In de praktijk zien we dat er een bepaalde drempel is voor veel organisaties om voor de eerste keer een webinar te organiseren. Waar begin je precies? Wat komt er allemaal bij kijken? Hoe promoot je een webinar? Welke techniek gebruik je? Ga je alles zelf doen of besteed je alles uit? Zodra een organisatie eenmaal zelf heeft ervaren wat de kracht en enorme effectiviteit is van webinars dan zijn ze om. Vervolg webinars zijn ineens eenvoudiger om te organiseren vanwege de ervaringen van eerdere webinars.
1. Webinar voorbereiding: start minimaal 8 weken vantevoren
Indien mogelijk start je tenminste 8 weken van tevoren met het organiseren van een webinar: je plant een datum en legt sprekers vast. Promotie start je vaak pas 3 tot 4 weken voor het webinar op. Dat betekent dat je dus 4 tot 5 weken hebt om het webinar voor te bereiden: wat is de inhoud, wie zijn de sprekers, wie is de doelgroep etc.
Om je te helpen met het succesvol voor te bereiden op een webinar hebben we een belangrijke tool ontwikkeld: het webinar draaiboek en checklist. Hierin worden meer dan 80 losse onderdelen benoemd op weg naar een succesvol webinar. Op deze manier vergeet je niks en zie je precies welke week je wat moet oppakken qua organisatie van het webinar.
Hieronder alvast per hoofdonderdeel wat meer informatie voor de organisatie van een succesvol webinar. Indien je kiest voor begeleiding vanuit Company Webcast, krijg je een persoonlijke projectmanager die je van A t/m Z begeleidt bij het webinar.
2. Voorbereiding & planning van het webinar
Dit deel bestaat uit 13 verschillende onderdelen. Het is de start fase van ieder webinar: je benoemt hier degene die verantwoordelijk is voor de organisatie, de marketing en voor de inhoud van het webinar. Je probeert je doelgroep af te bakenen (hoe beter je afbakent, hoe interessanter het webinar wordt voor de deelnemers), je kiest een geschikt onderwerp (het onderwerp is voor 83% de doorslaggevende factor voor deelname!), je bepaalt de duur van het webinar, de dag en het tijdstip etc. Tot slot: bepaal ook je doelen vooraf; hierdoor kun je deze meetbaar maken zodat je ze achteraf eenvoudig kunt evalueren.
3. Hoe promoot je een webinar?
Dit deel bestaat uit 18 onderdelen. Webinar promotie is een vak apart. De dynamiek van een webinar is namelijk heel anders dan die van een fysiek event. Uit onderzoek blijkt dat deelnemers zich pas in de laatste week of zelfs op de laatste dag aanmelden (>46%). Hier hoef je niet zenuwachtig van te worden, je kunt deze informatie juist gebruiken in je promotieplan: zorg dat je piekt qua promotie in de laatste week voorafgaand aan het webinar. Qua inzet middelen: zet vooral in op gepersonaliseerde direct e-mails, die converteren in de praktijk het beste naar deelnemers.
4. De inhoud van het webinar
Dit deel bestaat uit 14 onderdelen. Een goede inhoud en het goed gebruik van interactie, bepaalt het succes van je webinar. Gebruik interactieve elementen op een juiste manier: chat/vragen, polls, call2actions en enquête. Qua inhoud: besteed hier voldoende aandacht aan! Uit onderzoek blijkt dat als je goede webinar content maakt, je makkelijker deelnemers werft.
5. Webinar technologie en audiovisuele middelen
Dit deel bestaat uit 9 onderdelen. Kies je voor een self-service webinar (waarbij je alles zelf moet doen) of voor een full service webinar oplossing (waarbij je van A tot Z begeleid wordt)? Kies je voor een webcam oplossing of voor een professionele webinar studio met een professioneel webinar platform? Welke ondersteunende materialen gebruik je? (Zoals PowerPointpresentatie, video’s, software demo’s etc). Kies je voor een webinar host of niet? Allemaal zaken die van belang zijn voor het succes van het webinar.
Neem alvast een kijkje in de professionele webinar studio in Rotterdam
6. Presenteren van een webinar
Dit deel bestaat ook uit 9 onderdelen. De webinar spreker is een van de hoofdredenen dat deelnemers vroegtijdig kunnen afhaken. Zorg daarom dat je goede sprekers hebt en dat ze geoefend hebben. Een webinar is heel iets anders dan een zaal vol mensen toespreken. Gebruik bijvoorbeeld ook een webinar script zodat je weet wat je moet zeggen per onderdeel en dat de timing klopt (wanneer lanceer je de poll, wanneer toon je welk slide, wat zeg je bij de introductie etc.). Volg hier ook de korte basis cursus ‘webinar presenteren’.
7. On demand webinar strategie
Dit deel bestaat uit 9 onderdelen. Je kunt het aantal deelnemers bijna verdubbelen als je een goede on demand webinar strategie hebt. Ieder jaar neemt het belang van on demand kijkers weer toe. Zorg dat het webinar achteraf vindbaar is op een website. Promoot het webinar achteraf in nieuwsbrieven, deel fragmenten uit het webinar en gebruik poll resultaten van het webinar om nieuwe content te creëren etc.
8. Evaluatie van het webinar
Dit deel bestaat uit 7 onderdelen. Doordat je vooraf je webinar doelstellingen hebt bepaald en hebt nagedacht hoe je deze kunt meten, kun je deze goed evalueren. Evalueer naast je doelstellingen ook de feedback van de webinar deelnemers (via de enquêteresultaten en vragen die zijn binnengekomen). Tot slot moet je ook altijd je promotiestrategie en conversie evalueren. Bespreek alle evaluatie punten in het webinar team en zorg dat je de verbeterpunten meeneemt naar het volgende webinar. Op deze manier zal ieder webinar weer beter zijn dan de vorige. Onderzoek toont aan dat je webinar resultaten toenemen naarmate je minimaal 5 webinars per jaar organiseert en dit ook meerjarig doet.
Wil je alle 80 subonderdelen inzien? Download dan hier het webinar draaiboek & checklist. Voor professionele begeleiding van een webinar kun je onderstaand contactformulier invullen of ons even bellen.