Om werknemers verspreid over verschillende locaties toch de gelegenheid te geven interne evenementen live bij te kunnen wonen, heeft het Waterschap Aa en Maas ervoor gekozen deze evenementen live te streamen middels een webinar. Werknemers zijn zeer tevreden over de uitzendingen en de kosten zijn ook nog eens verlaagd.
Achtergrond
Waterschap Aa en Maas organiseert regelmatig bijeenkomsten waar bekende sprekers en/of medewerkers een presentatie houden voor alle medewerkers. Deze bijeenkomsten (zo’n 10-15 per jaar) zijn bedoeld om de werknemers te inspireren, kennis te delen en talent te ontwikkelen.
De Case
Deze bijeenkomsten op het hoofdkantoor worden positief gewaardeerd en de werknemers wonen die dan ook graag bij. Maar de huidige opstelling was niet optimaal om verschillende redenen:
- Niet iedereen kan het bijwonen
Waterschap Aa en Maas heeft ongeveer 400 medewerkers verspreid over verschillende locaties. De helft werkt bijvoorbeeld op 1 van de 9 buiten locaties. Niet iedereen kan daarom fysiek aanwezig zijn, ondanks dat men dat wel graag zou willen. - Kosten
De werknemers die op een afgelegen locatie werken en zo’n sessie bij willen wonen, moeten soms een uur reizen. Naast het feit dat kostbare tijd van de werknemer zo verloren gaat, zijn ook de reiskosten niet gering. - Niet goed kunnen terugkijken
Veel sprekers maken gebruik van een PowerPoint presentatie voor hun verhaal. Voorheen werden deze presentaties wel opgenomen voor het archief, maar de videokwaliteit liet te wensen over. Het opnemen van een geprojecteerde presentatie levert namelijk geen optimale beelden op. - Gebrek aan saamhorigheid
Omdat niet iedereen fysiek de sessie kan bijwonen, en ook niet op een andere manier live kan deelnemen, is het niet bevorderlijk voor de saamhorigheid en teamgevoel. Een soort ‘eilandcultuur’ wordt hiermee in de hand gewerkt.
Business Case voor webinars
De wens van Waterschap Aa en Maas was duidelijk: Het evenement op een dusdanige manier vastleggen dat:
- Elke werknemer, ongeacht locatie, het evenement toch live kan bijwonen alsof hij/zij er zelf bij was;
- Werknemers geen extra kosten of tijd kwijt zijn om het evenement bij te kunnen wonen;
- Het evenement in zijn geheel achteraf terug te kijken is met goed beeld en audio.
Een webinar is een perfect middel om dit vorm te geven. Aangezien Company Webcast al naar volle tevredenheid de uitzendingen van het algemeen en dagelijks bestuur verzorgt voor Waterschap Aa en Maas was de link snel gelegd.
Om de oplossing daadwerkelijk te kunnen implementeren, was ook budget nodig. Een paar werknemers van Waterschap Aa en Maas hebben daarom een business case gemaakt om de alternatieven tegen elkaar op te wegen: doorgaan op de huidige manier of kiezen voor een webinar. Uit de case bleek dat een webinar functioneel voldoet aan de eisen en het zou ook een aanzienlijke kostenreductie betekenen.
Webinar als verbinding voor werknemers
Company Webcast heeft samen met MK2 ervoor gezorgd dat de inspiratiesessies live worden uitgezonden. Er is expliciet voor de combinatie Company Webcast en MK2 gekozen, omdat MK2 een expert op het vlak van AV is en Company Webcast de expert voor webinars, die samen voor een professionele oplossing voor Waterschap Aa en Maas hebben gezorgd. Bovendien kan Waterschap Aa en Maas dankzij een mobiele opstelling nu vanaf elke locatie een webinar opzetten en direct live uitzenden. Hierdoor is men dus ook locatie-onafhankelijk geworden voor het opzetten van een livestream.
Resultaat
De reacties van het personeel zijn heel erg positief. Het aantal kijkers is zelfs boven verwachting.
“Het beeld is goed, het geluid is goed. Het is gewoon uitstekend te volgen.”, vertelt Martijn van Berkel, Informatieanalist/projectleider bij Waterschap Aa en Maas.
De samenwerking is zo goed bevallen dat we na de eerste succesvolle uitzendingen zelfs een taart en kaart als bedankje hebben ontvangen van Waterschap Aa en Maas. Martijn, nogmaals dank!
Webinars voor Interne Communicatie
Wilt u meer weten over de inzet van webinars voor interne communicatie? Download dan GRATIS het eBook: Interne Communicatie Webinars.