Bij het plannen van een webinar of online seminar komt veel meer kijken dan alleen het bepalen van een datum en het kiezen van een geschikte tijd. Bij het plannen en organiseren van een webinar moet je zorgen dat je genoeg tijd hebt om je materialen voor te bereiden, dat je tijd hebt om je webinar te promoten en nog veel meer. In dit artikel bespreken we een aantal belangrijke aandachtspunten voor het organiseren van een webinar en online seminar.
Doel van het webinar
De eerste en meest belangrijke stap bij het plannen van een webinar is het achterhalen van het doel en de verwachtingen van het webinar. Helaas is dit ook de stap die vaak de minste aandacht krijgt of soms zelfs helemaal wordt overgeslagen. Voordat je verder gaat naar de volgende stap zou je in staat moeten zijn om in maximaal 3 zinnen op te schrijven waarom je het webinar houdt. Wat is het doel van het webinar vanuit het oogpunt van de organisatie? Hoe kun je achteraf meten of je webinar succesvol is geweest? Werk deze stap expliciet en beknopt uit op papier. Je zult tijdens de verschillende proces fasen van je webinar steeds weer refereren naar deze samenvatting.
Formuleren van een statement
Aan de hand van de vorige stap, het doel van het webinar, kun je een statement uitwerken wat een persoon uit het publiek moet doen, beleven en weten aan het einde van je webinar. Dit geeft een duidelijk doel om naar toe te werken tijdens het webinar. Deze boodschap helpt ook bij het opstellen van een enquête, het definiëren van actiedoelen en voor de follow-up na het webinar.
Vorm je webinar-team
Beslis met wie je gaat samenwerken tijdens het webinar. In dit stadium heb je misschien specifieke namen of refereer je naar specifieke interne afdelingen of afdelingen van externe partijen. Het opschrijven van de namen van je teamleden zorgt ervoor dat je voorkomt dat je teamleden of afdelingen over het hoofd ziet bij de communicatie of planningsafspraken.
Checken van de beschikbaarheid
Met het checken van de beschikbaarheid moet je rekening houden met veel dingen. Je moet er voor zorgen dat de volgende partijen voorbereidt zijn en in staat zijn om deel te nemen aan het webinar:
- De spreker(s);
- Het support-team;
- Je publiek;
- Jijzelf.
Het is vrijwel onmogelijk om een datum te vinden waarbij iedereen kan. Het is daarom belangrijk een datum te kiezen die goed uitkomt voor de meeste mensen. Door het webinar ruim van tevoren in te plannen stel je de betrokken in staat rekening te houden met jouw webinar en kunnen zij eventueel hun plannen aanpassen. Als dit echter niet meer mogelijk is moet je het webinar zo plannen dat je genoeg tijd hebt om een vervanger te regelen. Plan je webinar in het midden van de week (dinsdag, woensdag of donderdag) op een tijd die de meeste deelnemers goed uitkomt om zo het succes van je webinar te vergroten.
Voordat je de datum definitief vastlegt is het van belang goed na te denken over je doelgroep. Kun je de doelgroep in een keer bereiken of zijn er meerdere sessies nodig? Wil je zakelijke klanten benaderen op kantoor of focus je meer op consumenten die vanuit hun eigen huis kijken? Zorg ervoor dat je meerdere potentiële data en tijden beschikbaar hebt voordat je contact opneemt met de betrokkenen.
Ook is het belangrijk om te kijken of je genoeg doorlooptijd hebt voordat je een datum vastlegt. Doorlooptijd houdt in dat je genoeg tijd hebt om de volgende zaken te regelen:
- Voldoende tijd om je webinar te promoten;
- Het uitwerken van je content van het webinar;
- De communicatie met de betrokkenen;
- Het voorbereiden van de spreker(s);
- Repeteren van het webinar;
- Nogmaals repeteren.
De voorbereiding van een webinar is niet iets wat je kunt samenvoegen in een paar dagen. Houdt rekening met alle voorbereidingen die je moet treffen en zorg dat je genoeg tijd hebt om je content op een juiste manier te presenteren.
Beschikbaar stellen van de content
Bij veel webinars wordt de content geschikt gemaakt om later (online) terug te kijken. De content wordt dan “on demand” beschikbaar gesteld. Op deze manier stel je een groter publiek in staat om jouw content te bekijken. Je moet echter wel in de gaten houden dat de content relevant en recent blijft. Nieuwe technologieën en ideeën kunnen ervoor zorgen dat je informatie verouderd. Stel daarom een maximale periode in, waarin de informatie relevant en interessant blijft. Na deze periode wordt het tijd om informatie te verwijderen of te vernieuwen.
Het is belangrijk om van te voren na te denken hoe je de informatie beschikbaar wilt stellen. Je kunt bijvoorbeeld de informatie achteraf op je website aanbieden. In dat geval moet je van te voren een afspraak maken met je website beheerder. Maak van te voren duidelijke afspraken zodat je de opnamen na het evenement zo snel mogelijk ter beschikking kunt stellen aan je publiek. Communiceer ook tijdens het webinar richting je publiek op welke wijze de on demand versie beschikbaar komt.
Bepaal het webinar budget
Als je werkt met een vast webinar budget, zorg er dan voor dat je op de hoogte bent van dat budget en van de eventuele grenzen die zijn opgesteld voor bepaalde activiteiten. Zorg dat je antwoord kunt geven op de volgende vragen:
- Hoeveel ben je bereidt uit te geven aan promotieactiviteiten?
- Is er een budget om een eventuele gastspreker te betalen?
- Hoe hoog worden de technologische kosten geschat?
In het kort
Bij het plannen van een webinar zijn er veel dingen waar je rekening mee moet houden. Zorg dat je genoeg tijd hebt om je voor te bereiden. Houd rekening met alle betrokken partijen. Kies een dag die iedereen uitkomt en zorg ervoor dat het duidelijk is hoe de content van jouw webinar onder het publiek wordt verspreid. Een goede planning is erg belangrijk voor het succes van jouw webinar.