Bij het organiseren van een webinar doorloop je drie fases. Je begint met het voorbereiden van het webinar. In deze fase gaat het voornamelijk om het formuleren van de doelen van het webinar en het bereiken van de juiste doelgroep. Als alle voorbereidingen zijn getroffen kan het webinar plaatsvinden. Het succes van een webinar is grotendeels afhankelijk van de voorbereiding die je hebt getroffen. Na het webinar vindt de follow-up plaats. Dit is een belangrijke fase die door veel organisaties wordt vergeten. In dit artikel geven we enkele tips om het succes van jouw webinar te vergroten.
De voorbereiding
Bepalen van het doel
Het bepalen van het doel van het webinar is een belangrijke stap in de voorbereiding van een webinar. Bepaal wat je met het webinar wil bereiken. Probeer ook te achterhalen wat de verwachtingen van de presentatie zijn. In deze stap moet je als ware de kern van het webinar uitwerken. Je moet in staat zijn om in drie zinnen de toegevoegde waarde van het webinar te omschrijven. Waarom moeten mensen zich inschrijven om jouw webinar te volgen? Besteed veel aandacht aan deze fase. Dit zal namelijk de leidraad worden van jouw webinar. Als het doel van het webinar niet duidelijk is, wordt het lastig om in latere fases de kern van het webinar te omschrijven.
Bepalen van de doelgroep
Nadat het doel van het webinar is geformuleerd, is het tijd om de doelgroep te bepalen. Voor wie is het webinar bedoeld?
Een webinar heeft pas succes als je de juiste doelgroep bereikt. Het is daarom belangrijk dat je goed nadenkt wie de doelgroep van jouw webinar is en op welke manier je deze het beste kunt bereiken. Zorg dat je jouw doelgroep goed kent en bedenk een strategie om deze vervolgens te bereiken. Geef antwoordt op de volgende vragen: op welke plekken is jouw doelgroep veel aanwezig? Hoe kun je jouw doelgroep overtuigen om zich in te schrijven voor je webinar?
Het promoten van je evenement
Nadat het doel van het webinar duidelijk is en de doelgroep is bepaald, wordt het tijd om je webinar te promoten. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Het aantrekken van de juiste doelgroep is moeilijk. Je moet de doelgroep voor jouw webinar zien te interesseren. Dit kun je doen door relevante informatie aan te bieden die waarde toevoegt voor de doelgroep. Zorg er vervolgens voor dat veel mensen jouw uitnodiging zien. De meest effectieve manier om je webinar te promoten is via een e-mailuitnodiging. Om de respons op deze uitnodiging te verhogen moet je er voor zorgen dat je de juiste mensen uitnodigt. Het hebben van de contactgegevens van jouw doelgroep is in deze fase erg belangrijk.
Mocht je zelf geen of weinig gegevens van jouw doelgroep hebben, zijn er een aantal methoden om deze uit te breiden. Zo kun je, als er sprake is van een externe spreker, vragen of hij zelf ook over contactgegevens beschikt. Deze contactpersonen kun je vervolgens ook uitnodigen voor het webinar. Daarnaast kun je gebruik maken van een cosponsor met een netwerk en
e-mailadressen.
Naast het aantal mensen die je een uitnodiging stuurt, is de kwaliteit van je e-mailuitnodiging van belang. Zo heeft de dag dat je de uitnodiging verstuurt invloed op de hoeveelheid respons. Het is effectiever om een je uitnodiging in het midden van de week te versturen (dinsdag t/m donderdag). Een ander belangrijk onderdeel van je uitnodiging is de onderwerpsregel. Het is belangrijk dat je opvalt tussen de stroom van informatie die mensen dagelijks ontvangen in mailbox. Tenslotte moet je het makkelijk maken voor doelgroep om zich te registreren voor jouw webinar. Geef daarom duidelijk aan waar en hoe je je kunt registreren. Voor meer informatie over het schrijven van een effectieve e-mail uitnodiging verwijzen we je graag naar het artikel “Een effectieve e-mail uitnodiging voor de promotie van uw webinar” op onze website.
Naast het sturen van een e-mailuitnodiging zijn er vele andere manieren om je webinar te promoten. Ook is het aantal contactmomenten van invloed op het respons van jouw uitnodigingen. Zorg er daarom voor dat je van meerdere kanalen, zoals sociale media en nieuwsbrieven, gebruik maakt en dat je meerdere contactmomenten realiseert. Zo kun je bijvoorbeeld een herhalingsuitnodiging sturen als iemand niet reageert op de eerste uitnodiging. Dit verhoogt de kans op een grotere respons van jouw doelgroep.
De boodschap van de uitnodiging
Tenslotte is naast de verschillende methoden om je webinar te promoten ook de boodschap van je uitnodiging erg belangrijk. Het moet interessant zijn voor de doelgroep om zich in te schrijven voor het webinar. Je moet hierbij uitgaan van de voordelen voor jouw doelgroep om aanwezig te zijn bij het webinar in plaats van het promoten van jouw product. Het is daarom belangrijk dat je je inleeft in je doelgroep. Wat is hun situatie? Waarom zouden zij naar jouw webinar moeten gaan? Wat kunnen ze hier leren?
