Wir erleben oft, dass sich viele Unternehmen und Institutionen schwertun, wenn sie zum ersten Mal ein Webinar organisieren wollen. Womit beginnt man? Was braucht man alles? Wie promotet man ein Webinar? Welche Art von Technik wird benötigt? Alles selber machen oder in professionelle Hände geben? Hat man aber die Leistungskraft und Effizienz eines Webinars erst einmal selbst erlebt, sind diese Sorgen wie weggeblasen. Aufgrund der Erfahrung aus durchgeführten Webinaren sind die nachfolgenden dann plötzlich auch viel leichter zu organisieren.
Acht Wochen im Voraus mit dem Webinar starten
Falls möglich, sollten Sie mindestens acht Wochen im Voraus mit der Organisation eines Webinars beginnen: Legen Sie ein Datum und den oder die gewünschten Sprecher fest. Beworben wird das Webinar erst drei bis vier Wochen vor dem Start. Das bedeutet, dass Sie vier bis fünf Wochen Zeit haben, das Webinar vorzubereiten: Inhalt, Sprecher, Zielgruppe, usw. Um Sie bei der erfolgreichen Vorbereitung zu unterstützen, haben wir ein wichtiges Tool für Sie entwickelt: Webinar-Drehbuch und Checkliste. Hier werden über 80 einzelne Schritte aufgezählt, die Ihnen dabei behilflich sein sollen, ein erfolgreiches Webinar durchzuführen. So wird nichts vergessen und Sie sehen genau, was zu welchem Zeitpunkt zu organisieren ist.
The Big Webinar Handbook
Vorbereitung und Planung eines Webinars
Diese Einheit besteht aus 13 verschiedenen Teilen. Hier geht es um die Startphase eines jeden Webinars: Sie setzen die Person ein, die für Organisation, Marketing und Inhalt des Webinars verantwortlich ist. Zudem versuchen Sie, Ihre Zielgruppe einzugrenzen (je besser abgegrenzt, desto interessanter wird das Webinar für die Teilnehmer). Außerdem wählen Sie ein geeignetes Thema (das Thema ist für 83 Prozent der Interessenten der entscheidende Faktor für die Teilnahme!), Sie bestimmen die Dauer des Webinars, den Tag, die Uhrzeit, usw. Zum guten Schluss: Legen Sie auch Ihre Ziele fest, so sind sie messbar und können hinterher leicht evaluiert werden.
Wie promotet man ein Webinar?
Diese Einheit besteht aus 18 Teilen. Ein Webinar zu promoten, ist eine Sache für sich. Die Dynamik eines Webinars ist anders als bei einem physischen Event. Studien haben gezeigt, dass sich Teilnehmer erst in der letzten Woche oder sogar am letzten Tag anmelden (>46%). Nicht nervös werden, Sie können diese Information in Ihren Promotion-Plan einfließen lassen: Bewerben Sie das Webinar in der letzten Woche am massivsten. Was die Werbemedien betrifft, sollten Sie vor allem personalisierte Direkt-Mails verschicken, die erfahrungsgemäß die meisten noch abgeneigten Teilnehmer dazu bringen, ihre Meinung zu ändern.
Inhalt des Webinars
Diese Einheit besteht aus 14 Teilen. Der passende Inhalt und möglichst viel Interaktion bestimmen den Erfolg Ihres Webinars. Verwenden Sie interaktive Elemente richtig: Chats/Fragestellungen, Umfragen, Calls-to-Action. Was den Inhalt betrifft: Schenken Sie ihm volle Aufmerksamkeit! Studien haben gezeigt, dass sich mit einem guten Content viel leichter Teilnehmer anwerben lassen.
Webinar-Technologie und audiovisuelle Medien
Diese Einheit besteht aus neun Teilen. Entscheiden Sie sich für ein Self-Service-Webinar (bei dem Sie alles selber machen müssen) oder für die Full-Service-Lösung (bei der Sie von A-Z betreut und angeleitet werden)? Wählen Sie die Webcam-Lösung oder ein professionelles Webinarstudio mit professioneller Webinar-Plattform? Welche Hilfsmittel verwenden Sie (z. B. PowerPoint-Präsentation, Video, Software-Demo usw.)? Entscheiden Sie sich für einen Webinar-Host oder nicht? Lauter wichtige Aspekte für einen erfolgreichen Verlauf ihres Webinars!
Ein Webinar präsentieren
Diese Einheit besteht ebenfalls aus neun Teilen. Ein schlechter Webinarsprecher ist einer der Hauptgründe für frühzeitiges Verlassen der Veranstaltung. Bitte sorgen Sie daher dafür, dass Sie gute Sprecher einsetzen, die vorher auch geübt haben. Ein Webinar ist etwas anderes, als in einem vollen Saal eine Rede zu halten. Verwenden Sie u. a. auch ein Webinar-Script, damit Sie wissen, was wann gesagt werden soll und wie Sie das Timing abstimmen (wann startet man die Umfrage, wann wird welche Folie gezeigt, wie gestalten Sie die Einleitung, usw.).
On-Demand-Webinar-Strategie
Auch diese Einheit besteht aus neun Teilen. Sie können die Teilnehmerzahl fast verdoppeln, wenn Sie über eine gute On-Demand-Webinar-Strategie verfügen. Die Bedeutung von On-Demand-Zuschauern steigt jedes Jahr weiter an. Daher sollte das Webinar im Anschluss auf einer Website zur Verfügung stehen. Promoten Sie das Webinar nach dessen Beendigung in Newsletters, teilen Sie Auszüge daraus und verwenden Sie die Umfrageergebnisse aus dem Webinar, um neuen Content zu generieren.
Auswertung des Webinars
Diese Einheit besteht aus sieben Teilen. Da Sie vor dem Webinar Ihre Ziele definiert und überlegt haben, wie diese zu messen sind, können sie nun gut ausgewertet werden. Evaluieren Sie neben den Zielvorgaben auch das Feedback der Webinar-Teilnehmer (über die Umfrageergebnisse und gestellte Fragen). Zum Schluss sollten Sie auch immer Ihre Promotion-Strategie und Konversion bewerten. Besprechen Sie alle Evaluierungspunkte im Webinar-Team und sorgen Sie dafür, dass die Optimierungspunkte ins nächste Webinar mit einfließen. So wird naturgemäß jedes Webinar immer noch besser sein als sein Vorgänger. Studien haben ergeben, dass Webinare mehr Ergebnisse liefern, wenn mindestens fünf Webinare pro Jahr abgehalten werden und dies auch über einen Zeitraum von mehreren Jahren kontinuierlich erfolgt.
Wünschen Sie eine professionelle Begleitung eines Webinars, so füllen Sie bitte das untenstehende Kontaktformular aus oder rufen uns gerne an.
