Werken op afstand heeft allerlei voordelen, maar hetzelfde geldt voor het werken op kantoor. De hybride aanpak bij het werk en de wijze waarop organisaties communiceren met medewerkers, klanten en aandeelhouders is een ideale combinatie van deze twee methoden. Zo vindt u de effectiefste manier om ook in de toekomst succesvol te zijn.

McKinsey concludeerde dat negen van de tien organisaties wereldwijd van plan zijn thuis en op kantoor werken te combineren. Hetzelfde geldt voor alle soorten evenementen. In de toekomst worden hybride evenementen waarschijnlijk de norm. Deze combineren de voordelen van een online evenement met persoonlijke communicatie. Onder hybride evenementen verstaan we onder andere, hybride werken, hybride vergaderingen en hybride conferenties.

In dit artikel kijken we wat de voordelen van hybride events zijn, waarom ze zo’n aantrekkelijke optie vormen en hoe u ze kunt organiseren.

Wat zijn hybride evenementen?

Hybride evenementen zijn bijeenkomsten, conferenties en andere gebeurtenissen die zowel online als persoonlijk op een fysieke locatie plaatsvinden. Ze kunnen voor interne én externe communicatie worden gebruikt, afhankelijk van het type evenement. Hier zijn een paar voorbeelden van de hybride evenementen:

Doel	Evenement
Interne communicatie	Een bedrijfsbrede townhallbijeenkomst waarbij medewerkers online en persoonlijk over de meest recente ontwikkelingen horen en waarbij iedereen wordt afgestemd op de missie en doelen van het bedrijf.
	Sessies voor de training en ontwikkeling van medewerkers voor hun doorlopende professionele ontwikkeling.
Externe communicatie	Capital Markets Days waarin aandeelhouders met elkaar overleggen en ze op de hoogte worden gesteld van strategie en andere elementen van het bedrijf, zoals door bpost in België wordt gebruikt.
	Bijeenkomsten over de financiële resultaten waarmee beleggers horen over de prestaties van het bedrijf.
	Algemene vergaderingen kunnen ook hybride worden georganiseerd. Dit is wel afhankelijk van nationale wetgeving en de statuten van bedrijven. De Franse transportgroep Alstom voerde zijn algemene vergadering in 2021 zowel online als persoonlijk.
	In hybride marketingwebinars worden leads gegenereerd en onderhouden, of kunnen thought leaders hun zegje doen.
	Bijeenkomsten van plaatselijke overheden kunnen bij een hybride variant tot meer betrokkenheid leiden onder burgers. Ook kunnen journalisten ze zo bijwonen en vragen stellen.

 

Evenementen van de toekomst: hybride events

Tijdens de COVID-19-pandemie waren online evenementen voor veel bedrijven onmisbaar, ook bedrijven die eerder nooit virtuele bijeenkomsten overwogen. Ze werden een voorwaarde voor een effectieve communicatie met interne en externe stakeholders. En het management trekt hier zijn conclusies uit. Dit nieuwe vertrouwen in de digitale omgeving vormt het fundament voor een hybride toekomst waarbij we deze evenementen niet meer online regelen omdat dat moet, maar omdat mensen kunnen kiezen hoe ze willen deelnemen op basis van hun voorkeuren, locatie en de grootste kans op een productieve uitkomst.

De voordelen van hybride evenementen

Hybride evenementen kennen allerlei voordelen. We zetten de belangrijkste op een rijtje:

Groter bereik

Door bijeenkomsten persoonlijk en virtueel aan te bieden, vergroot u uw publiek. De kans is klein dat alle beoogde aanwezigen zich in de buurt van de locatie voor de bijeenkomst bevinden, een van de obstakels voor persoonlijke evenementen. Reistijd is eigenlijk tijdverspilling. Het is niet altijd praktisch om een hele dag opzij te zetten voor een bijeenkomst. Ook kunnen sommige mensen vanwege hun gezondheid mogelijk niet reizen of aanwezig zijn.

BIC, het toonaangevende bedrijf voor kantoorartikelen, aanstekers en scheerbenodigdheden, organiseerde vroeger alleen fysieke bijeenkomsten om met aandeelhouders te communiceren. Onlangs is het echter hiervoor overgestapt op een webcast. Hierdoor werd een indrukwekkende 90% van de aandeelhouders bereikt die anders niet persoonlijk aanwezig hadden kunnen zijn, omdat ze zich in Noord-Amerika en Europa bevinden.

Een andere manier om met het evenement meer mensen te bereiken is door het na afloop on-demand beschikbaar te maken voor afwezigen.

Meer betrokkenheid

Met een digitaal platform voor hybride evenementen zoals Company Webcast kun je de betrokkenheid van het publiek vergroten. Virtuele kijkers kunnen tijdens een hybride bijeenkomst net als bij een persoonlijk evenement vragen stellen. Ze kunnen deelnemen aan live chats, stemmen in peilingen en enquêtes invullen.

Alphabet, het bedrijf voor zakelijke mobiliteitsoplossingen, gebruikt webinars en bijeenkomsten met klanten om hun betrokkenheid tijdens de bewustwording en het maken van keuzes te vergroten.

Meer flexibiliteit

Met fysieke en virtuele bijeenkomsten hebben aanwezigen niet alleen meer flexibiliteit, ook is het bedrijf klaar voor de toekomst.

Veel bedrijven werden verrast door het coronavirus en moesten plots online het werk inrichten. Dat kostte tijd om te implementeren en om aan te wennen. Als er opnieuw een lockdown zou plaatsvinden in uw land of een vergelijkbaar incident met de volksgezondheid, dan kunt u moeiteloos overstappen op volledig virtueel evenement en dan weer terugkeren naar een hybride model als de beperkingen worden versoepeld.

Ook heeft iedereen zijn eigen kijk op de risico’s van het virus. Bij een hybride model kunnen ze alle bijeenkomsten en evenementen bijwonen, of ze zich nu op hun gemak voelen bij anderen of niet. En overzeese stakeholders kunnen ook deelnemen als er reisbeperkingen gelden in hun land.

Kostenbesparingen

Omdat een hybride evenement in vergelijking tot een 100% persoonlijk evenement minder fysieke bezoekers telt, vallen de kosten lager uit. Bedrijven zijn minder kwijt aan reis- en verblijfskosten. U kunt een kleinere, minder dure locatie huren en bent minder kwijt aan snacks. Toch kunt u uw publiek wereldwijd nog steeds targeten.

Het bedrijf voor digitale transformatie Econocom wilde met stakeholders wereldwijd communiceren en tegelijk op transparante wijze dezelfde informatie verstrekken. Bij de eerste oplossing organiseerden directieleden in elk land een persoonlijk evenement. Maar de voordeligere oplossing was om alle geïnteresseerde partijen in hetzelfde hybride evenement op de hoogte te stellen.

Hybride evenementen zijn duurzamer

Door directeurs niet op pad te sturen voor aandeelhoudersbijeenkomsten laat u zien als bedrijf duurzaam te willen zijn. Beleggers eisen van organisaties dat ze hun verantwoordelijkheden nemen op het gebied van het milieu, de maatschappij en hun bestuur. Dit is dus een belangrijke stap om de uitstoot te beperken.

Minder deelnemers aan een bijeenkomst betekent minder belasting van het milieu en een lagere CO2-uitstoot. Al die factoren leiden tot minder impact op het milieu.

De juiste technologie voor hybride evenementen kiezen

De gekozen technologie voor uw hybride evenementen dient alle functies te hebben die u nodig hebt voor een optimale ervaring van uw sprekers en aanwezigen in het fysieke én virtuele publiek.

De twee soorten aanwezigen kennen

U kunt deelnemers uitnodigen voor de fysieke locatie of ze kunnen overal de stream op hun apparaat bekijken. Uit onze ervaring is gebleken dat het cruciaal is om beide deelnemers een zo goed mogelijke ervaring voor te schotelen.

Het evenement moet in beide gevallen soepel lopen, en de virtuele en fysieke deelnemers moeten dezelfde voordelen en kansen krijgen.

Verschillende omgevingen voor sprekers

Laat ook sprekers kiezen om op locatie of virtueel het woord te voeren. Zo kunt u de beste experts ter wereld benaderen zonder dat u naar ze toe hoeft te vliegen.