Als je je goed kunt inleven in jouw doelgroep, wordt het makkelijker om een geschikte uitnodiging te schrijven. Veel organisaties denken zich goed in te leven in hun klant. Toch komt het vaak voor dat deze bedrijven hun uitnodiging schrijven vanuit de voordelen van hun product in plaats vanuit de behoeften van de klant. Een voorbeeld van zo’n uitnodiging staat hieronder weergegeven.
“Met onze software verhoogt u de efficiëntie van uw website met wel 30%.”
Deze zin geeft de voordelen aan van het gebruiken van de software van het bedrijf. Het gaat hier dus om het product in plaats van om de behoeften van de klant.
Het bedrijf had beter de volgende zin kunnen gebruiken:
“LIVE webinar: Hoe verhoogt u de efficiëntie van uw website met 30%?”
Deze zin zegt eigenlijk hetzelfde als de eerste zin. Er wordt hier alleen uitgegaan van de behoeften van de klant in plaats van de voordelen van het product.
Tenslotte is het belangrijk dat je boodschap niet te langdradig is. Kom to-the-point maar verlies niet de behoeften van je doelgroep uit het oog.
Tijdens het webinar
Content
Content, het is een alsmaar terugkerend onderwerp. Het is dan ook erg belangrijk dat je relevante informatie deelt met je doelgroep. Hoe goed je ook presenteert en hoe mooi je grafische elementen ook zijn, zonder goede content zal je verhaal niet goed overkomen. Bedenk daarom van te voren aan welke informatie jouw doelgroep behoefte heeft. Zitten ze wel te wachten op jouw webinar?
Zorg ervoor dat men geboeid blijft én nog eens komt
Tijdens de presentatie is het van belang dat je ervoor zorgt dat het publiek geboeid is. Als je een lange statische presentatie geeft zal er weinig van je verhaal blijven hangen. Om je verhaal goed over te laten komen moet je je publiek bij je presentatie betrekken. Dit kun je doen door interactieve elementen toe te voegen aan je presentatie. Je kunt hierbij denken aan een vragenronde, een poll of een chatfunctie. Daarnaast kun je presentatie aantrekkelijker maken door het gebruik van PowerPoint slides.
Niet alleen je presentatie is van belang. Ook het stemgebruik en de houding van de presentator hebben invloed op het resultaat van je webinar. Zorg voor een open houding en probeer rustig te praten. Als je al deze technieken combineert met een goed en duidelijk verhaal, is de kans groter dat de bezoeker zijn aandacht erbij houdt en dat hij nog eens terugkomt. Voor meer tips voor het geven van een presentatie verwijzen we je graag naar het artikel “Presentatietips voor webinars: hoe houd je je publiek betrokken?” op onze website.
Follow-up
Call-to-action
Het hebben van het juiste publiek bij je webinar en het geven van een goede presentatie is erg belangrijk. Je moet er alleen wel voor zorgen dat je publiek wat doet met de informatie die je ze geeft. Eén van de valkuilen is dat een deelnemer na afloop van je webinar niets met de informatie doet.
Je wilt je deelnemers op basis van het webinar tot actie aan zetten. Zorg daarom voor een duidelijke call-to-action in je webinar. Geef aan wat je van de deelnemers verwacht. Dit kan variëren van het invullen van een enquête over het webinar tot het bezoeken van de website. Zorg ervoor dat je de deelnemer begeleidt naar de volgende fase in het verkoopproces.
Content hergebruiken
De content die je voor je webinar gebruikt kun je op verschillende manieren hergebruiken. Zo kun je het webinar achteraf op je website plaatsen, je kunt de PowerPoint presentatie delen en je kunt een artikel of whitepaper over de gegeven webinar schrijven.
Als je goede en relevante informatie deelt, is deze waarschijnlijk langere periode relevant en interessant. Deze informatie kun je dus langere tijd beschikbaar stellen aan je doelgroep. Een andere mogelijkheid is om het webinar meerdere keren te geven om je bereik onder de doelgroep te vergroten.
Het delen van je informatie kun je op verschillende manieren doen. Zo kun je het bijvoorbeeld op je eigen website plaatsen of delen via Social Media. Hoe makkelijker jij je informatie beschikbaar maakt voor je doelgroep, hoe groter het resultaat van jouw (relevante) content zal zijn.
Evaluatie
“Meten is weten.” Het is belangrijk om achteraf te meten wat het resultaat van je webinar is. Vraag de deelnemers wat ze van je webinar vonden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een enquête te sturen naar de deelnemers. De resultaten van de enquête kunnen waardevolle informatie geven om je volgende webinar nog beter te maken.
Tenslotte zou je ook het effect van het webinar op jouw verkoop, omzet en website kunnen meten. Kijk naar de resultaten voor het webinar en vergelijk deze met de periode na het webinar. Heeft er een verandering plaatsgevonden?
Tot slot..
Een goede voorbereiding en een follow-up kunnen het succes van jouw webinar vergroten. Veel bedrijven zien deze fases over het hoofd of besteden hier te weinig aandacht aan. Zij richten zich gelijk op het webinar en gaan er vanuit dat een voorbereiding en follow-up niet erg belangrijk zijn. Dit is een grote vergissing. De voorbereiding en follow-up zijn bijna net zo belangrijk als het webinar zelf. Het hebben van een goede voorbereiding en follow-up zijn erg belangrijk voor het succes van jouw webinar. Besteedt er daarom genoeg tijd aan.