In deze blog wil ik de lezer vertellen wat de overeenkomsten en de verschillen zijn tussen gemeenten en beursgenoteerde bedrijven op het gebied van verslaglegging van vergaderingen & bijeenkomsten.
Mijn bedrijf Company Webcast is actief voor zowel gemeenten als beursgenoteerde bedrijven en door mijn ervaring in deze twee werelden hoop ik dat beide werelden van elkaar kunnen leren.
Corporate Governance Code
In 2004 kwam de Code Tabaksblat uit voor beursgenoteerde bedrijven. Deze gedragscode stelde in één van haar beste practice bepalingen dat beursfondsen hun aandeelhoudersvergaderingen en pers- en analistenbijeenkomsten ten behoeve van de cijfers gelijktijdig via een webcast kenbaar moeten maken aan het beleggend publiek.
Het gelijktijdig voorzien van stakeholders met dezelfde informatie is bedoeld om misbruik met voorkennis te voorkomen. Het online en live beschikbaar stellen van deze informatie door middel van een webcast lost dit probleem eenvoudig op. Van belang is wel dat de stakeholders toegang hebben tot het internet, maar tegenwoordig kan je daar wel van uitgaan.
De verslaglegging van bijvoorbeeld een aandeelhoudersvergadering van een beursgenoteerd bedrijf vindt plaats door middel van een webcast met daarbij (soms) een transscript (notulen). De nadruk ligt op het live aspect om te voldoen aan de Code Tabaksblat. Nadien is de webcast ook on demand terug te bekijken. Zie hier een voorbeeld van Akzo Nobel:
In Nederland gebruiken vrijwel alle AEX en Midkap fondsen een webcast ten behoeve van hun jaar- en halfjaarcijfers en aandeelhoudersvergaderingen.
Openbaarheid van bestuur
Bij gemeenten speelt een vergelijkbare situatie als beursgenoteerde bedrijven, namelijk dat er terugkerende raads- en commissievergaderingen zijn (vergelijkbaar met cijferpresentaties), die gedeeld moeten worden met stakeholders. Bij gemeenten zijn de stakeholders onder meer de burgers, raadsleden, B&W, ambtenaren en journalisten, die allen toegang moeten hebben tot de inhoud van deze (openbare) vergaderingen. De verslaglegging hiervan vindt van oudsher plaats via notulen (woordelijk verslag) bedoeld om achteraf terug te kunnen lezen wat precies besproken is.
Met de komst van de techniek kiezen de afgelopen jaren veel gemeenten voor een webcast (audio- en/of videoverslag) in plaats van het geschreven woord voor het verslagleggen van de raads- en commissievergaderingen. Voor gemeenten is de archieffunctie van een webcast primair noodzaak met bijkomend voordeel dat een webcast zorgt voor een grotere betrokkenheid onder stakeholders aangezien het live online kan worden uitgezonden. Zie hier een voorbeeld van de Gemeente Den Haag.
Communicatiemiddel versus archiefmiddel
Hier zien we een wezenlijk verschil tussen de gemeenten en beursgenoteerde bedrijven. Bij beursfondsen wordt een webcast vooral ingezet om live te kunnen communiceren met stakeholders om te voldoen aan gelijktijdige informatievoorziening: de webcast als communicatiemiddel.
Bij gemeenten wordt een webcast ingezet om het woordelijke verslag te vervangen en te kunnen volstaan met een Besluitenlijst. Dit is namelijk een stuk goedkoper dan een woordelijk verslag. Gemeenten gebruiken de webcast primair als archiefmiddel.
Ik schrijf het nu natuurlijk iets te zwart-wit, want ook voor beursfondsen is de webcast als archiefmiddel erg belangrijk voor stakeholders en voor gemeenten wordt de webcast juist ook gebruikt als communicatiemiddel om burgers dichter bij de lokale politiek te brengen, echter er valt nog veel te winnen.
Gemeenten zouden veel meer voordeel kunnen halen uit het feit dat een webcast als verslagleggingsinstrument bij uitstek geschikt is voor live communicatie en dat je hiermee de burgers (en anders stakeholders) actief kan betrekken en laten participeren. Laat burgers vragen stellen, geef burgers de mogelijkheid hun mening te geven etc. Dit alles kan met een webcast of webinar, alsof je op de publieke tribune zit.
In mijn vervolgblogs zal ik meer ingaan op de mogelijkheden die een webcast biedt als verslagleggingsinstrument en hoe je als gemeente hier optimaal gebruik van kan maken, zowel als communicatiemiddel als archiefmiddel met als doel een open en transparante gemeente.
Ik zou het erg leuk vinden als u als lezer feedback heeft op mijn blog. Ook aanvullende verhalen of uw eigen praktijkvoorbeelden hoor ik graag.
Iwan Lawerman
Directeur Company Webcast BV
Telefoon: 010-2829500
E-mail: iwan.lawerman@companywebcast.nl