Voor een succesvol Webinar is het bereiken van de juiste doelgroep van cruciaal belang. Het is daarom erg belangrijk dat je goed de tijd neemt om het juiste publiek voor jouw Webinar te werven. Het sturen van een e-mail uitnodiging is een van de meest effectieve manieren om een geschikt publiek te bereiken voor je Webinar. Om deze reden willen we je graag informeren hoe je een effectieve e-mail uitnodiging opstelt om zo het effect van je Webinar te vergroten.
Een e-mail uitnodiging bestaat uit de titel van het Webinar, de datum en tijd van het Webinar, de naam van de spreker(s) en de reden waarom het publiek aanwezig moet zijn. Daarnaast roept een goede e-mail uitnodiging zijn lezers tot actie op.
Het schrijven van een effectieve e-mail uitnodiging
Het doel van de e-mail uitnodiging is om de Webinar te “verkopen”. Elke informatie in deze uitnodiging moet dit doel ondersteunen. Veel bedrijven plaatsen teveel onnodige informatie in hun uitnodiging. Zo geven ze veel informatie over het bedrijf, de achtergrond van de spreker en gerelateerde producten of services van het bedrijf. Deze informatie moet echter worden vermeden of tot een minimum beperkt worden.
Voor het schrijven van een effectieve e-mail uitnodiging kun je gebruik maken van het AIDA-model. AIDA staat voor Attention, Interest, Desire en Action. Kort samengevat zegt dit model dat een e-mail uitnodiging moet bestaan uit vier onderdelen. Je begint met de aandacht te trekken van de lezer. Daarna zorg je dat je hem interesseert. Vervolgens probeer je het verlangen om het Webinar bij te wonen bij hem op te roepen. De laatste stap is de lezer tot actie over laten gaan om het Webinar ook daadwerkelijk bij te wonen. Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom bespreken we hieronder in het kort elke stap van het AIDA-model.
Aandacht (attention)
Hoe goed de inhoud van je uitnodiging ook is, met een slechte onderwerpsregel belandt je e-mail uitnodiging vaak gewoon in de prullenbak. We worden dagelijks overladen met e-mails. Het is daarom moeilijk om op te vallen tussen deze stroom van berichten. Hieronder staan een aantal tips die ervoor kunnen zorgen dat jouw e-mail uitnodiging niet in de prullenbak van jouw doelgroep belandt:
- Trek de aandacht, maar geef niet alles weg;
- Zorg dat het onderwerp relevant is voor de ontvanger;
- Onderwerpen met een vraag zijn erg effectief;
- Communiceer eerlijk en open;
- Draai er niet om heen, wees duidelijk;
- Stelling nemen, een stelling werkt krachtig;
- Haal het belangrijkste, interessantste onderwerp al aan in de onderwerpregel;
- Maak het bericht zo persoonlijk mogelijk;
- Analyseer je eigen gedrag. Stuur de e-mail met verschillende onderwerpen naar jezelf. Welke
trekt aandacht?; - Maak je onderwerpsregel niet te lang.
Daarnaast kan het ook heel effectief zijn om de belangrijkste reden om het Webinar te volgen als onderwerpsregel te gebruiken. Onderschat het belang van de onderwerpsregel niet. De onderwerpsregel is erg belangrijk voor de hoeveelheid respons op jouw uitnodiging!
Interesse (interest)
Aandacht alleen is niet goed genoeg. Als de lezer eenmaal heeft besloten dat jouw uitnodiging de moeite is om te lezen, moet je vervolgens wel zijn interesse wekken. Als hij na twee seconden besluit jouw uitnodiging als nog weg te gooien, heb je er nog steeds niets aan.
De interesse krijgen van je lezers is lastig. Je moet je daarom goed inleven in je publiek. Wat is hun situatie? Wat voor problemen komen ze tegen? Als de lezer zich kan identificeren met jouw verhaal, is er een grotere kans dat je zijn interesse werkt. Dit is ook één van de redenen waarom vragen, omschrijvingen van relevante problemen en verhalen, zo effectief zijn in een e-mail uitnodiging.
Verlangen (desire)
We zijn nu aardig op weg met onze e-mail uitnodiging. De volgende stap is het verlangen opwekken bij de doelgroep om bij de Webinar aanwezig te zijn. Een goede methode om dit verlangen op te wekken is door de kernpunten van de presentatie samen te vatten. Belangrijk is dat je de voordelen van het bijwonen van het Webinar vermeldt. Als deze punten goed aansluiten op het verhaal dat je eerder in de uitnodiging schreef, is de kans groot dat je de doelgroep overtuigt.
Actie (action)
Een goede uitnodiging roept zijn lezers tot actie op. Er zijn verschillende methoden om dit te doen, bijvoorbeeld het instellen van een maximaal aantal (virtuele) plaatsen, de keerzijde benadrukken als je het evenement mist en benadrukken dat de Webinar maar één keer per jaar is. Plaats ook meerdere keren een link van het registratieformulier in de uitnodiging.
Tenslotte zou je nog iets tastbaars aan je uitnodiging kunnen toevoegen. Een Webinar heeft pas in de toekomst voordelen voor de lezers. Het direct toevoegen van een tastbaar voordeel maakt het aantrekkelijker voor je doelgroep. Enkele voorbeelden van zulke “bonussen” zijn een boek, een gratis whitepaper over het onderwerp, een gratis product of een klein cadeautje.
Afsluiting
Er zijn veel factoren die het succes van jouw Webinar beïnvloeden. Het sturen van alleen een goede (e-mail) uitnodiging is niet genoeg. Zo moet je ook analyseren naar wie je jouw uitnodiging stuurt. Zitten hier mensen uit jouw doelgroep bij? Het hebben van een goede uitnodiging is in ieder geval een goed begin. Probeer naast e-mail uitnodigingen, ook andere media uit. Kijk wat goed voor jouw Webinar werkt en pas de informatie op jouw doelgroep aan. Het is tenslotte ook niet zo dat een andere indeling van je e-mail uitnodiging per definitie fout is. Dit is alleen een goede methode die tot goede resultaten heeft geleidt.
Hier kun je een voorbeeld e-mail uitnodiging downloaden. Hier kun je eventueel inspiratie uithalen.