Interactieve ervaringen

Dit is belangrijk om beide doelgroepen betrokken te houden. Het is afhankelijk van het platform dat u gebruikt. Zo heeft Company Webcast enkele interactieve functies om deelname te bevorderen. Zo houdt u evenementen dynamisch en interessant. U kunt meteen feedback krijgen, quizzen maken en vragen in peilingen stellen. Publieksleden kunnen het panel vragen stellen, zodat uw hybride evenement een boeiende ervaring wordt met veel interactie.

Een geweldige ervaring per stream én op locatie

Een belangrijke vereiste voor hybride evenementen is dat het publiek bij de live streaming en op locatie zich niet benadeeld dient te voelen in vergelijking tot de andere groep. Beide dienen een prettige ervaring te hebben en in dezelfde een bijdrage moeten kunnen leveren.

De gebruikte technologie wordt op basis hiervan gekozen: beide doelgroepen moeten toegang hebben tot dezelfde hulpbronnen om optimaal van het evenement te profiteren. Bij het plannen van het evenement mag er geen sprake zijn van een voorkeur voor een van de aanpakken.

Inzichten verzamelen

Het is erg belangrijk dat u uw evenementen evalueert. Zo gaat u na hoe geslaagd het was en kunt u aanpassingen doorvoeren. Met de analytics en inzichten van het Company Webcast-platform kunt u uw follow-up in goede banen leiden en uw netwerk uitbreiden.

Voorbeelden van geslaagde hybride evenementen

Company Webcast organiseert al meer dan tien jaar hybride evenementen. Het weet dus precies wat bedrijven nodig hebben om van deze methode gebruik te maken.

In september 2021 hebben we de Deloitte Best Managed Companies Award Ceremony uitgezonden vanuit het Palazzo Mezzanotte in Milaan.

Behalve de gasten die aanwezig waren op de Italiaanse aandelenbeurs, telde het evenement 115.000 online weergaven, waarvan er 28.000 live weergaven waren. Dit is het perfecte voorbeeld van een groter bereik voor een fysiek evenement door het hybride te maken.

Meer praktische voorbeelden van Company Webcasts oplossingen vindt u in het onderdeel Referenties van deze website.

Veelgestelde vragen over hybride evenementen

Wat is het verschil tussen een hybride en een virtueel evenement?

Een virtueel evenement vindt alleen online plaats, terwijl een hybride evenement op locatie en online wordt georganiseerd. U hebt dus persoonlijke en virtuele deelnemers.

Welke waarde voegt een hybride evenement toe?

Met hybride evenementen vergroot u het bereik omdat u sprekers en deelnemers toevoegt die zich op andere locaties bevinden. Deelname heeft een lage drempel, waardoor u meer aanwezigen kunt verwelkomen. Dit type evenement is flexibeler en biedt uw bedrijf bovendien een duurzamere, voordelige optie.

Kan ik hybride evenementen voor relaties met beleggers gebruiken?

Veel grote bedrijven maken gebruik van hybride evenementen, waaronder die mogelijk worden gemaakt door Company Webcast bij gesprekken met aandeelhouders. Van evenementen voor financiële resultaten tot roadshows en Capital Markets Days, deze evenementen zijn ideaal voor relaties met beleggers.

Conclusie

In onze wereld brengt digitale technologie ons dichter bij elkaar. Het is dan ook logisch om ook zo te communiceren met interne en externe stakeholders. Hybride evenementen hebben allerlei overtuigende argumenten: u kunt medewerkers op de hoogte houden van de bedrijfsmissie of bijvoorbeeld gelijktijdig met beleggers wereldwijd communiceren. Klaar om uw platform voor hybride en virtuele evenementen te kiezen? Probeer dan nu Company Webcast voor uw bedrijf.

Referenties en meer leesmateriaal

• De beveiligingsfuncties van Company Webcast
• Wat is hybride werken?
• Forbes over de hybride werkplek
• De werkplek heeft zich verder ontwikkeld
• Uw interne communicatie verbeteren

 

Uw interne communicatiestrategie bepaalt hoe u uw medewerkers betrekt bij het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen. Het biedt uw personeel de tools die ze nodig hebben om hun rol hierbij te kunnen spelen, zodat ze zich betrokken en gewaardeerd voelen in dit proces. Lees verder en ontdek hoe u dit zelf zo effectief mogelijk doet en hoe u uw medewerkers inspireert.

Waarom een interne communicatiestrategie?

De wereld verandert. Organisaties moeten hierop inspelen om een aantal belangrijke uitdagingen met betrekking tot menselijk kapitaal het hoofd te kunnen bieden:

• De toename van het werken op afstand, gedreven door de coronapandemie, betekent dat personeel meer van elkaar verspreid werkt.
• Medewerkers nemen zelf de controle over hun loopbaan. Volgens Deloitte kijkt 40% van de werknemers wereldwijd dit jaar uit naar een andere werkgever.
• Bijna driekwart van alle werkenden vindt teamwork en samenwerking ‘zeer belangrijk.’ Toch ontdekte Queens University of Charlotte dat 39% vindt dat er onvoldoende samenwerking is binnen hun eigen organisatie.

Een effectieve interne communicatiestrategie biedt de volgende voordelen:

• Een sterk intern communicatiebeleid draagt bij aan het teamgevoel en het creëren van gezamenlijke doelstellingen.
• Geeft uw medewerkers het gevoel ‘gehoord te worden bij het behalen van strategische doelstellingen. Dat voorkomt weer dat talent wegloopt.
• Laat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, zijn productiever.
• Moedigt iedereen aan tot samenwerken, in plaats van het eenvoudigweg opstellen van een lijst met eisen vanuit de top naar beneden.
• Creëert een gezonde omgeving voor terugkoppeling. Leidinggevenden zijn beter geïnformeerd over hun personeel, hun sterke en zwakke punten en hun wensen en angsten.
• Stelt managers in staat sneller te reageren op gebeurtenissen en zelfs problemen te voorkomen voordat deze plaatsvinden.
• Maakt het bedrijf slagvaardiger omdat iedereen kennis heeft van de actuele projecten. Hierdoor beschikken medewerkers over de juiste informatie en kunnen ze slagvaardig en met kennis handelen als er iets misgaat.
• Vergroot het begrip onder uw medewerkers. Ze hebben vertrouwen in zichzelf bij het initiëren en steunen van veranderingen. Daarnaast voelen ze zich meer betrokken bij de doelstellingen en zijn meer op hun gemak bij het benaderen van leidinggevenden bij problemen.

Er zijn dus vele redenen voor het verbeteren van uw interne communicatie. Laten we daarom eens kijken naar de mogelijkheden.

Stappen voor een betere interne communicatiestrategie (IC)

1. Neem uw huidige IC-activiteiten onder de loep

Evalueer uw huidige strategie voor medewerkersbetrokkenheid en bekijk waar deze succesvol is en waar deze verbeterd kan worden.

• Richt deze zich op de missie en doelen van het bedrijf?
• Past deze bij de structuur van uw organisatie?

De antwoorden op deze vragen kunnen u helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe, effectievere en efficiëntere strategie.

2. Ken uw interne publiek

Uw nieuwe strategie moet werken voor de mensen in uw team, de omgeving waarbinnen zij functioneren en voor de zaken die hen motiveren. Dit zal voor iedere organisatie, soms zelfs per gebeurtenis, verschillen. Uw publiek zal tijdens een town hall meeting in het bedrijf bijvoorbeeld groter zijn dan bij een webinar voor een interne training voor de financiële afdeling.

Wat de situatie ook is, u moet uw medewerkers betrekken bij het formuleren van uw IC-plan. Er bestaat geen plan dat passend is voor iedere situatie. Zo kan het zijn dat u voor verschillende groepen medewerkers verschillende communicatiekanalen moet gebruiken.

Houd rekening met de leeftijd van uw medewerkers. Waar bevinden ze zich en hoe zien ze het bedrijf en andere factoren die invloed kunnen hebben op de wijze van communiceren die nodig is om ze te betrekken.

