora – en vonden het een aangename oplossing in coronatijden. Het was de eerste keer dat de personeelsvergadering op deze manier georganiseerd werd, maar waarschijnlijk niet de laatste. Vooraf ontvingen alle deelnemers een Outlook invitation, reminders in interne nieuwsbrieven en een uitnodiging met een teaser per post op hun thuisadres.
Een groot pluspunt tijdens de webinar was de mogelijkheid voor Athora om hun nieuwe strategie te verduidelijken. De presentatie was interactief en goed in beeld gebracht; een verademing op de talloze statische (en wat saaiere) Zoom- en Teamsmeetings. Athora zette bovendien een soort loterij op als bedankje voor de inzet van de collega’s. De teaser hiervoor was vooraf met de post opgestuurd, en de trekking vond tijdens de meeting plaats. Een mooie combinatie van online- en offlinecommunicatie.
Gebruikmaken van het Company Webcast-platform bood Athora meerdere voordelen. Ten eerste een flinke kostenbesparing omdat de huur van een webinar studio een stuk lager is dan zaalhuur inclusief catering. Een presentatie op afstand vermindert bovendien reisbewegingen van medewerkers en reduceert daarmee CO2-uitstoot. Ten slotte is het bereik groter: de presentatie is on demand terug te kijken voor medewerkers die door omstandigheden afwezig waren. Uiteindelijk bereikte de webinar 80 procent van de gewenste doelgroep.
Het enige gemis was dat het informele overleg achteraf niet kon doorgaan en dat er geen traditionele borrel mogelijk was om de meeting mee af te sluiten. Maar daar hadden de medewerkers uiteraard alle begrip voor.
Tips voor een succesvol webinar
Denkt u erover een webinar te organiseren? Athora geeft u graag deze tip mee: “Houd het kort. De concentratiespanne van deelnemers aan een online event is veel korter dan tijdens een real life vergadering.”
Waarom kiezen voor Company Webcast?
Athora koos voor Company Webcast vanwege bewezen trackrecord en de professionele aanpak.
Wilt u uw achterban op een succesvolle manier bereiken en denkt u erover een webinar in te zetten? Wij vertellen u graag meer. Neem gerust contact met ons op.