Bij het organiseren van een webinar komt veel kijken. Na het uitwerken van de content, het uitnodigen van de deelnemers en het oefenen van het webinar is de grote dag uiteindelijk daar. Naar jouw gevoel heb je alles in de voorbereiding goed gedaan en sluit het verhaal perfect aan op de doelgroep van het webinar. Waarom hebben zich dan uiteindelijk maar zo weinig mensen ingeschreven? De dag en het tijdstip waarop je een webinar organiseert is een cruciale factor voor de uiteindelijke opkomst. In dit blog vertellen we je hoe je die keuze maakt.
Benchmarks tijd en dag webinar uitzending
Bij het kiezen van de datum en tijd van een webinar is het belangrijk dat je de doelgroep van het webinar centraal zet. Denk vanuit de doelgroep wanneer je een geschikt moment voor het webinar bepaalt. Wanneer zijn zij in de gelegenheid om het webinar te bekijken? Zijn er specifieke dagen of periodes waar je rekening mee moet houden?
Bij het kiezen van een geschikt tijdstip voor een webinar wordt er vooral onderscheid gemaakt tussen een business-to-business (B2B) en business-to-consumer (B2C) doelgroep. De ervaring leert dat in Nederland het meeste geschikte tijdstip voor een B2B webinar tussen 10.00 en 16.00 uur is. Dit komt omdat deze doelgroep het webinar doorgaans bekijkt voor werk gerelateerde doeleinden. Om deze reden zullen zij minder snel bereid zijn het webinar te bekijken in hun eigen ‘vrije’ tijd. Voor de B2C markt is dit totaal anders. Deze webinars vinden meestal plaats in de avonduren, juist na werk- en etenstijd. Een goed tijdstip voor een B2C webinar is om 19.00 of 20.00 uur.
Naast het tijdstip is het ook belangrijk dat je rekening houdt met de dag waarop je het webinar organiseert. Over het algemeen zijn dinsdag en donderdag de beste dagen waarop om een webinar te organiseren. Woensdag is ook een goede webinar dag. Voor de meeste doelgroepen is maandag en vrijdag een minder goede dag. Dit omdat mensen op deze dagen vaak ‘last-minute’ dingen moeten doen of men niet op kantoor is.
Zoals je misschien al merkt bestaat er niet één ideale dag en tijdstip voor het organiseren van een webinar. Het is vooral belangrijk dat je naar de doelgroep van jouw webinar kijkt en aan de hand daarvan een datum en tijd vaststelt.
Zo is het goed mogelijk dat eerder genoemde benchmarks niet voor jouw doelgroep van toepassing zijn. Nogmaals, denk vanuit jouw doelgroep en bepaal aan de hand daarvan wanneer je het webinar organiseert.
Aandachtspunten en adviezen
Er zijn een aantal aandachtspunten wanneer je een webinar organiseert met een B2B doelgroep, of die bedoeld is voor je medewerkers:
- Heeft ieder individu toegang tot een (werk) computer, tablet of smartphone met internet, zodat zij kunnen deelnemen aan het webinar?
- Wanneer alle medewerkers tegelijkertijd aan een live webinar willen deelnemen, kan dit wel eens problemen veroorzaken met het interne bedrijfsnetwerk. Ga dit van tevoren even na. Gelukkig zijn hier ook geschikte oplossingen voor waaronder ‘segmented streaming’.
Mocht je erachter komen dat één van beiden mogelijk problemen oplevert, dan kun je overwegen om het webinar bijvoorbeeld na werktijd te laten plaatsvinden. Wanneer het onderwerp van het webinar interessant genoeg is, zal men jouw webinar ook thuis na werktijd nog willen kijken. Het is daarom belangrijk duidelijk te communiceren wat de kijker er aan heeft om deel te nemen aan het webinar, oftewel: een duidelijke ‘What’s in it for me?’. Lees hier meer over in het blog over onderwerpskeuze.
Zoals als eerder aangegeven, is de doelgroep het uitgangspunt voor het bepalen van een geschikte datum en tijd voor een webinar. Verder is het ook belangrijk te letten op de beschikbaarheid van het eigen personeel. Zijn zij in staat om in de desbetreffende periode het webinar te organiseren en voorbereiden?
Een belangrijk ander aspect bij het organiseren van een webinar is de concurrentie. Steeds meer organisaties organiseren webinars, misschien zelfs wel over hetzelfde thema. Wanneer er op hetzelfde tijdstip meerdere webinars over een soortgelijk onderwerp worden gegeven, kies er dan voor om jouw webinar op een ander moment te plannen. Zo hoeft de doelgroep geen keuze te maken, met kans dat ze voor een ander webinar kiezen dan die van jou.
Tot slot nog twee handige tips om ervoor te zorgen dat je een juiste dag en tijdstip uitkiest voor jouw webinar. Als eerste tip: vraag je doelgroep naar hun voorkeur. We hebben het de hele tijd over het centraal stellen van de doelgroep. Wat is er dan makkelijker dan de doelgroep gewoon te vragen wat hun voorkeur is? Dit kan telefonisch, face-to-face, maar ook door middel van een evaluatie formulier aan het einde van het webinar. Op deze manier sluit jouw keuze optimaal aan bij de doelgroep. Vergeet verder vooral niet om gewoonweg te experimenteren. Probeer verschillende tijden en dagen uit. Alleen zo kom je erachter wat voor jouw doelgroep wel en niet werkt!