3. Stel reële doelen

Zonder heldere doelen te formuleren is het voeren van een succesvol intern communicatiebeleid niet succesvol. En misschien nog belangrijker: dit moeten ook reële doelen zijn. U kunt altijd een nieuw doel stellen als u uw originele doel heeft behaald. U werkt altijd ergens naartoe en creëert de benodigde focus als u optimaal contact wilt hebben met uw medewerkers.

Denk na over de toegevoegde waarde voor uw bedrijf en welke voordelen daaraan verbonden zijn.

Hierdoor begrijpen medewerkers de reden van dit doel beter, zien ze hoe ze zelf een bijdrage kunnen leveren en kunnen ze erachter staan.

4. Selecteer uw interne communicatiekanalen

Zodra u weet wat u met uw beleid wilt bereiken, moet u beslissen hoe u met uw medewerkers communiceert. Dit kan een intranet zijn, social media, messenger-apps zoals Slack, nieuwsbrieven of andere tools, al dan niet in combinatie met elkaar.

Regelmatige bijeenkomsten zijn aan te raden omdat ze leidinggevenden de kans bieden om direct met medewerkers te spreken en hun vragen te beantwoorden.

Het kan nu nog lastig zijn om algemene bijeenkomsten in te plannen omdat medewerkers flexibele werktijden hebben of vanuit huis werken en omdat ze zich in verschillende landen en tijdzones bevinden. Videoconferenties kunnen hierbij helpen.

Als u een betrouwbaar, professioneel platform voor videoconferenties en webcasting zoekt voor uw bedrijf, probeer dan Company Webcast. Het biedt een beveiligde en stabiele omgeving voor bijeenkomsten van meerdere afdelingen en voor management-updates waaraan iedereen kan deelnemen, ongeacht waar uw medewerkers zich bevindt.

5. Kies de juiste timing

Timing is essentieel als u iets gaat communiceren richting uw medewerkers. Als de communicatie hen bereikt als ze net erg druk zijn, kan de boodschap verloren gaan in de hectiek van het moment. Een boodschap die bijvoorbeeld op vrijdag aan het eind van de middag wordt verstuurd, loopt eveneens het risico te worden genegeerd of gemist omdat collega’s hun computer uitzetten en vertrekken voor het weekend.

Het vooraf inplannen van de communicatie stelt u in staat het juiste moment te kiezen en biedt u voldoende tijd voor een follow-up als u niet de gewenste reacties krijgt. U kunt ook gegevens verzamelen over hoeveel mails daadwerkelijk zijn geopend en de reacties hierop. Dit kan helpen bij het bepalen van het beste tijdstip voor het verzenden van uw boodschap.

Houd daarbij altijd in het achterhoofd dat veel van uw interne communicatie moet plaatsvinden op basis van context. Een bericht versturen over iets relatief onbelangrijks als een kroegavondje voor het personeel op het moment dat iedereen extra hard werkt om een deadline te halen is waarschijnlijk niet erg effectief.

6. Maak een sjabloon

Maak een sjabloon dat u helpt bij het inplannen van de communicatie richting de medewerkers of download een voorbeeld van het internet. Dit hulpmiddel helpt u bij het visualiseren van uw communicatieplan en is een roadmap voor u en uw belangrijkste stakeholders bij het bepalen van uw start- en eindpunt.

7. Meet de voortgang

U kunt de voortgang van uw strategie op een aantal punten meten. Dit zijn onder meer het aantal paginabezoeken voor intranetartikelen, het aantal e-mails dat wordt geopend en gegevens over medewerkersbetrokkenheid die u kunt verkrijgen met behulp van de webinar tools van Company Webcast, zoals polls en vragenlijsten. Als u dit over een langere periode meet, ziet u of uw pogingen om medewerkers te betrekken succesvol zijn.

Naast deze kwantitatieve informatie is het ook belangrijk om kwalitatieve gegevens te verzamelen onder focusgroepen van medewerkers. Zo komt u meer te weten over hun ervaringen en wat u kunt doen om uw interactie met hen te verbeteren. Deze informatie is onmisbaar voor uw interne communicatie.

Best practices voor interne communicatie

Maak er een dialoog van

Betrokkenheid werkt twee kanten op. Als medewerkers zich niet gehoord voelen, voelen ze zich geen onderdeel van uw plannen voor de strategie en uw doelen. Moedig participatie, suggesties, opmerkingen, vragen en andere reacties aan. Als medewerkers uw boodschap niet begrijpen, moet deze worden aangepast. Dat weet u pas als u feedback ontvangt en uw medewerkers aanmoedigt deze te geven.

Houd contact met uw medewerkers

Leidinggevenden moeten regelmatig de doelen voor de komende maanden bespreken met hun medewerkers. Zo blijft iedereen geïnformeerd en werkt iedereen aan hetzelfde doel. Het laat zien dat management graag met de medewerkers werkt en niet alleen maar taken oplegt zonder uitleg of reden.

Houd het simpel

U wilt waarschijnlijk uw medewerkers veel vertellen. De kunst is om dit te distilleren tot een zo eenvoudig mogelijke boodschap. Te veel interne berichten in combinatie met externe e-mails leiden namelijk tot een overload en leidt de medewerkers af.

Zorg voor een adempauze tussen de berichten waardoor medewerkers deze kunnen verwerken, vooral als ze worden aangezet tot actie.

Deel kennis

‘Kennis is macht,’ wordt gezegd en het kan zeker een grote rol spelen bij interne communicatie. Kennis leidt tot gesprekken en ideeën. Het betrekt de medewerkers, die zich gewaardeerd voelen omdat ze toegang hebben tot waardevolle informatie. Als zich bijzondere gebeurtenissen voordoen, deel dat dan met uw medewerkers. Zij doen wellicht suggesties die uw interne communicatiestrategie naar een hoger plan kunnen tillen.

Deel goed nieuws

Goed nieuws kan uitstekend zijn voor het moraal en teamgevoel. Als iedereen aan een gemeenschappelijk doel werkt, kan men positief nieuws met elkaar vieren. Wanneer het goed nieuws is voor iedereen, is het communiceren van overwinningen een krachtige zet.

Erken medewerkers en teams

Iedereen ontvangt graag een complimentje voor een goede prestatie, dus doe dit met overgave. Bied andere teams de kans individuen of afdelingen te feliciteren met een mooie prestatie. Benoem deze successen en laat uw medewerkers zich gewaardeerd voelen. Het hoeft niet eens werk-gerelateerd te zijn. U kunt de prestaties van uw medewerkers op vele fronten in het zonnetje zetten.

Stimuleer communicatie tussen afdelingen onderling

Interne communicatie is niet alleen eenrichtingsverkeer vanaf de top omlaag of vanaf de werkvloer omhoog. Het is tweerichtingsverkeer: de communicatie moet van boven naar beneden en van links naar rechts plaatsvinden tussen de afdelingen onderling. Hoe meer afdelingen van elkaar weten, hoe beter uw medewerkers vragen naar de juiste persoon kunnen doorspelen en oplossingen kunnen vinden. Bedrijven werken beter samen als er begrip heerst tussen de afdelingen onderling en bij goede onderlinge communicatie.

Visualiseer

Visuele media, zoals afbeeldingen en video’s, zijn bewezen effectiever dan tekst. Hubspot meldt dat 90% van de informatie die naar de hersenen wordt verzonden visueel is en beelden worden 60 duizend keer sneller door de hersenen verwerkt dan tekst.

Marketing Sherpa legt uit dat filmpjes kunnen zorgen voor twee tot drie keer zoveel websitebezoekers en ze verdubbelen de tijd die mensen op de pagina blijven. Dit maakt duidelijk wat de kracht is van bewegende beelden bij het vergroten van de zichtbaarheid en betrokkenheid. Het is nog een reden om te kiezen voor Company Webcast voor uw communicatie.

