7 stappen waarmee u uw interne communicatiestrategie naar een hoger plan tilt

Uw interne communicatiestrategie bepaalt hoe u uw medewerkers betrekt bij het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen. Het biedt uw personeel de tools die ze nodig hebben om hun rol hierin te kunnen spelen, zodat ze zich betrokken en gewaardeerd voelen in dit proces. Lees verder en ontdek hoe u dit zelf zo effectief mogelijk doet en hoe u uw medewerkers inspireert.

Waarom een interne communicatiestrategie?

De wereld verandert. Organisaties moeten hierop inspelen om een aantal belangrijke uitdagingen met betrekking tot menselijk kapitaal het hoofd te kunnen bieden:

• De toename van het werken op afstand, gedreven door de coronapandemie, betekent dat personeel meer van elkaar verspreid werkt.
• Medewerkers nemen zelf de controle over hun loopbaan. Volgens Deloitte kijkt 40% van de werknemers wereldwijd dit jaar uit naar een andere werkgever.
• Bijna driekwart van alle werkenden vindt teamwork en samenwerking ‘zeer belangrijk.’ Toch ontdekte Queens University of Charlotte dat 39% vindt dat er onvoldoende samenwerking is binnen hun eigen organisatie.

Een effectieve interne communicatiestrategie biedt de volgende voordelen:

• Een sterk intern communicatiebeleid draagt bij aan het teamgevoel en het creëren van gezamenlijke doelstellingen.
• Geeft uw medewerkers het gevoel ‘gehoord te worden bij het behalen van strategische doelstellingen. Dat voorkomt weer dat talent wegloopt.
• Laat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, zijn productiever.
• Moedigt iedereen aan tot samenwerken, in plaats van het eenvoudigweg opstellen van een lijst met eisen vanuit de top naar beneden.
• Creëert een gezonde omgeving voor terugkoppeling. Leidinggevenden zijn beter geïnformeerd over hun personeel, hun sterke en zwakke punten en hun wensen en angsten.
• Stelt managers in staat sneller te reageren op gebeurtenissen en zelfs problemen te voorkomen voordat deze plaatsvinden.
• Maakt het bedrijf slagvaardiger omdat iedereen kennis heeft van de actuele projecten. Hierdoor beschikken medewerkers over de juiste informatie en kunnen ze slagvaardig en met kennis handelen als er iets misgaat.
• Vergroot het begrip onder uw medewerkers. Ze hebben vertrouwen in zichzelf bij het initiëren en steunen van veranderingen. Daarnaast voelen ze zich meer betrokken bij de doelstellingen en zijn meer op hun gemak bij het benaderen van leidinggevenden bij problemen.

Er zijn dus vele redenen voor het verbeteren van uw interne communicatie. Laten we daarom eens kijken naar de mogelijkheden.

Interne Communicatie Webinars

Nu downloaden

Stappen voor een betere interne communicatiestrategie (IC)

• Neem uw huidige IC-activiteiten onder de loep

Evalueer uw huidige strategie voor medewerkersbetrokkenheid en bekijk waar deze succesvol is en waar deze verbeterd kan worden.

• Richt deze zich op de missie en doelen van het bedrijf?
• Past deze bij de structuur van uw organisatie?

De antwoorden op deze vragen kunnen u helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe, effectievere en efficiëntere strategie.

• Ken uw interne publiek

Uw nieuwe strategie moet werken voor de mensen in uw team, de omgeving waarbinnen zij functioneren en voor de zaken die hen motiveren. Dit zal voor iedere organisatie, soms zelfs per gebeurtenis, verschillen. Uw publiek zal tijdens een town hall meeting in het bedrijf bijvoorbeeld groter zijn dan bij een webinar voor een interne training voor de financiële afdeling.

Wat de situatie ook is, u moet uw medewerkers betrekken bij het formuleren van uw IC-plan. Er bestaat geen plan dat passend is voor iedere situatie. Zo kan het zijn dat u voor verschillende groepen medewerkers verschillende communicatiekanalen moet gebruiken.

Houd rekening met de leeftijd van uw medewerkers. Waar bevinden ze zich en hoe zien ze het bedrijf en andere factoren die invloed kunnen hebben op de wijze van communiceren die nodig is om ze te betrekken.

• Stel reële doelen

Zonder heldere doelen te formuleren is het voeren van een succesvol intern communicatiebeleid niet succesvol. En misschien nog belangrijker: dit moeten ook reële doelen zijn. U kunt altijd een nieuw doel stellen als u uw originele doel heeft behaald. U werkt altijd ergens naartoe en creëert de benodigde focus als u optimaal contact wilt hebben met uw medewerkers.

