Self Service Webcasts
Gemeente Oss zet webcasts in met als doel openbare verslaglegging van raads-en commissievergaderingen. De webcasts vervangen hiermee de schriftelijke verslagen. “Het voordeel van webcasts is dat ze een exacte weergave bieden van hetgeen is gezegd. Ze zijn via internet voor iedereen live, maar ook achteraf te volgen. Het scheelt enorm veel tijd en energie omdat de (commissie)griffier alleen maar een besluitenlijst/advies hoeft te maken. Er is ook geen discussie meer over notulen. En het scheelt ook nog eens kilo’s papier!” alsdus de gemeente Oss.
Het doel van de Gemeente Oss is om zoveel mogelijk betrokkenen bij de politieke besluitvorming te bereiken. “Vooraf hebben we niet bedacht hoeveel mensen dat zijn”. De doelgroep bevindt zich hoofdzakelijk in de Gemeente Oss en bestaat uit burgers, bedrijven en instellingen. Aan de hand van de rapportages bij de webcasts wordt inzichtelijk hoeveel mensen er daadwerkelijk gekeken hebben.
Promotie webcast
De webcasts worden gepromoot via Social Media (Twitter, Facebook en Instagram). Welk medium het meest effectief is heeft de gemeente nog niet onderzocht.
Resultaten webcast
Voorheen waren de verslagen niet direct beschikbaar en het gaf ook geen exacte weergave van hetgeen was besproken. Later ontstond dan regelmatig discussie over een schriftelijk verslag. Dat is nu niet meer aan de orde. Het resultaat van het webcasten van de vergaderingen is een direct voor iedereen beschikbaar en doorzoekbaar digitaal verslag.
Er is nog niet actief gevraagd naar de reacties en bevindingen van de kijkers. “Mensen die wij persoonlijk informeren over de vergaderingen en de mogelijkheid om thuis te kijken reageren wel altijd heel positief “ geeft de Gemeente Oss aan. Enkele raadsleden hebben wel gevraagd naar de mogelijkheid om de webcasts beter doorzoekbaar te maken.
Tips voor een succesvolle webcast
Gemeente Oss geeft als tip dat mocht je willen starten met het webcasten van vergaderingen, je moet zorgen voor een goed cameravolgsysteem. “Dat maakt het kijken naar een webcast levendiger/interessanter”.
Waarom kiezen voor Company Webcast als webcast leverancier?
“Wij gebruiken iBabs voor het publiceren van onze vergaderstukken. De samenwerking tussen iBabs (msi) en Company Webcast leverde een mooi gecombineerd product op voor ons. Zowel de vergaderdocumenten als de verslagen in één tool. Geweldig!” vertelt de Gemeente Oss enthousiast.