Voorbeelden van interne communicatiestrategieën

Hieronder een aantal voorbeelden van effectieve communicatiestrategieën:

Bedrijf	Doel	Wat er gebeurde
KLM	Medewerkers op de hoogte houden	Meerdere interne webinars om medewerkers op de hoogte te houden van wat er binnen het bedrijf gebeurt. Niet alleen is de president-directeur (Pieter Elbers) zichtbaarder, maar ook meer betrokken binnen KLM. Klik hier voor het hele verhaal.
MHS Homes (makelaar)	Een nieuw intranet promoten	Benutte informatie van geregistreerde gebruikers voor het maken van posters met leuke weetjes over medewerkers. Andere medewerkers moesten zich registreren en hun profielgegevens invoeren om de identiteit van de medewerkers op de posters te kunnen raden. Dit resulteerde in 85% actieve gebruikers op het intranet.
Nationwide Building Society	De ambities van het bedrijf hernieuwen	Evenementen met ruimte voor discussie en korte, regelmatig uitgevoerde enquêtes boden feedback van medewerkers. Dit leidde tot het in de markt zetten van de onderneming als een bedrijf dat de levenskwaliteit van mensen verbetert, met als slogan “building society, nationwide”.

 

Conclusie

Uw medewerkers spelen een integrale rol bij het succes van uw onderneming. Ze moeten achter uw doelen en plannen staan. Anders kunt u deze niet uitvoeren. Ze vertegenwoordigen uw organisatie en de bedrijfscultuur. Het is dus belangrijk dat zij zich gewaardeerd voelen en zich onderdeel voelen van het succesverhaal van het bedrijf. Het betrekken van medewerkers houdt ze geïnteresseerd en gemotiveerd en daarmee ook productief.

Om uw medewerkers optimaal te laten functioneren, moet u met ze praten, naar ze luisteren en met ze samenwerken. Bekijk de voorbeelden van interne communicatiestrategieën hierboven en zie hoe bedrijven succesvol samenwerkten met hun medewerkers voor het aanjagen van succes.

Ter afsluiting: webinars en andere vormen van videocommunicatie zijn effectieve middelen voor het betrekken van uw personeel. Als u dit aspect van uw interne communicatie wilt verbeteren, nodigen wij u uit om Company Webcast te proberen. Ons platform geniet het vertrouwen van vooraanstaande bedrijven als Heineken, KPMG en Siemens.

Verwijzingen en meer informatie

• Hoe organiseert u town hall meetings binnen uw bedrijf?
• Redenen voor het verbeteren van de interne communicatie
• Epicom interne communicatiestudie
• Voordelen van webinars
• Webinar checklist
• Webinars voor interne communicatie

In een wereld waarin we meer dan ooit verbonden zijn met vrienden, collega’s en bedrijven, is het essentieel dat u over een externe communicatiestrategie beschikt waarmee u deel uitmaakt van het gesprek. Als u niet constant aanwezig bent, verliest u klanten aan concurrenten die dat wel zijn.

Steve Harvey van creatief bureau Fabrik Brands in Londen definieert een solide externe communicatiestrategie als volgt:

“Externe communicatiestrategieën zijn de methodes waarmee u de aandacht pakt van uw publiek… zodat u een gesprek aangaat met de wereld buiten uw bedrijf. Dit betekent dat ze alles omvatten van social media tot presentaties voor aandeelhouders en uw klantenservice.”

Het verschil tussen externe communicatie en doelgerichte marketingcampagnes is dat de eerste het doel heeft naamsbekendheid te genereren bij een groter publiek en de laatsten zich richten op een specifieke doelgroep.

Het kan echter lastig zijn om deze bredere benadering op de juiste wijze op te pakken. Een Amerikaans PR-bedrijf, Rave Agency, stelt dat een boodschap gericht op een breed publiek zonder enige vorm strategie tot niets leidt. ‘Merken hebben effectieve communicatie nodig om te kunnen overleven. En om effectief te zijn moet een strategie met heldere doelen worden opgesteld.’

Dit brengt ons bij de winnende externe communicatiestrategie. Wanneer is een strategie succesvol? Lees hier onze tips en ervaringen.

Waaruit bestaat externe communicatie vandaag de dag?

Uw externe communicatie is een poging om zoveel mogelijk mensen iets te vertellen over uw bedrijf. Het moet aansluiten bij wat belangrijk is voor uw doelgroep. Met dat in het achterhoofd, moet het de volgende elementen omvatten:

Een plan voor het geval zich een crisis voordoet

Sommige organisaties weten beter om te gaan met de pandemie dan andere. Bedrijven zoals het Spaanse Banco Santander tonen flexibiliteit en betrokkenheid bij het welzijn van hun medewerkers. Alle 26 duizend medewerkers in Spanje kregen de gelegenheid om thuis te werken, nog voordat de Spaanse regering een nationale lockdown afkondigde. Dit laat zien dat het bedrijf aan uitstekende crisisplanning doet. Dat heeft ongetwijfeld een sleutelrol gespeeld bij de overige communicatiestrategieën binnen de organisatie. Met name na de gebeurtenissen van de afgelopen twee jaar.

Herintroductie bij het publiek

De pandemie heeft voor de meesten van ons de manier waarop we leven en werken veranderd. We kijken op een andere wijze naar merken dan voor maart 2020. Nu is dus het juiste moment om uzelf als bedrijf opnieuw voor te stellen. Zelfs als u niet langer kunt bouwen op de loyaliteit van klanten van voor het coronatijdperk, zijn er zeker kansen om mensen te betrekken die wellicht nog niet bekend waren met uw merk.

Duurzaamheid

Onderwerpen die gerelateerd zijn aan duurzaamheid staan hoog op de agenda bij klanten. U moet duidelijk laten merken dat u daar hetzelfde over denkt. Een recent onderzoek van McKinsey bevestigt dit:

“Europese klanten willen dat er meer gekeken wordt naar duurzaamheid en het milieu – en ze willen dat stakeholders binnen de markt op de juiste wijze hiermee omgaan.”

Als u uw klanten ervan wilt overtuigen voor uw merk te kiezen, moet u duidelijk maken op welke wijze u een groenere, milieuvriendelijkere werkwijze nastreeft en hoe u denkt dat deze een rol kan spelen in de strijd tegen klimaatverandering en andere bedreigingen van dit kaliber.

Diversiteit en inclusiviteit

De moord op George Floyd door een blanke politieagent in Minneapolis (VS) bracht het onderwerp van racisme wereldwijd opnieuw onder de aandacht. Na dit incident en de daaropvolgende Black Lives Matter-protesten kwam er een bredere discussie op gang met onder meer de vraag: Waar staan we als maatschappij op het gebied van diversiteit en inclusiviteit? Dit resulteerde in een maatschappelijk debat over zaken als ras, gelijkheid tussen vrouwen en mannen, de behandeling van minder-validen, LGBTQIA-rechten en vergelijkbare onderwerpen.

Een bedrijf moet een afspiegeling vormen van de samenleving waarbinnen het actief is en de brede klantenkring die men wil trekken. Om die reden vormt het uitdragen van diversiteit en inclusiviteit een steeds belangrijker onderdeel van de externe communicatie.

Hoe ontwikkelt u een externe communicatiestrategie?

1. Bepaal uw mission statement

Uw mission statement vormt de poolster van uw communicatiestrategie en wijst u in de juiste richting. Steeds wanneer u een boodschap opstelt die u de wereld instuurt, moet u bekijken of deze in lijn ligt met de waarden en doelen van uw mission statement zodat u de eenduidigheid kunt bereiken die u wilt.

2. Bepaal het doel

Bedenk voor uzelf wat u met uw strategie wilt bereiken. Het kan zijn dat u meer klanten wilt aantrekken, uw merk wilt opbouwen of een andere reden hebt. U moet begrijpen waarom u communiceert en daarna bekijken hoe u dit doel wilt bereiken.

3. Ken uw publiek

Externe communicatie richt zich meestal op een breed publiek. Hierbinnen moet u de verschillende groepen waarmee u contact wilt hebben ieder op een eigen manier proberen te bereiken. Het is geen ‘one size fits all’. Uw website heeft verschillende soorten content of advertenties nodig voor investeerders en klanten. Het is belangrijk om met beiden rekening te houden in uw strategie, maar ze hebben allebei behoefte aan een ander soort informatie en op een andere wijze. Bedenk goed met wie u communiceert voordat u een boodschap verstuurt.