Denk na over de toegevoegde waarde voor uw bedrijf en welke voordelen daaraan verbonden zijn.

Hierdoor begrijpen medewerkers de reden van dit doel beter, zien ze hoe ze zelf een bijdrage kunnen leveren en kunnen ze erachter staan.

• Selecteer uw interne communicatiekanalen

Zodra u weet wat u met uw beleid wilt bereiken, moet u beslissen hoe u met uw medewerkers communiceert. Dit kan een intranet zijn, social media, messenger-apps zoals Slack, nieuwsbrieven of andere tools, al dan niet in combinatie met elkaar.

Regelmatige bijeenkomsten zijn aan te raden omdat ze leidinggevenden de kans bieden om direct met medewerkers te spreken en hun vragen te beantwoorden.

Het kan nu nog lastig zijn om algemene bijeenkomsten in te plannen omdat medewerkers flexibele werktijden hebben of vanuit huis werken en omdat ze zich in verschillende landen en tijdzones bevinden. Videoconferenties kunnen hierbij helpen.

Als u een betrouwbaar, professioneel platform voor videoconferenties en webcasting zoekt voor uw bedrijf, probeer dan Company Webcast. Het biedt een beveiligde en stabiele omgeving voor bijeenkomsten van meerdere afdelingen en voor management-updates waaraan iedereen kan deelnemen, ongeacht waar uw medewerkers zich bevindt.

• Kies de juiste timing

Timing is essentieel als u iets gaat communiceren richting uw medewerkers. Als de communicatie hen bereikt als ze net erg druk zijn, kan de boodschap verloren gaan in de hectiek van het moment. Een boodschap die bijvoorbeeld op vrijdag aan het eind van de middag wordt verstuurd, loopt eveneens het risico te worden genegeerd of gemist omdat collega’s hun computer uitzetten en vertrekken voor het weekend.

Het vooraf inplannen van de communicatie stelt u in staat het juiste moment te kiezen en biedt u voldoende tijd voor een follow-up als u niet de gewenste reacties krijgt. U kunt ook gegevens verzamelen over hoeveel mails daadwerkelijk zijn geopend en de reacties hierop. Dit kan helpen bij het bepalen van het beste tijdstip voor het verzenden van uw boodschap.

Houd daarbij altijd in het achterhoofd dat veel van uw interne communicatie moet plaatsvinden op basis van context. Een bericht versturen over iets relatief onbelangrijks als een kroegavondje voor het personeel op het moment dat iedereen extra hard werkt om een deadline te halen is waarschijnlijk niet erg effectief.

• Maak een sjabloon

Maak een sjabloon dat u helpt bij het inplannen van de communicatie richting de medewerkers of download een voorbeeld van het internet. Dit hulpmiddel helpt u bij het visualiseren van uw communicatieplan en is een roadmap voor u en uw belangrijkste stakeholders bij het bepalen van uw start- en eindpunt.

• Meet de voortgang

U kunt de voortgang van uw strategie op een aantal punten meten. Dit zijn onder meer het aantal paginabezoeken voor intranetartikelen, het aantal e-mails dat wordt geopend en gegevens over medewerkersbetrokkenheid die u kunt verkrijgen met behulp van de webinar tools van Company Webcast, zoals polls en vragenlijsten. Als u dit over een langere periode meet, ziet u of uw pogingen om medewerkers te betrekken succesvol zijn.

Naast deze kwantitatieve informatie is het ook belangrijk om kwalitatieve gegevens te verzamelen onder focusgroepen van medewerkers. Zo komt u meer te weten over hun ervaringen en wat u kunt doen om uw interactie met hen te verbeteren. Deze informatie is onmisbaar voor uw interne communicatie.

Best practices voor interne communicatie

Maak er een dialoog van

Betrokkenheid werkt twee kanten op. Als medewerkers zich niet gehoord voelen, voelen ze zich geen onderdeel van uw plannen voor de strategie en uw doelen. Moedig participatie, suggesties, opmerkingen, vragen en andere reacties aan. Als medewerkers uw boodschap niet begrijpen, moet deze worden aangepast. Dat weet u pas als u feedback ontvangt en uw medewerkers aanmoedigt deze te geven.

Houd contact met uw medewerkers

Leidinggevenden moeten regelmatig de doelen voor de komende maanden bespreken met hun medewerkers. Zo blijft iedereen geïnformeerd en werkt iedereen aan hetzelfde doel. Het laat zien dat management graag met de medewerkers werkt en niet alleen maar taken oplegt zonder uitleg of reden.