Bekijk waar uw organisatie staat

Om te weten hoe u verder moet, moet u eerst begrijpen waar u staat. Er zijn drie elementen die u kunnen helpen bij het bepalen van uw huidige positie. Dit zijn:

• PEST-factoren – De politieke, economische, sociale en technologische factoren die invloed kunnen hebben op uw bedrijf: positief of negatief. Bedenk hoe u moet omgaan met een verandering in een van deze factoren. Zo kunt u flexibel optreden als zich een dergelijke situatie voordoet.
• SWOT-factoren – Wat zijn uw sterke en zwakke punten? Welke kansen zijn er en welke bedreigingen? Hoe communiceert u uw sterke punten en verhelpt u uw zwakheden? Hoe haalt u het meeste uit geboden kansen en zet u bedreigingen om in kansen?
• Concurrentie – Vergelijk uzelf op zo objectief mogelijke wijze met uw concurrenten. Hoe verhoudt zich dit? Wat doen zij dat u niet doet en andersom?

Kies de juiste tone of voice

De beste externe communicatie is direct herkenbaar als zijnde afkomstig van het betreffende merk. Daarom moet u een tone of voice voor uw communicatie-uitingen ontwikkelen die duidelijk maakt wat uw merk is en doet, op een manier die het publiek waarmee u wilt communiceren aanspreekt. Probeer uw concurrenten niet te imiteren, maar trek uw eigen plan.

Kies het juiste platform voor het verspreiden van uw boodschap

Het steeds opnieuw communiceren van dezelfde centrale boodschap via ieder beschikbaar platform en netwerk is tijdverspilling. Richt u in plaats hiervan op de kanalen die het publiek waarmee u wilt communiceren het beste bereiken.

Voor klanten kan dit bijvoorbeeld uw blog zijn, of social media zoals Facebook, Instagram of Twitter. Ook podcasts en artikelen op basis van uw persberichten zijn een optie. Voor investeerders kunt u bijvoorbeeld denken aan video’s, nieuwsbrieven of webinars.

Betrek uw klanten en medewerkers

Zowel uw klanten als medewerkers zijn waardevolle ambassadeurs voor uw bedrijf. Op hun eigen social media kunnen ze reclame voor u maken.

Tevreden klanten die hun ervaringen online delen, kunnen onmisbaar zijn voor uw externe communicatie. Vrienden, familie en volgers hebben meer vertrouwen in ervaringen uit de eerste hand dan in welke reclameboodschap dan ook.

Uw medewerkers kennen uw bedrijf van binnenuit dus hun aanbevelingen laten anderen zien dat ze trots op het bedrijf zijn.

Bedenk hoe u successen wilt meten

Om het succes van uw strategie te begrijpen, moet u de progressie meten. Als u dat niet doet, weet u niet wanneer u moet doorgaan op de ingeslagen weg en wanneer u uw externe communicatiestrategie moet aanpassen voor een beter effect. Kies voor KPI’s waarmee u de impact van uw strategie kunt meten.

Tips voor het verbeteren van uw externe communicatiestrategie

Toon uw betrokkenheid bij uw publiek

Klanten willen het gevoel hebben dat ze worden gehoord en gezien. Probeer uzelf in hun situatie te verplaatsen wanneer u met hen communiceert. Ook investeerders zien graag dat u hun wensen en angsten kent. Luister naar beide doelgroepen en ken hun zorgen, interesses en gevoelens. Maak dit vervolgens duidelijk in uw communicatie.

Dit mag geen eenrichtingsverkeer zijn. Reageer op feedback zodat er een dialoog ontstaat en uw stakeholders zicht gehoord voelen.

Ken de kracht van herhaling

Als u wilt dat mensen de boodschap bij uw merk onthouden, moet u ervoor zorgen dat ze deze steeds opnieuw meekrijgen. Soms is het niet moeilijker dan dat. Zoek echter wel steeds naar nieuwe manieren om dit te doen, anders gaat uw publiek zich irriteren.

Houd het kort en eenvoudig

Mensen zijn druk. Ze willen geen ellenlange rapporten doorakkeren of naar podcasts luisteren die langer duren dan de reistijd van en naar hun werk. Ze willen ook geen tijd verdoen aan het leren begrijpen van vakjargon en onnodige technische begrippen.

Uw communicatie-uitingen moeten kort en simpel zijn en ter zake doen. U wilt de naamsbekendheid van uw merk vergroten, niet uw publiek belasten met onnodige informatie.

Lever altijd iets van waarde

Het kan een enorme afknapper zijn om als publiek de doelgroep te zijn van een externe communicatiecampagne van een bedrijf dat niets te bieden heeft. De boodschap wordt dan direct vergeten. Communicatie is niet succesvol als de boodschap de doelgroep niet interesseert, hen niet aanzet tot nadenken, geen probleem oplost, geen social currency biedt om te delen met vrienden of de doelgroep niet op andere wijze laat voelen dat het lezen, bekijken of beluisteren van de boodschap een verrijking is.

Breng interne en externe communicatie in lijn met elkaar

Wanneer u een consistente merkidentiteit voor uw bedrijf wilt opbouwen, heeft u daarbij input nodig van zowel interne als externe stakeholders. Het heeft geen enkel nut om extern een beeld van een merk neer te zetten als klanten die met medewerkers contact hebben merken dat deze identiteit alleen een plaatje voor de buitenwereld is. Om een boodschap authentiek te laten zijn, moet iedereen deze uitdragen.

Wanneer u de waarden van uw merk ook op de werkvloer communiceert, zal het externe publiek dit opmerken. Medewerkers moeten het gevoel krijgen dat de boodschap die het bedrijf uitdraagt ook hun ervaringen weerspiegelt voordat ze als ambassadeurs voor hun bedrijf kunnen optreden.

Conclusie

Het creëren van een samenhangende externe communicatiestrategie kan een uitdaging zijn, maar is wel zeer waardevol. Omdat er veel te kiezen valt, willen klanten en investeerders graag weten waar u voor staat, hoe u hun leven kunt veraangenamen en waarom ze uw product moeten aanschaffen of aandelen in uw bedrijf moeten kopen. Uzelf onderscheiden van uw concurrenten is essentieel. Datzelfde geldt voor uw communicatie met externe stakeholders. Gebruik de juiste communicatiekanalen en luister ook naar wat zij zelf te zeggen hebben.

Hopelijk hebben we u kunnen helpen bij het bedenken van ideeën waarmee u uit de voeten kunt. Mocht u klanten willen betrekken met veilige en professionele videocommunicatie van hoge kwaliteit, probeer dan Company Webcast een keer uit.

Verwijzingen en meer informatie

• Over Company Webcast
• Virtuele conferentieruimte
• Communicatiestrategieën voor bedrijfsdirecteuren
• Communicatiefouten
• Interne en externe communicatieproblemen
• Webinars voor Investor Relations

Een town hall meeting binnen uw bedrijf biedt u een uitgelezen kans om contact te hebben met uw medewerkers. Deze personeelsbijeenkomsten waren ooit vooral eenrichtingsverkeer – management richting personeel. De tijden zijn echter veranderd. De beste en meest effectieve town hall meetings kennen een levendige dialoog die helpt bij het creëren van gedeelde doelstellingen bij alle medewerkers.  

Volgens een Forbes-studie zegt 74% van de medewerkers dat ze hun werkzaamheden effectiever kunnen uitvoeren als ze zich gehoord voelen. Een town hall meeting kan hier een belangrijke rol bij spelen.     

Het meer, en beter, betrekken van medewerkers bij hun bedrijf wordt steeds belangrijker, met name in Europa, waar cijfers op het gebied van medewerkersbetrokkenheid volgens marktonderzoeksbureau Gallup stagneren. In de VS stijgen deze cijfers juist.  

Een andere factor is het werken op afstand. Het percentage medewerkers in Europa  dat werkt vanuit huis is sinds het begin van de coronapandemie gestegen van 5% naar 12%. Dit biedt extra uitdagingen voor bedrijven die contact willen houden met hun medewerkers. Een virtuele town hall meeting kan dan uitkomst bieden.   

Wat houdt een virtuele town hall meeting precies in?  

Een virtuele town hall meeting is een onlineversie van de traditionele, fysieke bijeenkomst. Het kan een volledig virtueel evenement zijn, dat alle deelnemers op hun eigen device kunnen bijwonen. Er kan ook worden gekozen voor een hybride bijeenkomst die door sommige deelnemers in persoon wordt bijgewoond en door andere op afstand.   

Bij de bijeenkomst is meestal het hele bedrijf betrokken. Het biedt de mogelijkheid de medewerkers op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen en iedereen te informeren over de missie en doelstellingen van de organisatie. Medewerkers krijgen bovendien de kans om contact te hebben met het management en punten van zorg onder de aandacht te brengen.  

Een virtuele town hall meeting vindt plaats met behulp van videoconferentie- of webcasting-technologie, zoals die van Company Webcast.  

Waarom kiezen voor een online town hall meeting?  

Er zijn een aantal redenen waarom u kunt kiezen voor een online town hall meeting. 

• Werken op afstand wordt steeds gebruikelijker en een virtuele bijeenkomst maakt het voor iedereen die niet op kantoor werkt eenvoudiger om deze bij te wonen. Zelfs al voor de pandemie werkten mensen steeds vaker vanuit huis. Een virtuele town hall meeting is simpelweg een afspiegeling van de veranderende manier van werken binnen onze samenleving.   
• Flexibele werktijden houden bovendien in dat niet iedereen tegelijkertijd aanwezig is op kantoor of in staat is fysiek aanwezig te zijn op het tijdstip en de locatie van het evenement. Wanneer de bijeenkomst bijvoorbeeld om 9 uur ‘s ochtends begint, is het voor ouders die eerst hun kinderen naar school moeten brengen lastig om op tijd aanwezig te zijn. Als ze echter eerst hun kinderen kunnen wegbrengen en vervolgens naar huis kunnen gaan om de bijeenkomst van daaruit virtueel te volgen, is de kans groter dat ze kunnen deelnemen.   

• Uw medewerkers zijn daarnaast wellicht werkzaam op meerdere locaties. In plaats van hen te laten reizen naar de bijeenkomst om deze fysiek bij te wonen, wat tijd en geld kost voor vervoer en accommodatie, stelt u hen in staat thuis of op hun eigen kantoor in te loggen en deel te nemen. Dit is efficiënter, bespaart het bedrijf kosten en is ook nog eens beter voor het milieu.   

Virtuele versus hybride town hall meeting 

Hieronder een vergelijking tussen een volledig virtuele en een hybride town hall meeting: 

Volledig virtueel	Hybride
Geen accommodatiekosten   Geen tijd kwijt aan het zoeken en boeken van de juiste accommodatie   Kan sneller worden georganiseerd  Geen reis- en verblijfskosten  Wanneer u gevoelige onderwerpen wilt bespreken, hoeft u zich geen zorgen te maken over protesten buiten of binnen	Biedt meer flexibiliteit en gemak omdat medewerkers de optie kunnen kiezen die het beste bij hen past  Beide mogelijkheden aanbieden kan het bereik van de bijeenkomst vergroten  De accommodatiekosten zijn lager dan bij een volledig fysiek evenement omdat u geen grote zaal nodig heeft  Lagere reis- en verblijfskosten dan bij een volledig fysiek evenement

Beide onlineversies van een bedrijfsbijeenkomst hebben als voordeel dat ze ook  kunnen doorgaan bij slechte weersomstandigheden. Ook de invloed van wegwerkzaamheden en ongelukken, die tot aanzienlijke vertraging kan leiden bij een volledig fysiek evenement, is minimaal.   

Een ander voordeel van zowel een volledig virtuele als een hybride evenement is dat u over een opname beschikt van de bijeenkomst die u via uw intranet beschikbaar kunt stellen voor iedereen die niet aanwezig kon zijn of die achteraf nog een keer wil terugkijken.   

Hoe organiseer ik een virtuele town hall meeting? 

1. Kies uw platform

Het platform dat u gebruikt, is belangrijk voor het succes van uw virtuele town hall meeting. Het moet stabiel en veilig zijn en veel verkeer kunnen verwerken, vooral als het een bijeenkomst betreft voor een multinational. Kies voor een tool die specifiek is ontworpen voor dit type evenement, niet voor een eenvoudige videoconferentie-oplossing. Zet gespecialiseerde technologie in die u in staat stelt grootschalige evenementen te streamen.   

Deelnemers moeten bovendien op zo eenvoudig mogelijke wijze kunnen inloggen.  

Wanneer u op dit moment op zoek bent naar oplossingen voor uw online town hall meeting nodigen wij u graag uit om Company Webcast te proberen. Het platform verzorgt al meer dan 15 jaar probleemloze, professionele webcasts en is ISO-gecertificeerd (27001), wat betekent dat uw gevoelige bedrijfsinformatie veilig is. U kunt polls afnemen en vragen stellen en het systeem beschikt over gebruikersvriendelijke procedures voor registreren, uitnodigen en inloggen.   

2. Definieer het doel van de bijeenkomst

Iedere town hall meeting moet een doel hebben – een reden waarom deze plaatsvindt en een specifiek aandachtsgebied binnen de organisatie waarop deze zich richt. Dit kan een belangrijke zakelijke ontwikkeling zijn, zoals het bespreken van verkoopresultaten of details rondom de lancering van een nieuw product waarvan medewerkers op de hoogte moeten zijn. Het doel van de bijeenkomst kan ook het vergroten van het vertrouwen in het bedrijf of het motiveren van de medewerkers zijn.   

Deze doelstelling helpt u bij het opstellen van de juiste agenda, het regelen van de juiste sprekers en het bepalen of u bijvoorbeeld break-outsessies nodig heeft of de deelnemers opdrachten wilt laten uitvoeren.  

3. Stel een datum vast 

Stel zo snel mogelijk een datum vast zodat de medewerkers zo lang mogelijk van tevoren op de hoogte kunnen worden gebracht. Bij het bepalen van deze datum en het tijdstip moet u rekening houden met de beschikbaarheid van uw medewerkers. Denk ook na over verschillende tijdzones en medewerkers in landen met een afwijkende werkweek. Plan de bijeenkomst bovendien niet te vroeg of te laat op de dag anders is het voor medewerkers met flexibele werktijden lastig om deze bij te wonen.   

4. Stel eenduidelijk agenda op 

Zodra de datum van de bijeenkomst bekend is, kunt u de agenda opstellen. Houd hierbij het doel van de bijeenkomst in uw achterhoofd. Dit helpt u bij het selecteren van de juiste sprekers en het inplannen van presentaties die niet alleen interessant zijn voor de deelnemers, maar waarin u ook de informatie die u wilt delen kunt overbrengen.   

Blijf niet te lang bij een onderwerp hangen omdat deelnemers dan hun aandacht verliezen. Probeer ook niet te veel informatie tegelijk te delen. Kies voor twee of drie cruciale punten die gerelateerd zijn aan de doelstelling en focus hierop. De onderwerpen die u bespreekt, moeten waarde hebben voor de medewerkers. Anders bestaat de kans dat ze afgeleid raken en niet langer luisteren.  

5. Verstuur uitnodigingen voor de bijeenkomst

Nadat u de datum en de agenda heeft bepaald, nodigt u de medewerkers uit. Sluit de agenda bij zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en maak duidelijk hoe de bijeenkomst op de dag zelf is georganiseerd. Leg uit hoe de livestream werkt, wat van de deelnemers wordt verwacht tijdens de bijeenkomst en wanneer ze de gelegenheid hebben zelf een bijdrage te leveren. Licht ook de technische vereisten toe, met daarbij informatie over met wie contact kan worden opgenomen bij problemen.   

6. Bereidde presentaties voor 

Maak de presentaties zo interessant mogelijk, denk dus verder dan alleen PowerPoint-dia’s. Probeer gebruik te maken van visuals als foto’s en video’s, geluidsfragmenten en andere elementen om de aandacht van het publiek te trekken en vast te houden. Houd het simpel en bied nieuwe informatie waarvan de medewerkers op de hoogte moeten zijn. Teruggrijpen op oud nieuws kan in dit soort situaties een negatief effect hebben.   

U kunt zelfs uw medewerkers vooraf vragen wat zij graag zouden willen weten over de onderwerpen die worden besproken. Aan de hand hiervan kunt u de waarschijnlijk meest waardevolle inhoud van de dag voorbereiden.   

Wanneer de presentatie klaar is, oefen deze dan zoveel mogelijk zodat deze soepel verloopt op de dag zelf.   