Houd het simpel

U wilt waarschijnlijk uw medewerkers veel vertellen. De kunst is om dit te distilleren tot een zo eenvoudig mogelijke boodschap. Te veel interne berichten in combinatie met externe e-mails leiden namelijk tot een overload en leidt de medewerkers af.

Zorg voor een adempauze tussen de berichten waardoor medewerkers deze kunnen verwerken, vooral als ze worden aangezet tot actie.

Deel kennis

‘Kennis is macht,’ wordt gezegd en het kan zeker een grote rol spelen bij interne communicatie. Kennis leidt tot gesprekken en ideeën. Het betrekt de medewerkers, die zich gewaardeerd voelen omdat ze toegang hebben tot waardevolle informatie. Als zich bijzondere gebeurtenissen voordoen, deel dat dan met uw medewerkers. Zij doen wellicht suggesties die uw interne communicatiestrategie naar een hoger plan kunnen tillen.

Deel goed nieuws

Goed nieuws kan uitstekend zijn voor het moraal en teamgevoel. Als iedereen aan een gemeenschappelijk doel werkt, kan men positief nieuws met elkaar vieren. Wanneer het goed nieuws is voor iedereen, is het communiceren van overwinningen een krachtige zet.

Erken medewerkers en teams

Iedereen ontvangt graag een complimentje voor een goede prestatie, dus doe dit met overgave. Bied andere teams de kans individuen of afdelingen te feliciteren met een mooie prestatie. Benoem deze successen en laat uw medewerkers zich gewaardeerd voelen. Het hoeft niet eens werk-gerelateerd te zijn. U kunt de prestaties van uw medewerkers op vele fronten in het zonnetje zetten.

Stimuleer communicatie tussen afdelingen onderling

Interne communicatie is niet alleen eenrichtingsverkeer vanaf de top omlaag of vanaf de werkvloer omhoog. Het is tweerichtingsverkeer: de communicatie moet van boven naar beneden en van links naar rechts plaatsvinden tussen de afdelingen onderling. Hoe meer afdelingen van elkaar weten, hoe beter uw medewerkers vragen naar de juiste persoon kunnen doorspelen en oplossingen kunnen vinden. Bedrijven werken beter samen als er begrip heerst tussen de afdelingen onderling en bij goede onderlinge communicatie.

Visualiseer

Visuele media, zoals afbeeldingen en video’s, zijn bewezen effectiever dan tekst. Hubspot meldt dat 90% van de informatie die naar de hersenen wordt verzonden visueel is en beelden worden 60 duizend keer sneller door de hersenen verwerkt dan tekst.

Marketing Sherpa legt uit dat filmpjes kunnen zorgen voor twee tot drie keer zoveel websitebezoekers en ze verdubbelen de tijd die mensen op de pagina blijven. Dit maakt duidelijk wat de kracht is van bewegende beelden bij het vergroten van de zichtbaarheid en betrokkenheid. Het is nog een reden om te kiezen voor Company Webcast voor uw communicatie.

Voorbeelden van interne communicatiestrategieën

Hieronder een aantal voorbeelden van effectieve communicatiestrategieën:

Conclusie

Uw medewerkers spelen een integrale rol bij het succes van uw onderneming. Ze moeten achter uw doelen en plannen staan. Anders kunt u deze niet uitvoeren. Ze vertegenwoordigen uw organisatie en de bedrijfscultuur. Het is dus belangrijk dat zij zich gewaardeerd voelen en zich onderdeel voelen van het succesverhaal van het bedrijf. Het betrekken van medewerkers houdt ze geïnteresseerd en gemotiveerd en daarmee ook productief.

Om uw medewerkers optimaal te laten functioneren, moet u met ze praten, naar ze luisteren en met ze samenwerken. Bekijk de voorbeelden van interne communicatiestrategieën hierboven en zie hoe bedrijven succesvol samenwerkten met hun medewerkers voor het aanjagen van succes.

Ter afsluiting: webinars en andere vormen van videocommunicatie zijn effectieve middelen voor het betrekken van uw personeel. Als u dit aspect van uw interne communicatie wilt verbeteren, nodigen wij u uit om Company Webcast te proberen. Ons platform geniet het vertrouwen van vooraanstaande bedrijven als Heineken, KPMG en Siemens.

Verwijzingen en meer informatie

• Hoe organiseert u town hall meetings binnen uw bedrijf?
• Redenen voor het verbeteren van de interne communicatie
• Epicom interne communicatiestudie
• Voordelen van webinars
• Webinar checklist
• Webinars voor interne communicatie

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en producten

Subscribe