Tips voor het organiseren van een online town hall meeting 

Houd de inleiding kort en zorg voor een paar ijsbrekers 

Om de bijeenkomst momentum te geven, moet de inleiding kort en interactief zijn. Het heeft weinig tot geen nut om het publiek eerst uitgebreid te informeren over wat er gaat gebeuren. Op de eerste plaats omdat ze de agenda al hebben en op de tweede plaats omdat de sprekers direct na de inleiding volgen. Mensen die de bijeenkomst vanuit huis volgen, raken bovendien snel afgeleid als de stream geen interessante informatie biedt.  

Wat beter werkt, is beginnen met wat interactieve ijsbrekers. Dit kan een poll zijn, een grappige vraag of een verhaal dat gerelateerd is aan het punt dat u probeert te maken. Een dergelijke inleiding is pakkend en zorgt voor betrokkenheid. 

Zet het bedrijf in het zonnetje 

U wilt onder uw medewerkers een sfeer creëren van teamgeest en betrokkenheid. Zet daarom hun prestaties en overwinningen in het zonnetje. Benoem de successen van individuen of teams. Benadruk mijlpalen die medewerkers hebben bereikt. Bespreek de bedrijfsresultaten en laat zien dat uw ieders bijdrage hieraan waardeert.   

Teamgeest is essentieel en dit is uw kans om deze te helpen ontwikkelen. Onderzoek van Forbes heeft uitgewezen dat medewerkers die met elkaar samenwerken zich 64% langer op hun taak richten dan collega’s die alleen werken. Deze medewerkers voelen zich ook meer betrokken, raakten minder vermoeid en waren succesvoller.  

Geef medewerkers een stem  

Tijdens uw virtuele town hall moet er plek zijn voor discussies over onderwerpen die belangrijk zijn voor medewerkers. Om die reden raden wij aan tijd te reserveren voor een live vraag- en antwoordsessie. Het is handig om vooraf vragen te laten indienen zodat het managementteam een idee heeft van wat er naar voren kan komen en men zich hierop kan voorbereiden. Medewerkers moeten echter ook de kans krijgen hun vragen live te stellen, ter onderstreping van een bedrijfsbeleid dat transparantie, openheid en eerlijkheid uitstraalt.  

Bied leidinggevenden een kans om wat te zeggen  

Als de directeur de enige spreker is, kan dit een beperkt beeld van het bedrijf geven.  Medewerkers zien graag dat ook leidinggevenden van hun eigen afdeling namens hen het woord voeren. Laat alle hogere managers meedenken over de agenda en laat ze hun eigen nieuws vertellen. Dit zorgt voor een meer inclusieve ervaring.   

Bedenk wat een goede frequentie is voor de virtuele town hall meeting 

De frequentie van uw virtuele town hall meeting hangt af van de aard van uw bedrijf. Sommige bedrijven organiseren ze ieder kwartaal, andere eens per maand. Wanneer ze te vaak plaatsvinden, zijn mensen minder geneigd tot deelname omdat ze saai of voorspelbaar worden. Als ze echter niet vaak genoeg plaatsvinden, bestaat de kans dat u het momentum verliest van het saamhorigheidsgevoel dat een virtuele town hall kan brengen.  

Conclusie 

Nu een steeds groter deel van ons leven zich online afspeelt, zijn ook elementen binnen het bedrijfsleven als de town hall meeting aan verandering onderhevig. Online gaan is dan ook een logische stap om deze bijeenkomsten te kunnen organiseren op een wijze die past binnen deze veranderende levensstijl. Het biedt medewerkers die verder weg wonen en niet vaak op kantoor zijn de kans om deel te nemen en zich een gewaardeerd teamlid te voelen. Het brengt ook teams samen die op verschillende locaties werken en past bij medewerkers met flexibele werktijden. Het is daarbij echter cruciaal dat u kiest voor het juiste platform, passend bij uw wensen.   

Company Webcast heeft ervaring met het faciliteren van vlekkeloos verlopende online evenementen, met innovatieve peer-to-peer technologie waardoor iedere deelnemer zeker is van een kwalitatief hoogstaande ervaring. Neem hier contact met ons op voor meer informatie. 

Verwijzingen en meer informatie 

• Hybride bijeenkomsten 
• Wat is een webcast? 
• Webinar-oplossingen voor interne communicatie
• Forbes over medewerkersbetrokkenheid
• Medewerkersbetrokkenheid in Europa

Nu een steeds groter deel van zowel ons privé- als ons professionele leven zich online afspeelt, is het logisch om ook het principe van een virtuele Capital Markets Day (CMD) te omarmen. Communicatie via internet is dagelijkse kost geworden. Door een CMD online te organiseren is deze veel toegankelijker en is het evenement veel waardevoller.

Veel bedrijven maken inmiddels gebruik van de mogelijkheid hun CMD online te laten plaatsvinden. Hieronder twee voorbeelden:

• Bpost – het Belgische postbedrijf organiseerde onlangs een CMD waarbij 26 personen fysiek aanwezig waren en 166 deelnemers de bijeenkomst online bijwoonden.
• Aalberts NV – Bij deze Nederlandse fabrikant waren ongeveer 60 deelnemers fysiek aanwezig bij de CMD, met 352 kijkers van de online webcast. Dit betekende dat ongeveer 70% van de totale doelgroep van ongeveer 500 (potentiële) deelnemers werd bereikt.

In dit artikel leest u meer over de voordelen van een virtuele CMD, de verschillende formats en hoe u een succesvolle online CMD kunt organiseren.

Waarom kiezen voor een virtuele Capital Markets Day?

Een virtuele CMD kent vele voordelen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste:

Grotere deelname

Door investeerders, analisten, journalisten en medewerkers de kans te bieden het evenement online bij te wonen, bereikt u meer mensen dan bij een fysiek evenement. Deelnemers hoeven geen vrije dagen op te nemen, niet naar het evenement af te reizen en ook geen accommodatie te boeken. Ze kunnen de webcast thuis, op kantoor of waar ze maar willen bekijken. Kunnen ze de webcast niet live volgen? Geen probleem! Webcasts zijn altijd on-demand beschikbaar.

Bij Company Webcast zien we dat het gemiddelde CMD-evenement 43 fysieke deelnemers op de been brengt, met nog eens 411 kijkers online. Als daarbij ook naar de verhouding analisten, huidige investeerders en potentiële investeerders (in tegenstelling tot medewerkers) binnen beide categorieën wordt gekeken, zien we dat een webcast 4,2 keer meer van deze essentiële deelnemers bereikt dan een volledig fysiek evenement.

Groter internationaal bereik

Een virtuele CMD helpt u niet alleen bij het bereiken van meer mensen binnen uw eigen land, maar het kan ook uw bereik wereldwijd vergroten. Uit ons recente onderzoek blijkt dat de virtuele CMD een rol kan spelen bij het verspreiden van uw boodschap buiten de landsgrenzen. Dit is een van de redenen waarom de voertaal bij 95% van de CMD’s Engels is.

Een webcast maximaliseert de ROI van uw CMD omdat uw IR-boodschap meer potentiële investeerders bereikt.

Laat meer zien van uw bedrijf

Uw investeerders hebben wellicht toegang tot uw financieel- en of algemeen directeur tijdens roadshows en andere evenementen. De CMD biedt u de mogelijkheid om meer leden van uw managementteam voor te stellen die relevante informatie kunnen verstrekken over hun rol en hun projecten.

Stappenplan voor het organiseren van een virtuele Capital Markets Day

1. Kies een format

Er zijn drie verschillende formats voor het organiseren van een virtuele Capital Markets Day. Kies voor het format dat het beste bij u past en de individuele eisen van uw organisatie:

• • Volledig on-demand: De CMD vindt overdag plaats op locatie en de beelden van de bijeenkomst worden vervolgens online gezet. Zo kunnen meer mensen zien wat er gebeurt, maar ze moeten wachten totdat de deelnemers van het fysieke evenement volledig op de hoogte zijn gebracht voordat ze zelf de informatie ontvangen.
  • Volledig online: De CMD wordt gehouden op een door de organisatie gekozen locatie, meestal het eigen kantoor. Wanneer u kiest voor Company Webcast kan het evenement ook worden gestreamd vanuit een van onze geavanceerde studio’s met deelname op afstand.
  • Hybride: De CMD vindt plaats op een fysieke locatie waarbij investeerders en analisten in persoon aanwezig kunnen zijn. Daarnaast is er een live webcast van de bijeenkomst die geïnteresseerden direct kunnen bekijken op afstand. Ook kunnen deelnemers, indien gewenst, de beelden op een later moment terugkijken.

2. Zet een structuur op voor het evenement

Een Capital Markets Day biedt u de kans uw strategie te verduidelijken, (potentiële) investeerders te laten zien hoe u waarde toevoegt aan hun aandelen en u stelt hen in staat leden van het managementteam te ontmoeten waarmee ze tijdens andere evenementen waarschijnlijk niet zouden kennismaken.

Maak vooraf een zorgvuldige afweging welke informatie u wilt delen, wie er spreekt en of er een specifiek thema is waaraan u aandacht wilt besteden tijdens de bijeenkomst. Gezien de groeiende belangstelling voor ESG is dit een onderwerp dat u hiervoor in overweging kunt nemen, bijvoorbeeld hoe dit zich verhoudt tot toekomstige bedrijfsbeslissingen.

U kunt bijvoorbeeld een deel wijden aan een analyse van uw recente prestaties, een andere sessie gebruiken voor het bespreken van doelen en doelstellingen en weer een andere inzetten voor het uitleggen van de strategie waarmee u deze denkt te bereiken. Er moet ook tijd zijn voor interactie met het publiek, bijvoorbeeld in een vraag- en antwoordsessie.

3. Nodig analisten en investeerders uit

Het spreekt voor zich dat u analisten en investeerders uitnodigt voor uw CMD. Verstuur een uitnodiging waarin duidelijk staat vermeld waar en wanneer het evenement plaatsvindt en hoe men toegang kan krijgen, fysiek of virtueel. Informeer ze over de inhoud van de presentaties en het thema of de boodschap die u wilt uitdragen tijdens de bijeenkomst.

Stuur deze informatie naar de analisten en investeerders waarop u zich wilt richten of die u wilt betrekken. Het is bovendien een prima idee om de informatie op uw website en socialmediakanalen te plaatsen zodat geïnteresseerden deze daar kunnen vinden.

4. Houd het registratieproces simpel

De CMD is uw kans om uw verhaal, successen en strategieën te delen met uw huidige en potentiële aandeelhouders en beleggingsanalisten. Het platform dat u gebruikt voor uw virtuele CMD moet eenvoudig zijn in gebruik zodat u zo veel mogelijk mensen kunt bereiken.

5. Publiceer een persbericht

Vat de belangrijkste punten van de Capital Markets Day samen in een persbericht dat u net voor het evenement publiceert. Dit geeft de media meer informatie over de onderwerpen en aankondigingen tijdens de bijeenkomst. Benoem de meest interessante punten en benadruk deze.

Het is een goed idee om hierin quotes te verwerken van relevante leden binnen uw team. Deze quotes helpen journalisten bij het benadrukken van hun artikelen. U kunt de webcast ook toegankelijk maken voor de pers zodat deze meer informatie kan halen uit de presentatie zelf en journalisten vragen kunnen stellen ter verduidelijking van bepaalde punten.

Stuur het persbericht naar alle journalisten werkzaam voor de vakpers binnen uw sector voor een maximale kans op aandacht voor uw evenement. Publiceer het persbericht ook op uw eigen website en promoot deze via uw sociale media.

6. Meet het effect

De laatste stap is het evalueren van het effect van uw online CMD. Was het een succes? Kreeg het publiek de kans om actief deel te nemen? Had het een positief effect op de percepties van analisten? Trok het meer investeerders?

Er zijn veel vragen die u zichzelf hierover kunt stellen en het antwoord hierop is volledig afhankelijk van de methode waarvoor u hebt gekozen.

Wanneer u gebruikmaakt van Company Webcast heeft u toegang tot de gegevens van Naast de algemene deelnamestatistieken kunt u ook de marktprestaties van uw bedrijf meten en de deelnemers aan uw virtuele CMD of ander digitaal evenement op het gebied van investeerdersrelaties analyseren.

Best practices voor virtuele Capital Markets Days

Kies voor de juiste discussieonderwerpen

Er zijn veel onderwerpen die u met uw publiek gaat delen tijdens uw Capital Markets Day. Zeker over de terreinen waarop u uitblinkt. U neemt in overweging welke onderwerpen de investeerders geïnteresseerd zijn en welke vragen zij kunnen hebben over de bedrijven waarvan zij aandelen willen kopen.

Onderwerpen op het gebied van ESG (Environmental, Social en Corporate Governance) staan hoog op de agenda bij veel investeerders. Zo hoog zelfs dat de grootste assetmanager ter wereld, BlackRock, actief stemt of dreigt te stemmen tegen bestuurders waarvan men vindt dat ze niet voldoende aandacht besteden aan klimaatverandering. De beloning die bestuurders ontvangen, staat ook hoog op de lijst van onderwerpen waarin investeerders zijn geïnteresseerd.

Bekijk welke onderwerpen op alle verschillende terreinen belangrijk zijn voor de aandeelhouders waarop u zich richt en focus daarop tijdens de CMD.

Zorg voor een goede voorbereiding en repeteer de bijeenkomst vooraf

Bij een volledig virtueel evenement bevinden de sprekers zich niet in dezelfde ruimte als het publiek. Toch moeten ze zich optimaal voorbereiden. De vraag- en antwoordsessie van een webcast kan zelfs actiever zijn, wat betekent dat er meer kans is op een onverwachte vraag waardoor ze op het verkeerde been worden gezet. Om die reden is het belangrijk de bijeenkomst vooraf te repeteren. Zo kunnen sprekers zich voorbereiden en anticiperen op vragen die deelnemers zouden kunnen stellen.

Net zo belangrijk is het controleren of uw hard- en software goed functioneren. Een repetitie stelt u in staat te bepalen wat de juiste camerahoeken zijn en of licht en geluid optimaal zijn ingesteld. De sprekers zijn bovendien misschien niet gewend om te werken met de technologie die wordt ingezet bij een virtuele Capital Markets Day. Het vooraf doornemen en oefenen van de bijeenkomst helpt om de sprekers gerust te stellen en laatste aanpassingen door te voeren.

Denk aan de positionering van uw merk

“Bedrijven die virtuele Capital Markets Days organiseren, moeten denken als een tv-producent om het publiek betrokken te houden.” — Vladimir Zaluzhsky, Hoofd communicatie en investeerdersrelaties, Severstal

Uw merk staat op deze dag in de spotlights en u moet ervoor zorgen dat alles wat tijdens de CMD gebeurt past bij het beeld dat u wilt uitstralen. Gebruik consistent dezelfde achtergrond bij iedere spreker en plaats uw bedrijfslogo op het scherm.

De Company Webcast studio’s beschikken om die reden over een ‘green screen’. Hiermee kunt u iedere kleur of afbeelding gebruiken die u wilt. Bovendien heeft u de beschikking tot professionele licht- en geluidsinstallaties. Onze medewerkers zorgen ervoor dat uw webcast haarscherp en goed verstaanbaar uitgezonden wordt.

Conclusie

Een virtuele Capital Markets Day is een dé manier om uw verhaal en visie te delen met uw particuliere investeerders, institutionele investeerders en analisten. U bereikt nog meer belangstellenden omdat de deelnemers geen vakantiedagen op hoeven te nemen, geen reistijd hebben en geen accommodatie hoeven te boeken.

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor hun CMD volledig online uit te zenden of er een hybride evenement van te maken. Zo kunnen meer belangrijke personen de bijeenkomst live bijwonen en hebben ze de mogelijkheid de beelden achteraf terug te kijken. Het bereik wordt vergroot tot buiten de landsgrenzen, u genereerd naamsbekendheid voor uw merk en u verstevigt uw positie op de internationale markt.

Als u meer wilt weten over de mogelijkheden die een virtuele Capital Markets Day kan bieden, kunt u een demo aanvragen over het platform van Company Webcast.

Referenties en meer informatie

• • • Webcastinformatie
    • Wat kost een webcast?
    • Company Webcast testimonials
    • Aalberts Capital Markets Day
    • Webcasts voor Investor Relations